La factura electrónica se debate entre el sobrecoste y la oportunidad de mejorar

Los avances de los últimos años en el ámbito tecnológico y normativo, nos conducen claramente hacia una Sociedad Sin Papeles. En este contexto emerge la factura electrónica. A pesar de sus ventajas demostradas, la factura digital hoy dista mucho de ser una realidad en las empresas españolas, principalmente en las Pymes, debido a múltiples razones.

Una de ellas es la falta de un estándar de formato único, que dificulta la incorporación de estos ficheros a los procesos de gestión empresarial. En el transcurso de la historia, la factura electrónica también se ha introducido en España por la imposición de grandes compañías de ámbitos como la automoción, los suministros o la gran distribución y últimamente de la propia Administración Pública. Cada una de ellas ha impuesto a sus proveedores locales su propio formato de documento, encareciendo la gestión de las pequeñas y medianas empresas y consiguiendo que muchas de estas organizaciones perciban hoy a la factura digital como un sobrecoste más que como una oportunidad de mejorar.

Esta modernización nos afecta a todos

En el caso de las pequeñas y medianas empresas, en la mayoría de las ocasiones, ponen en marcha este sistema cuando se ven “obligadas” por la imposición de alguno de sus clientes, principalmente, grandes empresas de distribución o suministro y, por supuesto, la Administración Pública que estableció la obligatoriedad de este sistema para todos sus proveedores ya en 2010, en base a la Ley 30/2007 de 30 de octubre.

Dejar a las Pymes fuera del avance tecnológico, no sólo afectará a este segmento del mercado (por otro lado, muy importante en el tejido empresarial español), sino a la mejora del mercado en general.

Por lo tanto, hay que conseguir que la facturación electrónica sea rentable para todos. Un papel y reto importante en ello tienen los proveedores tecnológicos, que deben desarrollar herramientas cada vez más útiles y menos costosas. Sin embargo, contrariamente a lo que piensan algunos, no es un problema derivado de las tecnologías, puesto que la facturación electrónica se podría haber llevado a cabo con tecnologías que ya existían desde hace años.

La incorporación de la factura electrónica a los procesos de gestión no representa una complejidad tecnológica significativa. De hecho, existen ya varias soluciones tanto para grandes compañías como para Pymes, que resuelven los cuatro aspectos importantes para el óptimo aprovechamiento de la factura electrónica, como son: la correcta emisión, recepción, digitalización e integración en el proceso contable y de facturación.

Los proveedores tecnológicos estamos trabajando continuamente para hacer que estas soluciones resulten cada vez más fáciles de utilizar por personal no experto y con un coste de adquisición e implantación que las haga rentables no sólo para empresas que, independientemente de su tamaño, manejan un importante número de facturas, sino también para aquellas con un proceso de facturación “normal”…

Integración con los sistemas de gestión

Aun cuando el escollo de los diferentes formatos se resolviera, las empresas deben tener en cuenta que las principales ventajas del uso de las facturas electrónicas vienen de su integración automática en el flujo de la gestión empresarial, de modo que los datos de las mismas puedan reaprovecharse de forma automatizada en todos los niveles de la organización, ya sea a nivel de compras, almacén, proveedores, contabilidad, tesorería, etc.

Para que dicha integración sea efectiva, hay que tener en cuenta dos aspectos. Por un lado nos encontramos con la emisión de facturas, donde se trata de conseguir que una vez homologado el sistema, éste sea capaz de generar la factura electrónica en vez de la impresa, utilizando cualquiera de las normas y formatos existentes.

Si entre el programa de recepción de facturas electrónicas y los sistemas de gestión de la empresa no existe una integración, los datos podrían introducirse de manera manual pero la empresa ya no se estaría beneficiando de las principales ventajas de la factura electrónica en cuanto al aprovechamiento de la información. Por ello, lo idóneo es que los datos de la efactura puedan incorporarse automáticamente al sistema de gestión de la empresa, a través de un proceso de registro y contabilización automática de facturas, con conciliación automática de albaranes.