La incorporación de herramientas de movilidad al ERP

La proliferación que han experimentado en los últimos años el mundo de las telecomunicaciones y en especial el de los dispositivos móviles, es hoy en día incuestionable sobre todo en lo que se refiere a la telefonía móvil. Según los datos manejados por AETIC sobre el uso de terminales móviles en las empresas españolas 2009 el 64% de las empresas españolas dispone de teléfonos móviles básicos de uso general (basados en tecnología GMS), en segundo lugar de penetración estarían los teléfonos 3G con una penetración de un 42%. Le siguen los teléfonos inteligentes (Smatphones) o PDA con una penetración del 17%. (Acceso estudio completo “Las Tecnologías de la Información y la Comunicación de la empresa española 2009 en pdf)

Además de todas las posibilidades que estos dispositivos ofrecen por si mismos como herramientas de comunicación, un valor incuestionable de cara a la gestión empresarial, es el que viene dado por su posibilidad de integración con los sistemas de gestión ERP de las empresas. Estos permiten el intercambio de información y el reaprovechamiento de los datos a todos los niveles, garantizando esta inmediatez en la gestión, que es su principal ventaja.

Las aplicaciones móviles no son beneficiosas de por sí, sino cuando se aplican a un área del negocio donde pueden ofrecer una ventaja real. Es conveniente analizar si la compañía realmente necesita una solución de este tipo, ya que no todos los sectores y empresas pueden beneficiarse en la misma medida. En caso afirmativo, uno de los principales retos a la hora de conseguir una aplicación ventajosa es entender la lógica de funcionamiento del dispositivo, donde se persigue una máxima funcionalidad con la mínima necesidad de escritura, al contrario de los PCs.

Propiciar un uso rentable

Las ventajas de estas aplicaciones son muy numerosas y aplicables a diferentes ámbitos empresariales. En el mercado español ya existe una oferta real de aplicativos móviles integrados con los sistemas ERP y especialmente diseñados para la PYME. Áreas como la atención al cliente, el transporte, la gestión y control del inmovilizado, de almacenes y stocks, o la restauración, y en general todas aquéllas en las que es frecuente encontrar empleados que se “mueven”, tanto dentro como fuera de la empresa, son testigo de la rentabilidad de estas aplicaciones.

Sin embargo, para la inmensa mayoría de las PYMES, no se plantea el uso de las tecnologías móviles en el área de gestión, debido en gran parte al desconocimiento de las ventajas que estas herramientas pueden ofrecer.

Se trata de unas tecnologías que aportan un gran número de beneficios entre los que podemos destacar:

• Evitar pérdidas de información ya que esta se realiza en situ descargándose en la aplicación principal.

• Mejorar el rendimiento y la competitividad del personal ya que disponen de toda la información desde su punto de trabajo.

• Reducir el tiempo de los procesos en si al estar automatizados.

• Mejorar la imagen del negocio sobre todo en los casos en los que su utilizan para la atención al cliente, ya que esta se produce de manera ágil y precisa.

Retos para una implantación exitosa

Pero para que la implantación de estos dispositivos en la gestión de la empresa sea un éxito, es imprescindible entender su lógica de funcionamiento en el desarrollo de las aplicaciones y adaptarla al negocio en cuestión.

Asimismo, y como todo proceso nuevo que se introduce en una empresa, se requiere una adecuada gestión del cambio así como una formación específica pertinente, ya que no tiene sentido realizar una inversión en hardware para mejorar la gestión de la compañía sin la consiguiente contrapartida en formación de los recursos humanos, algo que podría llevar a desmotivación y resistencia al cambio.