Para usuarios de Datisa– Documentos Ofimáticos.

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En ocasiones trabajar con la información disponible en un ERP, y obtenerla conforme a un informe establecido o un formato específico, implica realizar varias acciones. Éstas generalmente se centran en seleccionar ciertos datos y trasladarlos a un modelo estándar de la propia organización, un formato normalizado, o simplemente plasmarlos en un documento apropiado para un departamento.

En este Post queremos dar a conocer una nueva herramienta que le permitirá obtener Documentos Ofimáticos, que respeten un formato previamente establecido, incluyendo los datos Contables o de Gestión Comercial de su empresa.

Características principales del Documento Ofimático.

La generación de la información se genera sobre un Documento Ofimático (tipo “.docx ó .xlsx”). La funcionalidad respeta el formato global del documento, permitiendo configurar una “plantilla” con un tipo de fuente específica, un tamaño determinado, colores, tablas, etc…La aplicación rellenará los datos Contables o de Gestión allá donde le indiquemos, manteniendo la estructura original.

Esta potente herramienta se basa en resolver las formulas indicadas en el Documento Ofimático.

Las formulas que nos permiten recoger importes se componen de una función y una cuenta contable (si buscamos datos contables) o un código de conjunto de artículos, clientes/ proveedores, representantes, (si buscamos datos del almacén). También podríamos añadir formulas al documento para rellenar distintas fechas (en función de la información que se indique al procesarlo), fórmulas para expresar el numero de decimales necesarios, configurar el separador de decimales deseado…

Podemos aplicar formulas en función de nuestras necesidades que nos permita “traer” datos Contables tales como Saldos Iniciales, Finales, Máximos, Mínimos, Presupuestos, etc…tras la formula, se indica la cuenta a procesar y el periodo de estudio. Así mismo la aplicación dispone de formulas para “recoger” datos de la Gestión Comercial (Acumulados de cantidad, de bultos, importes netos, márgenes, etc…). De la misma forma, se indica dicha fórmula en el Documento Ofimático, y la procesarlo, la aplicación resuelve la formula y nos devuelve los datos.

Imagen 1Al ejecutar la función decidimos qué periodo vamos a procesar, pudiendo seleccionar un periodo libre de fechas, o periodos mensuales, bimensuales, trimestrales, cuatrimestrales, semestrales y anuales. Finalmente indicamos el número de periodos hasta un máximo de 24 para datos Contables y 3 para datos de la Gestión Comercial.

Imagen 2Preparación de los Informes.

Los Documentos Ofimáticos pueden apoyarse en un Informe Contable o de Gestión Comercial. Estos, nos permiten utilizar formulas más complejas, funciones que hagan referencia a distintos datos, reutilizar líneas del informes para obtener varios resultados, acumular los resultados de varias líneas, etc…

De esta forma podríamos configurar cualquier información, incluyendo en cada línea diferentes fórmulas, y distintos operadores aritméticos de forma que, no sólo se resuelven las formulas aplicadas sino que podremos sumar, restar, multiplicar, dividir, líneas entre si.

Teniendo en cuenta esta funcionalidad, estos informes nos pueden servir para obtener datos Contables como rentabilidades, ratios o Memorias Contables puesto que podemos desarrollar un documento Ofimático que respete los textos preestablecidos y recoja mediante formulas y/o Informes los datos contables de la empresa con la que estemos trabajando. Así mismo podríamos generar informes apoyándonos en datos de Gestión Comercial, tales como Márgenes, estadísticas del almacén, de compras y de ventas.

Características particulares:

En ciertos informes es posible que necesitemos particularidades individuales para algunos  datos, en lugar de características generales para todo el documento. Esta prestación también la contempla la generación de documentos ofimáticos.

Por ejemplo al trabajar con rentabilidades o márgenes es interesante que se muestren varios decimales. Al incluir un parámetro específico (D) la aplicación recogerá tantos decimales como los indicados.

Imagen 3Podremos definir de forma individual o para todo el documento distintos parámetros, que nos permitan generar los datos según vayamos necesitando. De esta forma podemos  trabajar con formulas que nos identifiquen el número de decimales a mostrar, el separador de los mismos, la justificación y anchura de los resultados, el formato de la fecha deseado, número de periodos a procesar, etc…

Adicionalmente podremos rellenar datos generales de la propia empresa, tales como el nombre, dirección, provincia, teléfonos, email, NIF, datos de los representantes, etc…

Posibilidades de aplicación:

Como se ha mencionado, es posible combinar distintas fórmulas (Contables, de Gestión, fechas, nombres, etc…), hasta lograr crear un modelo normalizado apoyándonos en un formato Word o Excel.

Mención aparte merece la utilización de un formato xls, ya que este tipo de archivo, nos permitirá aprovechar las ventajas que proporciona una hoja de cálculo, pudiendo configurar sumatorios, gráficos, condicionales, etc…

Imagen 4Conclusiones:

El proceso de obtener información de las empresas y trasladarlos a unos modelos normalizados, queda resuelta con esta nueva funcionalidad. Nos permitirá configurar documentos (docx y/o xlsx), diseñar nuestros propios informes y obtener información de nuestra contabilidad o Almacén de forma rápida.

 

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