Software de gestión comercial, ¿para qué sirve?

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Un software de gestión comercial incide en tres aspectos críticos: la seguridad, la rapidez y la eficiencia. Y los tres están relacionados con el servicio que se presta a los clientes. Y, en consecuencia, los tres impactan en los niveles de ventas.

Un software de gestión comercial incide en tres aspectos críticos: la seguridad, la rapidez y la eficiencia. Y los tres están relacionados con el servicio que se presta a los clientes. Y, en consecuencia, los tres impactan en los niveles de ventas.

Al final, todo -lo bueno y lo malo- impacta sobre los resultados de una empresa. Pero es cierto, que algunas tareas son más críticas y sus consecuencias más directas sobre esta variable tan sensible. Si hablamos de gestión comercial, es evidente que, cuanto más conocimiento se tenga de lo que se vende, más acertadas podrán ser nuestras planificaciones. Cuánto más ventajosas sean las condiciones que establezcamos con nuestros proveedores, más ajustados podrán ser también los precios para el cliente, y más exactos los márgenes de cada producto/servicio. Y, por supuesto, cuánta más información manejen nuestros comerciales -ya sean físicos o virtuales- mejor atención recibirán los clientes en términos de rapidez, transparencia o servicios adicionales.

En términos generales -que no, absolutos- el protagonista de la gestión comercial es el cliente, Por mucho que en el proceso intervengan otros agentes también estratégicos como pueden ser los proveedores o los propios vendedores, o incluso los administrativos y financieros, el cliente se lleva la palma. Todo lo que se hace en esta área, la gestión de compras y ventas, el control del almacén, todo, tiene como objetivo, satisfacer al cliente.

Seguridad

Un sistema dinámico de información interactiva como lo es un ERP con módulos de gestión comercial aporta la seguridad necesaria para garantizar que se dispone de toda la información precisa y actualizada para abordar la toma de decisiones con solvencia. Estos aplicativos permiten realizar seguimientos de clientes y guardar sus preferencias para abordar futuras operaciones.

Y no hablo de CRM que sería un gestor de clientes, propiamente dicho, sino de aplicativos que, con la información empresarial que manejan, proporcionan un perfil bastante ajustado sobre el que trabajar. No tanto para generar nuevas propuestas más personalizadas que, como digo, sería una tarea más propia de los Customer Relationship Managemet, sino para controlar pedidos, stocks, precios, etc. o para planificar mejor, aspecto esencial para que las cuentas cuadren.  etc. ¿Entiendes la relación? Cuánto más y mejor se conoce al cliente, además de satisfacer sus necesidades de manera más acorde a lo que busca, más y mejor se podrá ajustar el trabajo en otros entornos (compras o gestión de pedidos o control de proveedores, o reposición de existencias, …)

Velocidad

La automatización de determinadas tareas asociadas a la función comercial confiere una mayor velocidad a los procesos. Es decir, conseguir que el proceso comercial -de principio a fin- sea fluido, permite, además de dar forma a las peticiones de los clientes con mayor rapidez, mejorar la calidad de los servicios que se prestan.

En realidad, todo se basa en la información y en cómo sea capaz la organización de transformarla en conocimiento. Un ERP proporciona -en tiempo real- toda la información necesaria para abordar cualquier tarea relacionada con el entorno comercial. Y, además, permite acceder, incluso desde cualquier documento que haya sido dado de alta. Ya, en ese punto, es posible consultar albaranes, presupuestos, pedidos, histórico de operaciones relacionadas con clientes o proveedores o, incluso, con artículos. También se pueden ver qué descuentos se han aplicado en otras transacciones anteriores, qué precios se establecen en las tarifas y compararlos con los precios de coste, se pueden establecer diferentes fórmulas para calcular márgenes,  el estado de existencias, se puede acceder a la ficha de cliente y, por supuesto, analizar qué condiciones de ventas se establecieron y cuándo.

Y, como digo, no es solo la posibilidad de acceder de manera sencilla e intuitiva a la información, sino que el punto de acceso se establezca en el mismo momento en el que se da de alta cualquier documento. A partir de ahí, la información fluye de manera ordenada y segura.

El acceso inmediato al dato, es la llave para abordar cualquier otra actividad relacionada con el área, ya sea, a nivel interno (control de almacén, integración con otras áreas como, contabilidad, facturación o tesorería, por ejemplo), de cara a la relación con los proveedores (condiciones de servicio y/o pago establecidas, pedidos en base a diferentes criterios, ya sean máximos-mínimos, consumos, etc.) o con los propios clientes, quienes, al final, como decía, siguen siendo los verdaderos protagonistas.

Eficiencia

Si conseguimos que la empresa actúe de manera rápida y segura, estaremos avanzando mucho hacia los niveles óptimos de eficiencia que buscamos. Es decir, una organización con procesos ágiles, flexibles y rápidos es, desde luego, una empresa que -cuanto menos- tiende a la eficiencia porque los recursos que libera de ejecutar determinadas tareas repetitivas y de poco valor, puede dirigirlos a otras áreas o funciones más valiosas. También porque es capaz de ahorrar tiempo y, como todos sabemos, el tiempo es dinero. Si ganamos tiempo, ganamos dinero y si perdemos el tiempo, pues, eso, estaremos perdiendo money.

Pero también, si además de ser una empresa que imprime velocidad a sus procesos, es una organización que ofrece garantía de seguridad en las operaciones que realiza, ¿no crees que su propuesta de eficiencia será más solvente? Bueno, es una pregunta retórica. Evidentemente, si minimizamos los márgenes de error, también estamos ahorrando.

La eficiencia, además, de por la optimización del tiempo y los recursos utilizados, se mide en función de otras variables. No ahondaré demasiado en el tema. Solo me gustaría recordar que una empresa eficiente es, además, una empresa comprometida con sus clientes, pero también con sus empleados, y con sus proveedores, y, en general, con todos los agentes implicados en el desarrollo ordinario de su actividad. Por eso, es necesario buscar soluciones de gestión comercial que faciliten no solo los aspectos -digamos- operativos de la función comercial (seguridad en la planificación de compras, fluidez en la gestión de ventas, adecuado control de stocks, etc.) sino aplicativos que mejoren el día a día de los usuarios (empleados), que garanticen las relaciones “sanas” entre cliente y proveedor y, en definitiva, que permitan poner el foco en lo que de verdad importa. Es decir, en la rentabilidad y el crecimiento.

Datisa

Datisa

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