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Con los programas de DATISA, el proceso de gestión de las facturas recibidas y expedidas, permiten la generación de varias acciones simultáneas.
Estas acciones conllevan el registro en uno o varios libros y series de los libros de IVA y la contabilización de los asientos de compras y ventas de las mismas.
Las cuotas reflejadas en dichos libros de IVA deben coincidir con los movimientos contabilizados en las cuentas contables Hacienda Pública, IVA soportado y repercutido.
Los usuarios de las aplicaciones de DATISA disponen de distintas opciones con las que poder comprobar si los importes del libro de IVA y la contabilidad coinciden.
Esta comprobación se puede realizar mediante listados de los extractos de las cuentas contables indicadas, listados de facturas e incluso el borrador del modelo 303.
En aquellos casos en los que se produzca una diferencia, contamos con funcionalidad especifica que permitirá comparar ambos datos y poder subsanar estas discrepancias.
La conciliación contable compara los datos contenidos en los libros de IVA y los datos reflejados en la contabilidad, según los filtros utilizados.
Para la selección de las facturas a examinar, indicaremos el año y el periodo a estudiar.
Propondremos así mismo, los distintos libros o series donde estén registradas las facturas, así como el porcentaje de IVA a incluir.
Estos datos nos permiten chequear exclusivamente las facturas contenidas entre los rangos, de las cuales se comparará el importe de la cuota.
Una vez tengamos seleccionadas las facturas, será necesario indicar las condiciones correspondientes a la contabilidad.
Para ello indicaremos las cuentas contables a chequear. La aplicación comparará el importe del movimiento contabilizado en las cuentas indicadas y las facturas anteriormente seleccionadas.
Para las facturas recibidas, podremos elegir entre los movimientos “no punteados” o los “del periodo”.
En las facturas expedidas el asiento de ventas puede provenir de un traspaso. Podrá realizarse según distintos periodos y generar un asiento múltiple. Seleccionaremos el periodo del asiento múltiple para realizar la conciliación de forma correcta.
Por último indicaremos el signo a procesar (Debe, Haber o ambos) y la clase de impuesto que se incluirá en la comparación entre la cuota del registro de Facturas y los apuntes contables.
La conciliación contable nos mostrara el Total de facturas existentes en el Registro de facturas y el Total de movimientos contables del periodo o los “no punteados” dependiendo de la selección anteriormente realizada.
Disponemos de distintas operaciones de conciliación contable, que conviene ejecutar con el siguiente orden:
La aplicación conciliara el importe de la cuota del registro de facturas con el importe de los asientos contables siempre que se cumplan los criterios de conciliación automática (número de justificante, dígitos de los números de los documentos y un rango de fechas de factura).
En la parte superior de la pantalla que se muestra aparecerá una factura, y en la parte central uno o varios movimientos contables, siempre que tengan el mismo importe que la factura. Conciliaremos la factura con el asiento pulsando INTRO.
Se muestra en una pantalla las facturas y en la otra los movimientos contables, ambos datos coincidirán en el importe.
Aparecerán todas las facturas en una pantalla y todos los movimientos contables en otra, siempre que no han sido punteados.
Para las conciliaciones no automáticas, mediante la función multinivel F10 podremos consultar y modificar la factura y/o el asiento contable seleccionado, cambiar el orden de los datos buscando la comodidad del usuario y el cumplimiento o no de las tolerancias en las que se basa la conciliación automática.
Según se vayan ejecutando las conciliaciones, la aplicación informara de los movimientos que se puntean de forma automática o de forma manual.
Aquellos movimientos pendientes de conciliar tanto en el Registro de Facturas como en el extracto, serán aquellos que generen discrepancias entre las cuotas de IVA y el saldo contable.
La información de las facturas y de los asientos la podremos obtener mediante consultas y listados, ordenados por fecha o importe de las facturas y movimientos contables conciliados, no conciliados o ambos.
El estudio de los movimientos conciliados y no conciliados es importante para tener cuadrada la contabilidad y el libro de IVA, y especialmente para que la presentación de los modelos impositivos como el Modelo 303 sea correcta.
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