Retos de teletrabajar por primera vez

Para la mayoría de nosotros he de decir que nos encontramos en un momento sin precedentes en nuestras vidas. Covid19 y la pandemia mundial que estamos viviendo es de esas cosas que acostumbramos a ver en las películas de ciencia ficción. No nos podíamos imaginar que esto nos pudiera pasar. China parecía muy lejos… Pero ha sucedido. Es real y, por lo tanto, debemos asimilarlo y enfrentarnos a la situación, por un lado, siguiendo las recomendaciones de las autoridades sanitarias. Y, por otro lado, imponiendo, cierta normalidad, a una situación claramente, excepcional.

Creo que es importante reconocer que todos y cada uno de nosotros tenemos grandes responsabilidades. La primera de ellas: cuidar de nosotros, de nuestras familias y seres queridos y, por supuesto, contribuir a que la sociedad avance hacia la pronta recuperación de la normalidad. Para ello, creo que debemos centrarnos en ser parte de la solución y, no tanto, parte del problema.

Con respecto al trabajo en casa, hay que ser honestos y reconocer que, en estas circunstancias que nos rodean, no es lo mismo que trabajar en la oficina. Esta nos proporciona una estructura, muchas veces más mental que física, en nuestra actividad, en nuestra comunicación y, hasta en nuestra propia disciplina.  Para algunos puede que, emocionalmente, les resulte difícil trabajar desde su casa. Pero, estamos organizados y disponemos de la tecnología necesaria para mantener la misma estructura, la misma organización y la misma energía que si estuviéramos trabajando desde la oficina.

Mientras trabajamos desde casa, no estamos solos. Estamos conectados y seguimos formando parte de una organización. Ahora bien, como digo, enfrentarse al teletrabajo y, más aún si se hace por primera vez, implica una serie de retos que debemos tener en cuenta. Para mí, son los siguientes:

Primer reto – Tomar la decisión

El Covid19 nos ha exigido tomar decisiones en muy poco tiempo. La situación ha ido cambiando por horas y eso ha requerido que los CEOs hayamos tenido que tomar decisiones de forma casi automática sin apenas tener tiempo de reflexionar y sin poder evaluar todos los riesgos. Esto es un entorno VUCA en su máxima potencia.

Muchos de ellos se han tenido que plantear: si ¿cerraban?, si ¿continuaban abiertos?, si ¿podían teletrabajar algunos, o todos?, ¿tenemos las herramientas necesarias? ¿Tenemos alguien que garantice que funciona el sistema?

Las empresas que han podido afrontar el reto tecnológico han cogido el toro por los cuernos y han decidido ponerse a ello.

Segundo reto – Organizarse

Una vez tomada la decisión y teniendo las herramientas necesarias para ello tenemos que organizarnos. Hay procedimientos de los que han surgido pequeñas variaciones para poder realizarlos en remoto y hay que hacer los cambios necesarios para adaptarse a las circunstancias.

Igual es el momento de simplificar ciertas burocracias arraigadas en nuestros procesos, simplificarlas y ser más ágiles. Ahora no vale porque llevo toda la vida haciéndolo así…

El esfuerzo de coordinación es mayor por parte de los responsables ya que no tenemos ninguna visual de lo que está pasando. Hay que aumentar la comunicación con el equipo para cerciorarnos que todo está ok.

Tampoco es igual la comunicación, aunque nos veamos con la cámara, el lenguaje verbal no es lo mismo. Hay que ser más ordenado a la hora de hablar, hay que escuchar más,… Ningún miembro del equipo debe sentirse sólo o desatendido.

Debemos tener indicadores de que el trabajo se está realizando correctamente, que los clientes están siendo atendidos.

Tercer Reto – Mantenemos el nivel de productividad

Una de las cosas que están advirtiéndonos los expertos es que a medida que vayan pasando los días de confinamiento se nos va a hacer más difícil. Así que como organizaciones debemos de practicar la resilencia y mantener la moral alta.

Conseguir una productividad aceptable entre aquellas personas que nunca han trabajado desde su casa puede ser complicado si además no lo han hecho antes y no han sido preparados para ello.

Por eso, crear y mantener la rutina e ir marcando las prioridades diarias es fundamental para mantener la productividad. Ayudar al equipo con la autodisciplina ahora que no hay nadie mirando también es muy importante.

De nuevo la comunicación es fundamental: el equipo tiene que saber qué hacer, qué se espera de él, pero también debe recibir el apoyo necesario.

Reto 4 – ¿Cambiamos la cultura?

¿Es posible que en una era post coronavirus este experimento social que es el teletrabajo masivo nos ayude a cambiar parte de la cultura de nuestras empresas?

¿Qué tipo de enseñanzas nos dejará esta situación como colectivo? ¿A partir de ahí seremos capaces de crear una cultura de empresa que nos haga mejores?

¿Crearemos empresas más ágiles que ayuden a nuestros empleados a alcanzar el máximo de su desempeño para el bien de la empresa? ¿Seremos capaces de marcar unos objetivos a alcanzar, y a partir de ahí, demos verdadera autonomía a equipos e individuos?

En definitiva, aunque no todas las empresas pueden teletrabajar, o no todos los puestos son susceptibles de operar en remoto, lo cierto es, que muchas empresas se están enfrentando a este reto por primera vez. Todas las personas que realizan un trabajo administrativo y cuyas empresas les hayan dotado de la tecnología necesaria, pueden hacerlo. En muchos casos solo se necesita un ordenador y una conexión a Internet.

Ya hemos dicho anteriormente que la tecnología, ya está lista desde hace tiempo y el Covid19 ha obligado a que ahora la tengamos que utilizar y poner toda la teoría en marcha. ¿Estamos preparados?

Como muchos dicen por ahí esto puede ser un cambio de paradigma y puede que el teletrabajo haya venido para quedarse. Es solo cuestión de ver cómo sale este experimento. Pero, sobre todo, ahora es cuestión de apoyar este objetivo común que no es otro que el de guiarnos, acompañarnos y ayudarnos, unos a otros, en un momento en el que el trabajo desde casa puede prolongarse aún durante varias semanas.

Esto terminará. Y saldremos bien parados porque habremos aprendido grandes lecciones. No me cabe ninguna duda al respecto. Así que, muchas gracias a todos los que formáis parte del Universo ERP, y a todos los eslabones que conforman la cadena de valor de un negocio como el nuestro. Cuidaros, cuidad de vuestros seres queridos y cuidad de vuestros equipos, aunque sea desde el confinamiento y el respeto de la distancia social.

Isabel Pomar, CEO de Datisa