Tres razones para invertir en un ERP

Maximizar la eficiencia, implementar el trabajo colaborativo y aprovechar el valor de la información que manejan, podrían ser tres razones de peso para empujar a las pymes a utilizar un ERP. Pero, dicho así, en genérico, estos argumentos se presentan demasiado abstractos por lo que, siendo en sí mismos, estratégicos, exigen el aterrizaje en procesos, acciones o tareas más concretas.

Una de las aportaciones de un ERP más valoradas por los usuarios de las pequeñas y medianas empresas es su capacidad para proporcionar una visión integrada de toda la organización. Esto ayuda a mejorar su competitividad en un entorno cada vez más atomizado y feroz. Pero, además, es importante también garantizar el control sobre la gestión del negocio para saber, en todo momento, en qué punto nos encontramos -y lo que es, aún más importante, porqué y cómo llegamos a este punto- y qué medidas podemos planificar para alcanzar los objetivos propuestos.

Un ERP ayuda a estructurar mejor el trabajo y a definir de una manera más dimensionada los procesos. Estos aplicativos aprovechan el potencial de los datos que almacenan y ayudan a los usuarios y responsables de áreas a convertirlos en la información y en el conocimiento que necesitan para la toma de decisiones. Más aún: para la toma de decisiones en tiempo real.

Tres razones concretas por las que invertir en un
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Dicho todo esto, hay tres razones, concretas y específicas, por las que las pequeñas y medianas empresas deberían apostar por gestionar sus negocios a través de este tipo de soluciones tecnológicas, por supuesto, más allá de las razones elementales que impone la transformación digital en la que nos encontramos.

Optimizar la gestión financiera

Mantener las finanzas de la empresa bajo control es crucial, primero para el desempeño de su actividad ordinaria y, segundo, para impulsar su crecimiento en el mercado. Además de permitir una gestión más eficiente, mantener el flujo de caja al día y permitir un conocimiento anticipado de todas las posiciones de las cuentas financieras, un ERP facilita la planificación y control de todos los activos financieros mediante un sistema dinámico e interactivo basado en los datos que almacena el propio sistema. Datos que se actualizan regularmente y de manera automática.

Controlar los cobros y los pagos o llevar a cabo todas las tareas administrativas derivadas proporciona no solo un mayor conocimiento sino una mayor autonomía en la generación y gestión de la información de manera que será más sencillo establecer previsiones, garantizar la seguridad en la contabilización de los cobros y los pagos, ahorrar tiempo, hacer una previsión más ajustada de los saldos o diseñar el mapa de trazabilidad de todos los documentos de cobro y pago. Por todo ello, creo que esta sería una de las primeras razones de peso, concretas, por las que las pymes deberían optar sí o sí por un ERP para gestionar sus recursos.

Perfeccionar la gestión comercial

Desde luego que el entorno financiero es crucial para mantener los niveles de rentabilidad y competitividad que se necesitan. Sin embargo, los procesos comerciales y todas las tareas que tienen lugar antes, durante y después de una transacción comercial pueden ser decisivas para la organización. Un ERP ayuda a gestionar todos los procesos comerciales -compras, ventas, almacén, …)  de una manera sencilla y segura, alineándolos, además, con la parte administrativa y contable.

En este sentido, un ERP, no solo ayuda a la toma de decisiones, sino que facilita una planificación más óptima de las compras, imprime mayor fluidez en la gestión de las ventas y ayuda a establecer el equilibrio de stock necesario para mantener las existencias bajo control (ni muchas -que paralizarían demasiado dinero dentro del almacén-, ni pocos -que podrían producir roturas de stocks que pondrían en riesgo el servicio y la imagen de marca-).

Evitar la repetición de tareas

Este apartado tiene una doble lectura: por un lado, la seguridad que aportan los sistemas de gestión empresarial en cuanto a la fiabilidad de las operaciones evita que se tengan que repetir tareas porque se han detectado errores en los cálculos o en la introducción de los datos. Pero, por otro lado, la automatización de tareas evita a los usuarios tener que acometer la realización de acciones que son repetitivas y de escaso valor.

Además, las organizaciones que apuestan por utilizar un ERP evitan tener que introducir la misma información en archivos diferentes ya que el sistema facilita la comunicación entre los diferentes módulos que lo componen y, hasta, las diferentes soluciones con las que cuenta la compañía si previamente ha optado por la integración.

¿Qué ganamos con todo ello? Además de la certeza de que la información que aporta el ERP es cierta, veraz y actualizada y de minimizar al máximo el margen de error, un ahorro de tiempo realmente interesante para acometer otro tipo de tareas que sí aporten más valor añadido al negocio.

En definitiva, son muchas las razones por las que las pymes apuestan ya por los ERP, pero estas tres son para mí, quizá, las que muestran de una manera más clara cómo, cuándo y dónde pueden ser más eficientes estos sistemas.