Cinco errores al digitalizar una pyme

La digitalización no consiste solo en implementar tecnología o nuevas herramientas por mucho que así se aceleren determinados procesos. Digitalizar implica priorizar, apostar por la eficiencia, hacer que todas las estrategias de la organización giren en torno al cliente/usuario, imprimir mayor velocidad, transparencia y seguridad a los procesos, y, en términos generales, digitalizar es cambiar la manera de pensar en los negocios. No tanto la forma de hacer las cosas, sino, la forma en la que se plantean y se resuelven.

Mucho se ha teorizado sobre la necesidad de digitalizar las empresas y, mucho más, sobre las formas adecuadas de hacerlo. No siempre llegamos a conclusiones similares en cuanto a los procedimientos, teniendo en cuenta, que cada organización es un mundo. Y que, cada negocio tiene sus propias reglas. Pero, lo cierto es que, a mediados de marzo, cuando se decretó el estado de alarma en nuestro país y se produjo la necesidad de trasladar procesos y funciones fuera del entorno habitual de trabajo, las pymes digitalmente más avanzadas, fueron más rápidas. También más seguras.

La implementación del teletrabajo por “la vía de urgencia” puso de manifiesto las muchas cosas bien que han hecho las pequeñas y medianas empresas en este sentido. Y puso de manifiesto, que el nivel de digitalización de los negocios fue clave para responder, en tiempo y forma, a una situación crítica, inesperada y desconocida. Pero, también dejó al descubierto, algunas de las carencias y los errores que se han cometido en el abordaje de la digitalización de los negocios durante los últimos años.

En este vídeo Isabel Pomar, CEO de Datisa, habla sobre algunos de estos errores que deben evitarse en los nuevos procesos de digitalización. Porque, si aún tenías alguna duda, yo estoy convencida de que la pandemia será un nuevo acelerador del cambio a pesar del freno económico que supone la crisis para impulsar nuevas inversiones. Hoy, la tecnología está al alcance de casi todas las empresas y, las personas, están más dispuestas que nunca, al cambio. Por lo tanto, se dan casi todas las circunstancias a favor para convertir esta debilidad en una gran fortaleza de cara al futuro. Eso sí, insisto en la importancia de evitar caer en cualquiera de estos cinco errores:

INDEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Parece obvio, pero por mucho que lo repetimos, nos seguimos encontrando con organizaciones sin objetivos claros, concisos o realistas. Y, por supuesto es importante establecer una serie de prioridades, definir las fases de la estrategia que nos llevará a la consecución de las metas y medir, medir y medir en función de los hitos que se vayan consiguiendo. ¡Ah! Otra cosa importante es construir los objetivos en base al cliente. Es decir, que absolutamente todo gire en torno a él y en como mejorar todos los procesos de relación con el cliente, con la mirada siempre puesta en la rentabilidad y la productividad del negocio.

PRESUPUESTOS INSUFICIENTES

Aunque la tecnología se ha democratizado hasta el punto de que cualquier micro-pyme puede acceder a soluciones verdaderamente potentes desde el punto de vista funcional, lo cierto es que aún nos encontramos con áreas de negocio “reacias” a invertir en tecnología. En este sentido, el entorno financiero, uno de los que más puede beneficiarse de la digitalización de procesos, dicho sea de paso, deberá cobrar mayor protagonismo no solo a la hora de “interpretar” la información económica del negocio sino también para dimensionar los presupuestos y orientar los recursos en la mejor dirección posible. La intervención del área financiera impedirá que muchos proyectos relevantes se queden a medias por falta de una dotación adecuada de recursos.  Es importante pensar la mejor fórmula posible para financiar el proyecto y, más importante aún, determinar, cómo y cuándo se producirá el retorno de la inversión.

INFRAESTRUCTURA INADECUADA

Hemos visto que algunas veces los proyectos se ralentizan o, incluso, se paralizan porque no se ha tenido en cuenta la infraestructura necesaria para la tecnología que se va a implantar. Si no se tienen en cuenta los requisitos mínimos -sistema operativo, servidor, etc.- para soportar convenientemente los sistemas que se implementen, el proyecto fracasará con el consiguiente coste en tiempo y recursos que eso implica. En estos momentos, existen en el mercado soluciones como el hosting o el SaaS en las que el proveedor es el encargado de proveer y mantener toda la infraestructura necesaria. Eso elimina las cargas económicas y, también, la responsabilidad del mantenimiento.

FALTA DE SERVICIOS

Ya lo hemos dicho en otras muchas ocasiones. Una solución sin servicios no es una solución. Puede que sea una herramienta potente y versátil pero no aportará nunca las ventajas que proporciona la tecnología que se acompaña de servicios de valor adicionales. Servicios en clave de formación, de implementación, de soporte, de atención, … servicios, en definitiva, que acompañen a la organización en su proceso de implantación y más allá. Ahora bien, aunque estos servicios corran a cargo del proveedor, la colaboración con la organización será clave para el éxito del proyecto.

En este sentido, colaboración entre cliente y proveedor es determinante. En cualquier proceso de implementación hay que tomar decisiones, por ejemplo, en cuanto al traspaso de los datos (qué información queremos trasladar, desde qué fechas), o por ejemplo, decisiones que afectan a la configuración de la herramienta, algo que permitirá disponer de automatismos que mejorarán el rendimiento. Para hacerlo, es clave la colaboración entre cliente y proveedor.

FORMACIÓN DEFICIENTE Y MALA GESTIÓN DEL CAMBIO

¿Cómo impulsar el compromiso y la colaboración de quienes utilizarán las nuevas soluciones? Esa es una de las cuestiones determinantes. La implicación de los usuarios es esencial, porque, de nada sirve, disponer de soluciones de última generación si no se utilizan de la forma correcta, porque no se sabe cómo hacerlo o, simplemente, porque nadie ha explicado las ventajas de su uso. Por eso, siempre digo que la formación debe estar en la parte alta de la lista de prioridades. Y, por supuesto, la transparencia en cuanto a la comunicación del cambio. Cuando se introduce un nuevo sistema de trabajo, ya sea, a través del cambio tecnológico o de la implementación de un nuevo modelo de gestión, es importante analizar el impacto que tendrá sobre las personas y sobre la cultura de la propia organización. Hay que buscar siempre el apoyo y la participación de las personas y proporcionar la formación y capacitación necesarias para que puedan adquirir o desarrollar nuevas habilidades digitales.

En Datisa podemos ayudarte a impulsar la digitalización de tu negocio. Si quieres saber cómo contacta con nosotros.