Incorporación a la Memoria de los Plazos de Pago a Proveedores, una tarea administrativa más, resuelta por las TIC

La morosidad ha sido durante mucho tiempo, uno de los problemas endémicos de nuestro mercado. En los últimos años, la Administración ha legislado en varias ocasiones, para tratar de limitar su influencia interna y mejorar nuestra imagen de cara al exterior. Una de estas normas ha sido la Ley 15/2010, de 5 de julio de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que establece la obligatoriedad para las empresas de informar sobre sus plazos de pago a proveedores en su Memoria de las Cuentas Anuales.

Dicha normativa desarrollada por la “Resolución de 29 de diciembre de 2010 del ICAC (BOE del 31 de diciembre) entra en vigor para los ejercicios que comienzan a partir del año ese mismo año y revisa el contenido informativo a incluir en las Cuentas Anuales.

No pretendemos entrar en valorar si esta nueva normativa es suficiente, efectiva o todo lo contrario para frenar la morosidad (por todos es sabido que, desde este espacio, solemos aplaudimos cualquier iniciativa orientada a frenar el fraude y la morosidad). Sí queremos destacar, que esta normativa supondrá un trabajo administrativo adicional para un importante número de compañías, en un momento en el que pocas de ellas cuentan con recursos ociosos para dedicarlos a este tipo de tareas.

El problema reside en que la Resolución del ICAC obliga a declarar, de manera separada, los importes de pagos en el plazo legal, los excedidos en plazo (resto) y los pagos pendientes al finalizar el ejercicio, que en esa fecha sobrepasen el plazo máximo legal. Cuando las cuentas anuales se presentan en modelo “normal” (con excepción a su presentación en formato abreviado o Pyme) también hay que reseñar la ratio Período Medio Ponderado de Pagos excedidos (PMPE) en días.

Esta forma de presentación no permite el uso de algoritmos de cálculo globales por las compañías, lo que obliga a recurrir al estudio individual de cada pago realizado y de cada pago pendiente, con el esfuerzo y el peligro de error inherente a cualquier proceso manual de estas características.

La informática sale “al quite”

Para salvar este ‘inconveniente’ y facilitar la provisión de la información requerida, en plazo y forma, los modernos sistemas de gestión están introduciendo una serie de automatismos, basados en dos formas de obtener el cuadro “plazos de pago” que debe figurar en la Memoria. Ambos métodos tienen sus ventajas y sus limitaciones, y cada compañía necesita elegir y aplicar aquel que se ajuste mejor a su manera de registrar los pagos.

En primer lugar, está el Método de Previsiones de Pago. La función opera con la información en el fichero de Previsiones de pago, considerando la Fecha de factura como la Fecha de entrega y la Fecha de Vencimiento como la de Pago. Se trata de un procedimiento en el que los plazos de pago están perfectamente definidos. La definición de fechas y situaciones es muy clara y el proceso de obtención de la información es muy rápido.

Dicho método, sin embargo, tiene un ‘pero’: en la práctica de las empresas no es habitual pasar a previsiones de pagos aquellos pagos que son inmediatos y los que son fruto de una acción de pago pasiva. Esta cuestión, sin embargo, no representa una dificultad real, dado que los pagos no traspasados suelen ser de pago inmediato, por lo que podrían considerarse todos en plazo.

Por otro lado, está el Método Contable, basado en el estudio de la información de compras y pagos, contenida en los extractos contables de los acreedores comerciales, considerando los movimientos acreedores como operaciones de compra, y los movimientos al debe como pagos. Según este método, las fechas de asiento se valoran como fechas de entrega y pago, respectivamente.

Se trata de un método cuya aplicación consume más tiempo, pero que también ofrece ventajas adicionales, por ejemplo, que las funciones de punteo automático por concepto y por importe respetan las reglas que requiere este algoritmo y que todos los pagos se registran en la contabilidad. Para poder aplicar este método, eso sí, es imperativo haber punteado con el mismo código la factura con sus pagos, o cada pago con sus facturas.

Cualquier empresa que utilice un sistema de gestión contable adaptado a esta nueva normativa, obtendrá fácil y automáticamente el cuadro con la información a incluir en la Memoria de Cuentas Anuales. Dichos programas, hoy en día, también facilitan la obtención de la información desglosada por proveedor, en un listado o en hoja de cálculo, para facilitar aún más las comprobaciones posteriores o las tareas de documentación.