Qué preguntas debes hacerte antes de comprar un ERP

Cada vez que tengo que cambiar o actualizar mis equipos informáticos o las aplicaciones que utilizo habitualmente siento una angustia terrible porque tengo la sensación de que, haga lo que haga, me voy a equivocar. Creo que muchas pymes se encuentran con la misma duda existencial que yo a la hora, por ejemplo, de implantar o evolucionar su ERP. ¿Cómo superar este trance?

A mí me suele funcionar el ejercicio de la pregunta-respuesta. Es decir, establezco una serie de cuestiones que debo resolver y veo que propuesta de las que tengo sobre la mesa cumple con los objetivos marcados. Entonces, por si te encuentras en búsqueda activa (o simplemente estás ojeando opciones) las tres preguntas básicas que deberías hacerte para comprar un ERP son las siguientes:

¿Debe ser una solución Coud/SaaS?

A estas alturas es prácticamente impensable que un aplicativo -el que sea-, no pueda funcionar en la Nube. Es evidente que, la organización deberá decidir, según sus propias necesidades y/o preferencias, si quiere navegar en la nube o hacerlo desde sus propios servidores, pero la solución que implemente, deberá darle la opción y, estar habilitada para el Cloud. De igual modo, la herramienta ganará puntos si, además, permite utilizar el Software como Servicio o los modelos de comercialización flexibles, del tipo pago por uso, para obtener el máximo rendimiento de la misma a precios razonables, también para las pequeñas y medianas empresas.

¿La integración es importante?

Aunque se habla mucho de innovación y de digitalización, creo que en el entorno del ERP lo que mejor podría definir un sistema adecuado es la integración. Si el ERP es capaz de integrarse de manera transparente, sencilla y eficiente con otro tipo de soluciones como CRM, BI o plataformas de Comercio Electrónico, será más probable que el usuario de las mismas pueda disfrutar de las ventajas de contar con los mejores aplicativos de cada campo. Por lo tanto, un requisito indispensable si estás comparando proveedores o soluciones es que permitan un amplio abanico de posibilidades en cuanto a la integración.

¿Qué funcionalidades incluye?

Se trata de una pregunta básica, pero necesaria ya que hay ERP que incluyen muchas funcionalidades pero que son extremadamente complejos en su funcionamiento. La verdad es que hay que buscar las funcionalidades que cubran las áreas del negocio que se precisan y, además, se debe priorizar el manejo intuitivo, porque si no, es muy posible que los usuarios se “revelen” y que incluso, el impulsor del proceso se “frustre” y el sistema o no se utilice para lo que se debiera o genere demasiadas tensiones internas. Por lo tanto, funcionalidades, las precisas y facilidad de uso, imprescindible

Y, aunque dije que eran tres preguntas, te recomiendo una cuarta, adicional:

¿Qué servicios se proporcionan?

Es evidente que a una solución tecnológica le demandemos que, además, sea innovadora y que su evolución pase por utilizar lo más novedoso del momento. Al menos para mí, hablar de tecnología es sinónimo de innovación, ya sé que no todos los fabricantes ponen el foco en ello -pero deberían-. Por lo tanto, dando esto como evidente, creo que el tercer escalón que se debe subir es el de la prestación de los servicios. Una solución será completa solo si, además de las funcionalidades que ofrece, incluye en su propuesta, un paquete de servicios, lo suficientemente amplio y cualificado como para extraer el máximo rendimiento al potencial que, de por sí, ofrece el ERP. Cuando hablo de servicios, no solo me refiero a soporte o a mantenimiento, sino a formación para conocer más y mejor la solución o a consultoría para saber qué se puede necesitar y de qué se puede prescindir.

¡Ojo! estas preguntas solo sirven de orientación, una vez que ya se ha tomado la decisión de cambiar o empezar a utilizar un ERP, pero antes, para llegar a la conclusión de que, realmente se necesita un sistema de gestión empresarial, deberían hacerse otras muchas preguntas como:

¿Es el momento adecuado? ¿Qué necesidades reales tienen la empresa? ¿Está la organización preparada para el cambio? ¿Se empieza de cero o se quiere evolucionar la solución con la que se cuenta? Si te sirve de ayuda, confía en la opinión de un experto para acompañarte en el proceso.