Para usuarios DATISA – Facturación Electrónica

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En estos tiempos que se mira con lupa los gastos de la empresa, es muy importante comenzar a pensar en optimizar el proceso de facturación.

Para ello, en este post, proponemos la utilización de la facturación electrónica. Es un documento generado por medios informáticos, que cumple con los requisitos legales y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Con su implantación se eliminan tareas manuales y administrativas (envío y archivo de documentos), el papel (no es necesario imprimir la factura para que esta sea válida). Suponiendo un ahorro en tiempos, costes y errores provocados por el  “factor humano”.

Sobre este tema ya hemos hablado en post anteriores “Ahorro de costes con la facturación electrónica” .

Como se configura

Para que este sistema este totalmente integrado con nuestro ERP, se ha añadido la posibilidad de configurar la generación de estas facturas desde DATISA. En dos módulos, donde se define como se emite y con qué plantilla.

  • Emisión de facturas en formato PDF. La aplicación generará un documento PDF por factura. Para aquellos clientes que dispongan del módulo de configuración gráfica de facturas, podrán imprimir dentro de la factura el código 2D. Para su validez legal es imprescindible disponer de un Certificado digital homologado accesible al usuario que obtiene las facturas.
  •  Generación de facturas en fichero normalizado: Facturae 3.1 y 3.2 (formato legislado para trabajar con la administración pública) y UBL 2.0 (formato internacional más extendido

Como genera DATISA la facturación electrónica

El proceso de facturación y su formato está condicionado a la aprobación del cliente, para ello, DATISA, ha diseñado un sistema para que puedan convivir los dos métodos. Sin que el usuario tenga que realizar un trabajo adicional.

Para que este proceso sea ágil, se ha modificado el proceso de generación de facturas, para que dependiendo de lo configurado en la ficha de cliente se genere la facturación convencional (papel) o electrónica de forma automática.

 

El proceso de generación de facturas, se utiliza para registrar las facturas en las aplicaciones de gestión o de facturación, de los albaranes pendientes.

Según el método elegido por el cliente, el sistema actúa de diferente forma:

  • Método convencional, el sistema imprime los documentos de acuerdo con el tipo de factura y formato especificado en la ficha del cliente.
  • Facturación electrónica, en esta opción,  no se imprime las facturas. Es el usuario el que decide cuando se emite. La aplicación mostrará todas las facturas que cumplan con los filtros especificados: series de facturas, números, clientes y fecha inicial y final, y que pertenezcan a clientes con este formato.

Tras validar el proceso, se mostrará una ventana, donde se podrá seleccionar el certificado digital con el que vamos a  firmar la factura y a continuación una ventana donde se incluye la firma digital.

En la ruta de datos indicada, la aplicación nombrará a las facturas con el CIF del emisor, la serie de la factura y el número de la factura,  seguido por las extensiones .pdf o .xml, según corresponda.


Procesos que se automatizan

La aplicación permite el envió masivo de facturas, a la dirección del email del cliente,  indicando si se quiere recibir acuse de recibo a su recepción.

Este proceso es trasparente para el usuario, para ello hay que configurar los datos del servidor  de email.

 

Datisa

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