Para Usuarios DATISA – Genera tus facturas electrónicas con DATISA

En un post anterior hablamos sobre el impulso que recientemente ha recibido la E-factura principalmente a través de la “Ley de impulso a la factura electrónica”, que entre otras cosas, para año 2015 obligará a las empresas que trabajen con Administraciones Públicas a emitir sus facturas en formato electrónico. Estas facturas electrónicas deben cumplir una serie de requerimientos expuestos en el Reglamento de Facturación. Como usuario de DATISA debe saber que tiene a su disposición un módulo totalmente integrado en sus programas de Gestión y Facturación, que cumple con todas las especificaciones normativas y que ofrece la fiabilidad de llevar en explotación desde hace años.

 

DATISA le permite emitir sus E-facturas en el formato que necesite

El módulo de facturación electrónica diseñado por DATISA, lleva desde hace años ofreciendo la posibilidad a sus usuarios de generar las facturas electrónicas en diferentes formatos, adecuando cada uno de ellos a los requerimientos del cliente cumpliendo escrupulosamente con lo que marca la Reglamentación.

De esta manera, puedes disponer e indicar para cada cliente, qué tipo de E-factura deseas emitir y varias configuraciones adicionales que exponemos a continuación.

 

¿Cuáles son estos formatos?

Para cada configuración, puedes seleccionar entre emisión en PDF o XML, pudiendo indicar ambas simultáneamente.

En caso de seleccionar XML, necesariamente habrá que elegir la Norma (es decir, la estructura interna) con la que se generará el fichero. Existen 3 posibilidades:

1) UBL 2.0 (estructura estandarizada a nivel mundial),

2) Facturae 3.2 (es la Norma elegida por la Administración española)

y 3) Sistema Propietario (es decir, en caso de acuerdo entre emisor y receptor de la Efactura de un formato concreto  y diferente a los 2 estándares anteriores, se activaría esta opción, previamente implementada en DATISA).

 

¿Puedo realizar configuraciones adicionales?

La respuesta es sí. Aparte de la generación del PDF o del XML, para cada configuración existen más posibilidades, como son: realizar el firmado con el certificado digital, (Firma electrónica avanzada) instalado en el equipo (que convierte el documento en factura electrónica), indicar el directorio donde se desea que se ubiquen los ficheros con las e-facturas, y por último, la posibilidad de activar uno de los principales requerimientos de los usuarios: el envío automático de las e-facturas por correo electrónico.

Como indica la Norma y expusimos en un post anterior, un PDF tal cual, no es una factura electrónica, sino que debe estar firmada digitalmente con un certificado válido. Adicionalmente, la propia legislación expone que, si esa firma se incrusta en la propia factura en un código 2D, podría eliminarse la factura electrónica, si se conserva copia en papel impreso. DATISA también ofrece esta posibilidad, es decir, generar la factura, firmarla e imprimir los códigos de barras 2D. Para la generación e impresión de éstos, es necesario el módulo de configuración gráfica de DATISA.

 

¿Cómo afecta a mis procesos de gestión y facturación?

La solución de DATISA para la Efactura está tan integrada en la aplicación de gestión y los procesos de facturación que no hay que realizar grandes adaptaciones ni se necesitan periodos de transición. Una vez decidida y realizada la configuración de la misma (PDF, XML, envío vía mail, códigos 2D, etc.) apenas requiere unos pequeños ajustes. Son los siguientes:

–       Sustituir en las fichas de los clientes para los que deseamos emitir e-facturas (en la 2ª pantalla de su ficha), en el campo Modo Factura la opción Papel, por eFactura e indicar el código de la configuración de eFactura deseada para cada cliente.

Para aquellos clientes a los que desee el envío automático de un correo electrónico con la eFactura, en la ficha de la dirección de Administración de dicho cliente, en el campo E-mail , se indicará la dirección de correo electrónico a la que se le enviarán las facturas electrónicas.

–       Una vez realizada la facturación (de la manera habitual ya que el proceso no se ve afectado), emite tus facturas electrónicas desde la opción específica dentro de la función Facturación…Emitir ya generadas…eFactura. Se selecciona el certificado digital con el que se quieren firmar las facturas y validamos.

Con esto, ya habría finalizado la generación y emisión de las facturas electrónicas. El cómo lo haya realizado dependerá de la configuración elegida para cada cliente.

A modo ilustrativo, un ejemplo de PDF con los códigos 2D (un código para la firma electrónica y el otro código con el contenido de la factura) y el XML de la misma factura podrían ser los siguientes.

 

Fiabilidad, capacidad de adaptación y seguridad.

El módulo de Facturación electrónica de DATISA lleva en explotación varios años, por lo que el funcionamiento está avalado por nuestros usuarios. En caso de cambios en la Legislación, nosotros adaptamos la aplicación implementando los posibles cambios normativos y el usuario no tiene más que tener la aplicación actualizada para cumplir con los nuevos requerimientos.

Adicionalmente y con el objetivo de ofrecer a los usuarios una mayor funcionalidad encaminada a aumentar también la seguridad e integridad de los datos de las facturas, desde la versión 6.1.1 (en Serie 32) y 6.6.1 (en serie 64) en el caso de las facturas electrónicas generadas en PDF, además de guardarse en el directorio indicado en la pantalla de configuración y ser enviadas por correo electrónico, automáticamente son guardadas como documento adjunto en el Registro de facturas, quedando integradas dentro de los datos de DATISA, de forma tal que aunque fueran eliminadas del directorio donde fueron generadas, siempre estarían presentes como documento adjunto.

Solución eficiente y plenamente integrada

Este post, realizado con un fin expositivo, va dirigido especialmente a los usuarios de DATISA. Sobre todo, para aquellos que desconocen que hay desarrollada y en funcionamiento, por parte de multitud de usuarios una herramienta absolutamente integrada con el resto de aplicaciones de DATISA y que resuelve la generación de facturas electrónicas de su Empresa.

Hay fijada en el calendario una fecha “frontera” que es el 15 de enero de 2015. Ese día, las Administraciones dejarán de aceptar facturas en papel o que no cumplan los requerimientos oportunos (electrónica con certificación del emisor y de su contenido). En cambio, algunas Comunidades Autónomas no han esperado tanto y desde el pasado 1 de Julio sólo aceptan las e-Facturas. Independientemente de la fecha, nuestros usuarios, pueden tener la tranquilidad de saber que su ERP está completamente adaptado.

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