Optimización del almacén en la pyme a través de soluciones móviles.

Todas las PYMEs son conscientes de la necesidad de optimizar sus procesos de facturación y cobro, ya que éstos forman el pilar de su negocio. Pocas son, sin embargo, las compañías que dedican la misma atención a la gestión de almacenes: un proceso cuya automatización con frecuencia se pasa por alto. La adecuada gestión de almacén, sin embargo, puede incidir de manera muy positiva en los resultados globales de las compañías, dado que sus resultados de explotación no dependen únicamente de lo que se ingresa, sino también de una óptima gestión de los recursos. Los ahorros de la buena administración del almacén dependerán por supuesto de la importancia del mismo dentro del negocio global de la compañía, pero tanto si se trata de un proceso clave, como de un proceso complementario, en la mayoría de los casos y dado el creciente coste del espacio de almacenaje, hablamos de sumas importantes.

Son pocas las PYMEs cuya gestión de almacenes alcanza la complejidad de los grandes almacenes logísticos, lo que no quiere decir que esta área deba pasarse por alto. Y es que la buena gestión del almacén ayuda a las PYMEs en dos áreas fundamentales, como son la capacidad de satisfacer rápidamente cualquier necesidad del cliente y, hacerlo a la vez, al menor coste posible. Al igual que en la gestión de los recursos financieros, en el almacén necesitamos alcanzar el equilibrio o, dicho simple y llanamente, que ni nos sobre, ni nos falte. Se trataría no sólo de conocer al detalle qué es lo que tenemos almacenado (de cualquier materia prima, producto, recambio o incluso material de oficina) para optimizar las previsiones de compra, sino también de que la mercancía sea fácilmente accesible para nuestros operarios. Un objetivo nada despreciable sería también dar salida a las mercancías ociosas, que a veces ocupan cajas y cajas de espacio útil que podríamos haber dedicado a otros artículos más necesarios o, aunque sólo fuera, conseguir que la empresa tenga un almacén más despejado y más fácil de manipular.

Dimensiones en la gestión del almacén

La adecuada gestión de almacén exige la interrelación de dos dimensiones claramente diferenciadas. Una a nivel administrativo, que hace relación a la emisión de pedidos a proveedores, recepción y registro de albaranes, inventarios, órdenes de producción, facturación, etc. La segunda dimensión es la que podríamos denominar como real y abarca todos los procesos que suceden de una manera “física” en el almacén, como la recepción y entrega de mercancía, los movimientos en almacén o la toma de datos para realizar inventarios.

El almacén es un elemento central en los procesos de gestión comercial, por lo que debe estar identificado claramente como un objetivo de control, ya que la optimización de su gestión beneficiará a diferentes departamentos. Es importante que el almacén tenga una gestión fluida y cómoda para que su información esté siempre disponible para cualquier miembro de la empresa que tenga interés en conocer su estado, ya sea del área comercial, de producción, de administración, etc.

Dimensiones para optimizar la gestión

Para poder optimizar adecuadamente la gestión de los procesos que tienen lugar en el almacén, es importante que se den dos pautas. En primer lugar, hay que garantizar la coordinación e integración de las dos dimensiones mencionadas o, lo que es lo mismo, coordinar la información contenida en el aplicativo de gestión con lo que pasa realmente en el almacén. Si por ejemplo entra una mercancía nueva, se trata de que la misma pueda quedar registrada de manera administrativa y a nivel de control de almacén automáticamente y al mismo tiempo.

Además, es importante la especialización en la gestión de cada dimensión. Por un lado, debe haber herramientas aptas para los operarios en planta que tratan día a día con la mercancía y por otro, para los administrativos, comerciales y gestores de compras que tienen interés en conocer el estado de los procesos que tienen lugar en el almacén.

