Gestión de presupuestos financieros, un valor añadido en épocas de crisis (2)

En el post anterior hablábamos del añadido que nos pueden ofrecer los presupuestos financieros en las decisiones estratégicas de las empresas ya sean estas grandes o pequeñas. Y es que, en los tiempos que corren, contar con un presupuesto financiero viable y que se pueda comparar diariamente con la marcha real del negocio nos sirve de guía para tomar decisiones estratégicas sobre nuestra compañía.

Ahora analizaremos otros puntos que nos dejábamos en el tintero el otro día, como cuáles deben ser las capacidades en la elaboración de los presupuestos desde nuestro punto de vista, el control de desviaciones y, el desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica.

Capacidades necesarias para la rápida elaboración de presupuestos

La gestión de presupuestos en la PYME tiene dos partes bien diferenciadas, que abarcan la captación de información y su elaboración, por un lado, y su comparación con las realizaciones, acompañada de los informes de desviaciones correspondientes, por el otro.

Un presupuesto representa una predicción de futuro que, por tanto, debería fundamentarse en la experiencia anterior. La mayoría de los presupuestos, y más en épocas de crisis, representan la recopilación de los resultados y hechos de los ejercicios anteriores, introduciendo unas correcciones en sentido negativo o positivo. Se trata, asimismo, de un ejercicio en el que se tienen que poner en conjunto las previsiones de todas las diferentes áreas empresariales, alcanzando un presupuesto global viable, consensuado y que también sea el idóneo para la empresa.

Es por ello que, para esta primera fase de elaboración del presupuesto, las compañías necesitan unas herramientas muy ágiles para la incorporación de datos e históricos de diferentes fuentes y formatos, para su combinación y para la realización de simulaciones, observando cómo afectaría un determinado cambio al presupuesto de una, de varias o de la totalidad de áreas empresariales.

En el mercado existen herramientas informáticas muy avanzadas para esta primera fase de elaboración y planificación, aunque, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas  cubre  sus necesidades a través de hojas de cálculo. La principal desventaja de estas hojas reside en el tiempo que hay que invertir en su adecuación y mantenimiento. Desde nuestro punto de vista, utilizar herramientas ERP para este proceso evita errores de cálculo y ahorra tiempo.

El control de desviaciones

Una vez cerrados los presupuestos, nos adentramos en la segunda fase de su gestión, consistente en su control y comparación con las realizaciones. Aunque muchos se apliquen el dicho “agua pasada no mueve molino”, esta fase de la gestión de los presupuestos resulta crucial para saber si la evolución de la empresa ha sido la idónea, en qué nos hemos equivocado y qué podemos mejorar. Un ejercicio de autodisciplina para la revisión periódica de las desviaciones es, por tanto, una de las tareas de la elaboración de presupuestos que más beneficiosa resulta para las empresas y que debe poder realizarse de forma periódica y automatizada.

Se trata, asimismo, de una tarea cuya ejecución manual resulta más compleja y para la que el uso de uno solución de presupuestos avanzada puede ahorrarles a las PYMEs mucho tiempo y esfuerzo. A modo de ejemplo, y una vez realizados los presupuestos, en una solución de tipo ERP con un módulo para la realización de presupuestos de tesorería integrado, llevaría a cabo las comparaciones entre presupuestos y realizaciones de manera automática y en el día, generando los correspondientes informes de desviación.

Otra de las ventajas del uso de sistemas informáticos avanzados para la comparación entre presupuestos y realizaciones, es que al evitar el manejo manual de datos, existen mayores garantías para la exactitud de la información.

En esta fase de los presupuestos, las PYMEs deben contar además, con capacidades no sólo para la comparación, sino también para el ágil reajuste de los mismos, siempre que se hayan generado alarmas por desviación.

En el caso del presupuesto de Gastos-Ingresos, la información para la comparación con las realizaciones se obtiene directamente desde contabilidad. Dentro de la solución de contabilidad, las previsiones por período se introducen en cada cuenta de gastos e ingresos, obteniendo informes de desviación siempre actualizados por cuenta. La posibilidad de generar los informes de desviación en varios formatos, entre ellos, hojas de cálculo, permite su análisis más detallado y proporciona información fiable para la elaboración de los presupuestos del próximo período.

Contar con una solución ERP también facilita la elaboración y gestión de presupuestos de tesorería, que se definen por partida presupuestaria y por período de tiempo. Una solución de gestión integrada, en este caso, ayuda a poner en conjunto toda la información necesaria del resto de departamentos (estimaciones de producción, estimaciones de ventas, etc.), calculando los ingresos esperados de las ventas y aplicando el desfase habitual entre el ingreso y el cobro, y entre la inversión y el pago,  para conocer la disponibilidad real de los recursos financieros.

Desglose del presupuesto de gastos-ingresos en la contabilidad analítica

Una cuestión de interés en el la elaboración y gestión de presupuestos de gastos-ingresos es su desglose en la contabilidad analítica. Gracias al desglose de estos presupuestos por centros de coste, todo el estudio de desviaciones se puede llevar a cabo teniendo como base esta unidad. Con ello, además de obtener las desviaciones por el global de la empresa, se puede llegar a un detalle mucho mayor, obteniendo una información clave para la toma de decisiones.

Se trata de una práctica especialmente útil para compañías con varias líneas de negocio. Su apoyo en la contabilidad analítica para el control de las rentabilidades de sus diferentes áreas puede verse completado ahora con el adecuado seguimiento de sus presupuestos y de las desviaciones producidas en los mismos, por cada línea de negocio o centro de costes.

La contabilidad presupuestaria desglosada por centro de costes, ayuda a estas empresas a aprender de los errores, corrigiendo aquellas estrategias que no han cumplido las expectativas y apoyando y reforzando a las acciones de negocio más efectivas.

A modo de conclusión

La adecuada elaboración y gestión de los presupuestos empresariales es una tarea compleja y que implica múltiples factores. Involucrando a la práctica totalidad de la empresa, la misma nos permite aprender del pasado, prever el futuro, controlar y corregir, como una herramienta clave para marcar el rumbo del negocio.

Relegada con frecuencia en un segundo plano, se trata de una práctica cuyo interés crece a consecuencia de la crisis y cuya automatización en el ámbito de la PYME avanza al mismo ritmo que la modernización global de estas compañías. Las medianas y pequeñas empresas evolucionan hoy, desde una visión del negocio como una vocación, hacia un enfoque más profesional de la empresa y de su gestión, en la que ya no importan sólo los ingresos, sino también la rentabilidad y en la que hay que sacarle rendimiento no sólo al esfuerzo, sino también a los recursos financieros disponibles.

No hay duda que cualquier inversión en tiempo y dinero, en un entorno como el actual, debe aportar un beneficio y, en este sentido, la adecuada planificación y gestión de presupuestos es una práctica altamente beneficiosa. Para que este proceso, además de efectivo, sea eficiente, las medianas y pequeñas empresas disponen hoy de un amplio conjunto de herramientas informáticas, pensadas para sus necesidades y que mejoran la productividad, con un rápido retorno de la inversión. Eso sí, para que la información obtenida a través de los mismos pueda aprovecharse al máximo, hay que contar asimismo con profesionales expertos en el análisis, y con una clara visión financiera del negocio.