¿Qué decisiones se apoyan en un ERP? (1)

En una empresa, a grandes rasgos y de una forma muy generalista, se puede decir que hay dos tipos de decisiones. Por un lado, las estructurales que tienen que ver con el establecimiento de una estrategia a medio y largo plazo y, por otro lado las operativas, más enfocadas a solucionar situaciones del día a día de la actividad empresarial.

Para las primeras, las estructurales, la confección de objetivos es una herramienta de gran valor, que permite reflejar de forma departamental, cuál es la situación de partida y cuál es el rumbo que queremos imponer a nuestra organización. Es en este punto en el que los ERP, como sistemas de información ordenados que son, aportan grandes ventajas pues arrojan una visión global de la empresa, compuesta a su vez por una visión periférica que analiza el estado de situación de las diferentes áreas de la misma (financiera, compras, ventas, producción, almacén…) Y, lo más importante, lo hace interrelacionando la información para ver de qué forma, el trabajo de unos afecta, enriquece o entorpece, el trabajo de otros.

Una vez establecidos los objetivos, los Sistemas de Gestión Empresarial ayudan a realizar el análisis de resultados, igualmente lo hacen por departamentos de forma independiente y, automáticamente evalúan la influencia de los resultados obtenidos en un departamento sobre el trabajo del resto de áreas empresariales.

Decisiones financieras, el alma mater de la empresa

Así, hay que analizar los resultados desde un punto de vista financiero, y ver cómo han evolucionado las compras, cómo han evolucionado las ventas, si somos una empresa industrial cómo ha evolucionado nuestra producción, cuál es el estado de nuestro almacén, cómo han evolucionado nuestros cobros, nuestra tesorería, si disponemos de liquidez, etc. Y ha de hacerse además, interrelacionando los resultados con los del resto de áreas de la organización, de manera coordinada, para hacer que todos los esfuerzos se orienten hacia una misma dirección. Trabajar con un ERP para realizar este análisis permite obtener un marco orgánico para entender el entramado de la empresa.

La información financiera que hay que analizar es casi de libro, porque ésta es una información que se ha analizado históricamente, por algo la contabilidad es la disciplina más antigua en el mundo de la economía. Siendo así, no es de extrañar que los informes que arroja la contabilidad, hayan sido analizados prácticamente siempre en el ámbito empresarial.

Sin embargo, ese “siempre” debe tomarse con reservas ya que, a pesar de la grandísima evolución que ha experimentado el entorno de la Pyme en España en los últimos 15 años, lo cierto es que aproximadamente el 90% de las pequeñas empresas descuidan sus análisis de resultados, confiando su contabilidad a terceros. Una confianza que limitan a la presentación de cuentas, al cumplimiento de las obligaciones tributarias y declarativas y poco más, mostrando escaso interés por la evolución de los resultados, desde el punto de vista financiero.

Cuenta de resultados, pérdidas y ganancias, balances de situación, informes de origen y aplicación de fondos, son documentos que, por el hecho de ser estratégicos, deben poder documentarse con frecuencia y no sólo con carácter anual ya sea para el Registro Mercantil o para el Impuesto de Sociedades.

Automatizar los procesos contables permite obtener reportes online y en tiempo real, sin limitación de pedidos y ofrece la posibilidad de analizar la explotación, las pérdidas y ganancias, los informes de equilibrio financiero o el balance, pero de forma regular, es decir, incluso, mes a mes, haciendo acumulados, comparando diferentes períodos incluso remontándose a varios ejercicios atrás.

Desde el punto de vista de la información financiera, los modernos sistemas de gestión son determinantes pues además de ofrecer la información automatizada, responden a los intereses de gestión del usuario con información ad-hoc , aportando documentos adicionales, más complejos como pueden ser los relacionados con el estado de origen de aplicación de fondos. Si además la empresa ha realizado una planificación de presupuestos, el ERP facilitará el control de desviaciones y podrá ayudar a determinar si la planificación que hizo de un determinado gasto, se corresponde o no con la realidad. En caso de no coincidir, se podrán investigar las causas y evitar que la situación sea recurrente y vuelva a repetirse.

Alinear la estrategia de negocio con la estrategia financiera

En estos momentos se habla mucho de los problemas de liquidez de las empresas. Sin embargo, muchos de esos problemas tienen que ver con una falta de alineación de la estrategia de negocio con la estrategia financiera que dé soporte a los objetivos estructurales de compras, de ventas, de inversión, etc. Por eso, es importante que toda la información de la empresa esté interrelacionada y coordinada de manera interdepartamental. Es decir que, los objetivos de compras deben establecerse teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la capacidad financiera de la empresa para abordarlos. También los objetivos de ventas  deberán apoyarse en la misma capacidad financiera para determinar, por ejemplo, el crédito que se va a conceder a los clientes.

Esta es una cuestión que hay que tener muy en cuenta porque es más habitual de lo que cabría esperar. De hecho, hay empresas que, incluso encontrándose en una situación en la que la demanda les favorece y en sus cuentas de resultados, se reflejan importantes beneficios, lo cierto es que arrastran serios problemas de liquidez que son además, recurrentes. Esta situación les obliga a “estirar” sus compromisos, a aplazar pagos a proveedores, les limita su capacidad para negociar con los bancos, etc.

Cuando se produce un cambio de ciclo –situación actual- las empresas que acumulan tensiones de liquidez, ahora deben enfrentarse además a una disminución significativa de su demanda, viéndose obligadas a tomar decisiones estructurales, más drásticas aún. Sin posibilidad de acudir a líneas de descuento, sin poder financiar las operaciones y sin acceso a ningún tipo de financiación, las soluciones pasarían por acudir a ampliaciones de capital, búsqueda de nuevos socios, inversores tipo business angels, vincular el patrimonio del empresario o, finalmente, proceder a una suspensión de pagos o liquidar la empresa, en casos extremos.

Por lo tanto, la planificación financiera, tanto económica (gastos, ingresos, resultados, etc…) como de tesorería para analizar por ejemplo la evolución experimentada por la liquidez en ejercicios pasados -información que aportan los ERPs- permitirá hacer simulaciones del comportamiento de la liquidez en el ejercicio presente y futuros y ayudará a tomar decisiones adecuadas de aprovisionamiento y, en general, de la conformación de la estructura financiera.

Conclusión, tomar una decisión adecuada sobre la estrategia financiera de la empresa, es decir, sobre cómo va a financiar sus operaciones, es determinante para marcar el rumbo de la misma y, para tener éxito en la explotación del negocio en cuestión.