Para optimizar la gestión de todos estos procesos, resulta imprescindible contar con herramientas informáticas que permitan automatizar la mayor parte de las tareas diarias. Por ejemplo, estas herramientas permiten controlar el stock en todo momento y conocer su valor atendiendo a diferentes criterios, como puede ser el precio de compra, el precio de tarifa, etc.

Además, dichas herramientas aportan funcionalidades avanzadas que ayudan al control de la trazabilidad por lotes y fechas de caducidad, para poder cumplir con todos los requisitos legales, o de gestión de rutas, para optimizar las tareas administrativas del transporte.

En definitiva, estas soluciones aportan una gran cantidad de información y lo idóneo es que toda esta información se integre con la gestión financiera de la empresa, consiguiendo así grandes ahorros de tiempo y costes en el intercambio y tratamiento de información.

Proliferación de los dispositivos móviles

Para optimizar y coordinar todos estos procesos de gestión tanto a nivel de almacén como administrativo, los dispositivos móviles se han convertido en un aliado indispensable. En los últimos años, la proliferación de las telecomunicaciones (sobre todo de Internet y de los sistemas Wi-Fi) ha permitido que los dispositivos móviles hayan llegado al sector de la gestión empresarial, y más concretamente al de la gestión de almacenes. La bajada de costes de hardware y los avances en autonomía que han permitido que hoy en días las baterías aguanten mucho más tiempo, así como el incremento de la capacidad, funcionalidades y riqueza gráfica de dispositivos y soluciones que amplían sus utilidades, han sido diversos impulsores de los sistemas móviles en la gestión de almacenes. Asimismo, la estandarización de los sistemas operativos ha dado más facilidades a los desarrolladores de software.

En definitiva, todos estos factores han hecho que la PDA sea a día de hoy el dispositivo más popular en lo que a gestión se refiere, principalmente por ser el más económico y por ser el que trabaja con más sistemas operativos conocidos.

Ventajas llevadas a la práctica

En general,  estas soluciones ofrecen la posibilidad de mantener un estricto control de las existencias de los almacenes de cada empresa, optimizando los procesos inherentes a la gestión de los mismos. Entre otras, estas aplicaciones ofrecen ventajas de ahorro de costes y de tiempos (se puede reducir el tiempo para control de almacén e inventarios hasta en un 75%); al evitar los desplazamientos se minimiza al mismo tiempo el riesgo de accidentes y la pérdida de mercancías; se consigue una mayor fidelidad en el control del stock y una reducción de la tasa de errores (se puede aumentar hasta en un 30% la precisión en la toma de datos); y además de mejorar la atención y el servicio al cliente, se consigue incrementar la productividad, gracias a la automatización del proceso que reduce el número de tareas manuales y el uso del papel.

Además de todas las posibilidades que estos dispositivos ofrecen, un valor incuestionable de cara a la gestión empresarial, es el que viene dado por su sólida integración con los sistemas de gestión centrales de las empresas. Estos permiten el intercambio de información y el reaprovechamiento de los datos a todos los niveles, garantizando esta inmediatez en la gestión, que es su principal ventaja.

Retos para una implantación exitosa

Pero para que la implantación de estos dispositivos en la gestión de almacén sea un éxito, es imprescindible entender su lógica de funcionamiento en el desarrollo de las aplicaciones consiguientes y adaptarla al negocio en cuestión. Hay que evaluar su adaptación a la lógica del negocio en concreto.

Asimismo, y como todo proceso nuevo que se introduce en una empresa, se requiere una adecuada gestión del cambio así como una formación específica pertinente, ya que no tiene sentido realizar una inversión en hardware para mejorar la gestión de la compañía sin la consiguiente contrapartida en formación de los recursos humanos, algo que podría llevar a desmotivación y resistencia al cambio. Como ya comentamos en un post anterior.

Para ver la penetración de las soluciones móviles en las pymes os recomendamos la lectura del ‘‘Informe ePyme 2010. Análisis sectorial de implantación de las TIC en la pyme española” de Fundetec presentado recientemente y que introduce esta variable.