Gestión de presupuestos financieros, un valor añadido en épocas de crisis (1)

La elaboración de presupuestos es una práctica importantísima para cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sector. Planificando intentamos predecir el futuro, tratamos de vislumbrar qué podría sucederle al negocio y al mercado en un período de tiempo determinado, con el fin de corregir o potenciar nuestras acciones y estrategias.

La gestión de presupuestos es una práctica importante en cualquier momento, pero que adquiere un significado aún mayor en épocas de crisis, cuando las desviaciones de lo planificado suelen ser mayores y los cambios de tendencia se suceden con mayor rapidez.

En un entorno económico como el actual planificar, presupuestar, comparar y corregir son acciones que pasan de ser recomendables, a convertirse en críticas para la marcha del negocio y es que ninguna compañía puede esperar hasta final del ejercicio para comprobar si se han cumplido sus expectativas. Se presupuesta sobre menores períodos de tiempo y se llegan a barajar varios presupuestos empresariales (algunos más pesimistas y otros más optimistas) complicando sobre manera la labor del financiero.

Y es que, en un mercado incierto, contar con un presupuesto empresarial viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de brújula para posicionar a nuestra compañía de la mejor manera posible en cualquier situación.

Los presupuestos  y la PYME

La elaboración y el control de presupuestos es un proceso complejo que implica, al menos en sus fases iniciales, a todas las áreas empresariales. La involucración de los más altos niveles directivos resulta clave, dado que los presupuestos empresariales y su organización deben atender, en última instancia, a los objetivos estratégicos de la compañía.

Se trata de una práctica saludable cuya utilidad hoy no se cuestiona en ninguna gran organización y a la que, sin embargo, muchas PYMEs todavía hoy no dedican la necesaria atención. Las razones son varias, entre ellas: la realización de presupuestos es un proceso cuyos beneficios, aunque claros, resultan difícilmente cuantificables y, más, cuando falta una base para la comparación. Se trata, asimismo, de una práctica a la que no obliga ninguna normativa, a diferencia de otras prácticas en el ámbito contable y financiero, y que con frecuencia se queda relegada a un segundo plano como otras tantas tareas “importantes pero no urgentes” en las pequeñas y medianas empresas.

A las necesidades de elaboración y gestión de presupuestos en las PYMEs se les presupone una menor complejidad, debido a su menor volumen de negocio, envergadura de procesos productivos y relación con clientes y proveedores. Una de las principales características de la gestión de presupuestos en estas empresas es asimismo su flexibilidad y agilidad para el cambio, frente a los presupuestos mucho más rígidos de las grandes organizaciones. Se trata de una característica que, bien aprovechada, podría convertirse en una ventaja competitiva y más en un entorno como el actual, siempre y cuando la misma no degenere en la ausencia de planificación y en la toma de decisiones “sobre la marcha” y basándose únicamente en la “intuición”.

Cualquier proceso que exige tiempo y esfuerzo, en una empresa, debe abordarse desde el punto de vista de su rentabilidad. Y no hay duda que, para la mayoría de las PYMEs, una adecuada planificación y gestión de presupuestos sería un ejercicio altamente rentable.

La elaboración y gestión de presupuestos de una manera formal permite saber mejor dónde estamos y a dónde vamos, ordenar y profundizar en el propio proceso, llevando a cabo una comparación real entre lo que la empresa esperaba y lo que está sucediendo en realidad. Sobre todo en épocas de crisis, una cuidadosa planificación de los presupuestos y un seguimiento de sus desviaciones nos ayuda a hacer un examen consciente de la rentabilidad y costes de todas nuestras áreas empresariales, detectando las incongruencias en los gastos y alcanzando el mejor posicionamiento posible de la compañía en cualquier situación, al igual que reforzando nuestra capacidad de reacción ante imprevistos.

El desfase entre ingresos y cobros, y el presupuesto de tesorería

Los presupuestos más utilizados en la PYME son los presupuestos de Gastos/Ingresos y el presupuesto de Tesorería. El primero de ellos, nos ayuda a situarnos en el futuro con respecto a nuestros ingresos y gastos. En función del desequilibrio entre estas dos variables, surgen las medidas de ajuste necesarias para mejorar nuestra posición. El presupuesto de ingresos y gastos no nos ofrece, sin embargo, una imagen real acerca del desfase que podría existir entre cobros y pagos, en un momento del tiempo determinado.

Son varias las partidas de gasto que no se materializan en un pago concreto o los pagos que no se contabilizan inmediatamente y en su totalidad como un gasto contable (las inversiones, las amortizaciones, etc.). A esto habría que sumar las inversiones financiadas y el desfase habitual entre el momento en el que se produce el gasto o el ingreso, y su materialización efectiva como cobro o pago. Estos desfases podrían afectar seriamente a la disponibilidad de recursos financieros en la compañía y a su capacidad de hacer frente a determinados pagos planificados o imprevistos, causando posibles perjuicios, como la necesidad de recurrir a financiación adicional y urgente con su coste correspondiente, etc. Para evitar todos estos riesgos, se hace necesaria, por tanto y en primer lugar, una adecuada planificación de los Ingresos y de los Gastos que apoye la mejora de los resultados, y por otro lado una planificación adecuada de los recursos financieros demandados y disponibles en cada momento que, llevada a cabo a través del presupuesto de tesorería, nos ayudará a cumplir estos objetivos de resultados marcados.

La adecuada gestión de los presupuestos de tesorería puede ayudar, de este modo, a conseguir importantes ahorros, permitiendo identificar a tiempo las puntas de financiación que vaya a necesitar la compañía, para una adecuada negociación de la financiación o de los plazos de pago con proveedores y clientes. Se trata, de este modo, de una ayuda indudable para adelantarnos y evitar que los acontecimientos nos “atropellen”, dejando un mínimo margen para la maniobra.

Apoyo a la negociación con bancos

Una característica importante de la crisis actual, que afecta de manera especial a las PYMEs, es la falta de financiación, a la que hay que sumar la desaceleración en el consumo y de la economía en general de crisis anteriores. La práctica imposibilidad para la mayoría de las medianas y pequeñas empresas de conseguir créditos hace que la adecuada planificación y gestión de presupuestos sea aún más importante.

La negociación con entidades financieras, aparentemente, no tiene mucho que ver con la gestión y planificación de presupuestos, pero en un momento como el actual, el presupuesto de tesorería es un indicador clave para conocer las necesidades de financiación en sus términos y cantidades exactas, con el fin de ajustar al máximo el beneficio fiscal y financiero obtenido con la financiación. El conocimiento detallado y a tiempo de las necesidades de financiación durante un período ayuda, asimismo, a llevar a cabo una negociación más ventajosa con la entidad financiera, utilizando como moneda de cambio por ejemplo el volumen de operaciones a través de distintos medios de cobro y pago, etc.

En posteriores artículos analizaremos otros puntos como el control de desviaciones, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica y desde nuestro punto de vista cuales deben ser las capacidades de un ERP en la elaboración de los mismos.