Para usuarios DATISA -¿Es flexible su ERP a la hora de abordar los procesos de facturación?

A priori puede parecer una cuestión accesoria, pero analizando el día a día de muchas empresas y la actividad en la mayoría de PYMES, podemos concluir que puede ser un aspecto a tener muy en cuenta.

Hoy en día, toda actividad humana está impregnada de un dinamismo desconocido años atrás. Esto incluye también las relaciones comerciales entre distintas empresas: las compras, ventas, envíos, etc. se realizan de manera continua debiéndose tramitar y documentar con inmediatez y precisión.

Confiar estos procesos a un ERP minimiza los errores, optimiza los tiempos de respuesta y nos hace más competitivos.

Si a esa rapidez e inmediatez le unimos la intervención del factor humano, pueden hacer necesarias actuaciones “a posteriori” sobre acciones ya realizadas. Cuando éstas se refieren a procesos de facturación, disponer de un ERP flexible, puede simplificar mucho nuestro trabajo.

“…Me he equivocado al facturar, ¿puedo corregirlo?…”

En todo proceso de facturación, en algún momento hay una intervención humana, es por ello por lo que pueden introducirse errores tipográficos, selecciones de albaranes no deseados, incorporaciones de datos incorrectos, cambios en los destinatarios, de fechas, etc…

Los diseñadores de ERPs, a la hora de enfrentarse a esta cuestión, se han tenido que decidir por primar la rigidez o la flexibilidad de su programa:

• Aquellos que se decantan por un programa de estructura más rígida, no admiten realizar modificaciones sobre lo facturado, por lo que el usuario tiene que realizar obligatoriamente facturas rectificativas, contra-asientos… aumentando significativamente el trámite administrativo para resolver, por ejemplo, un simple error de escritura.
• Hay otros fabricantes como DATISA, que apuestan, cumpliendo escrupulosamente con la legislación vigente, por crear una aplicación dinámica y flexible. De esta manera, el usuario, en caso de que fuera necesario, puede corregir cualquier error producido en la operativa de facturación.

Errores más comunes de usuarios de DATISA al facturar: su resolución es fácil

La experiencia nos dice que hay una serie de fallos que se comenten con más frecuencia que otros, por ello, indicamos los más comunes y cómo abordarlos de la manera más adecuada para no tener que repetir el trabajo innecesariamente:

• Si como usuario de DATISA has cometido un error (sea de la naturaleza que sea: fecha, serie, número, artículos, cantidades…) en un albarán, la aplicación permite la modificación del mismo en todos esos aspectos. En caso de que dicho albarán estuviera facturado, si no se ha realizado el traspaso a Contabilidad, con imprimir la factura (tras haber modificado el albarán) ya estaría solucionado. En caso de haber realizado el traspaso a Contabilidad y Tesorería hay que tener la precaución adicional de corregir los asientos generados con la información errónea modificándolos con los datos correctos.

• Otras veces el usuario, por error, elimina una factura, (no entramos a que la misma sea correcta o incorrecta), y como es lógico, necesita darla de nuevo de alta con los mismos datos, misma numeración, etc, con objeto de no dejar huecos en la secuencia del Libro del Registro de facturas. DATISA permite dar de alta la factura desde el propio Registro de facturas asignando el número de manera manual, incorporando el albarán que previamente habrá sido destramitado y en su caso, corregido. Grabándola, queda vinculada con el albarán, permitiendo su impresión.

 

 

 

 

 

 

Flexibilidad vs. Control sobre la información

Disponer de un ERP flexible conlleva una serie de ventajas que hemos analizado anteriormente, pero también hay que tener en cuenta que hay casos en los que no es aconsejable ni deseable que se puedan introducir modificaciones en la facturación, o al menos, que no todos los usuarios puedan ejecutar tales acciones.

Es por ello por lo que también se ha dotado al programa de herramientas para la asignación de permisos a los usuarios y de protecciones de áreas de la aplicación con el objetivo de poder restringir el acceso a consultas y a la realización de modificaciones. Por ejemplo, podríamos configurar que ciertas modificaciones de precios, eliminaciones de albaranes, etc, no pudieran ser realizadas por los administrativos y sí por el Responsable del Departamento.

En conclusión, disponer de un ERP versátil y flexible como el de DATISA, ofrece  operatividad y seguridad al usuario, para que en caso de ser necesario introducir modificaciones o correcciones, pueda realizarlas de una manera ágil y sencilla. La posibilidad de asignar esa capacidad a ciertos usuarios con permisos especiales hacen que se tenga un control total sobre la información, desde el mismo momento de la introducción de los datos. Podemos decir que en DATISA no hay que decantarse por una u otra alternativa, sino que combina a la perfección ambos aspectos: flexibilidad y control.