Gestión de inmovilizado. Hojas de cálculo vs. Herramientas de gestión avanzadas

La gestión de inmovilizados es una de las grandes olvidadas en la automatización de la gestión empresarial

Hoy, la mayoría de las PYMEs españolas controlan sus activos fijos con la ayuda de hojas de cálculo y se acuerdan de ellos una vez al año. Dicho proceso, asimismo, es sinónimo de amortización y se percibe como un “engorro” que hay que abordar “en el peor momento del año”, para cumplir con la legalidad.

Esta actitud quizás se justifique en las compañías con un limitado volumen de inmovilizados (algunos muebles, unos cuantos ordenadores y poco más) en las que, efectivamente, el control automatizado de estos activos aportaría pocas ventajas. Sin embargo, en todas aquellas PYMEs con un número de inmovilizados significativo o las pequeñas y medianas empresas que manejen activos fijos de valor, este control por medio de herramientas informáticas avanzadas podría influir y mucho, tanto en el Impuesto de Sociedades, como en la capacidad de decidir y en los resultados de los centros de costes de la organización.

La metodología de gestión contable y fiscal del inmovilizado no ha cambiado desde hace décadas, salvo las modificaciones puntuales en los porcentajes y criterios de amortización. Las funcionalidades más demandadas por las compañías, tanto grandes como pequeñas, en relación con sus sistemas de información, son las orientadas a facilitar la amortización, pero detrás de estas funcionalidades básicas, existen muchas más ventajas para los negocios que trataremos de analizar a continuación.

 Ventajas de utilizar un software especifico de inmovilizado

Frente a las hojas de cálculo una solución de gestión de inmovilizados, resuelve el problema de las amortizaciones, permitiendo realizar los asientos de amortizaciones del periodo indicado de forma completamente automática según las necesidades de la empresa. Además permite contemplar diferentes métodos de cálculo y no basarse en métodos puramente lineales y constantes como son las amortizaciones degresivas, los planes especiales, etc… Y permitir el cambio de porcentajes y vida útil, en función del estado del inmovilizado o de las necesidades fiscales de la empresa. Muchos de estos criterios matemáticos difícilmente se podrían aplicar, si se realizan de forma manual, perdiéndose por tanto importantes oportunidades.

Otra de las ventajas, es la posibilidad de llevar dos métodos de amortización paralelos e independientes que permitirán obtener valoraciones distintas y que reflejen, por ejemplo, las valoraciones fiscales y patrimoniales, como ya comentamos anteriormente en otro post.

Ya hemos comentado también en este foro, la posibilidad de atribuir inmovilizados a los distintos centros de coste según determinadas necesidades, como repartir en función de una platilla preestablecida, en función de los departamentos, de las localizaciones (incluyendo que el inmovilizado se haya trasladado en el periodo fijado, etc.), dando un valor añadido al control de los gastos de los centros de coste de una empresa.

Además de lo relacionado con la automatización de los asientos de amortizaciones, el software de inmovilizado mecaniza otras tareas, tales como asientos contables de intereses de arrendamientos financieros, asientos de recalificación de LP a CP, generación de informes para la confección de las cuentas anuales, documentación para auditorías y un largo etc.

Otra gran ventaja que aporta un aplicativo específico a la gestión de los inmovilizados es la posibilidad de optimizar el beneficio financiero-fiscal, consistente en la adecuación (adelantando o retrasando) de los gastos de amortizaciones a las estimaciones de los beneficios de las empresas, para obtener así el beneficio fiscal más conveniente, siempre dentro de los límites de la legalidad y de las posibilidades fiscales.

Evitar la pérdida y el extravío

Además de las ventajas económicas que estas herramientas pueden aportar, muchas PYMEs también tienen la necesidad de tener claramente localizados sus activos, y con ello su identificación y clasificación.

Una adecuada aplicación de gestión de los inmovilizados debe facilitar la identificación física de cada activo a través de la emisión de etiquetas, en las que aparecerá la información que el usuario haya predefinido a partir de las posibilidades que ofrece su configuración, por ejemplo, en forma de código de barras. Estas aplicaciones posibilitan, además, la clasificación o agrupación de activos bajo diferentes criterios a disposición del usuario (departamentos, localizaciones, tipos de inmovilizado, motivos de baja de un inmovilizados, etc.). Estos criterios funcionarán como filtros a la hora de emitir inventarios, estadísticas, o incluso cuando queramos generar los asientos contables de amortizaciones.

Otra ventaja de estas herramientas es que permiten hacer una gestión de las localizaciones por las que va pasando un activo. De esta forma se pueden registrar los cambios de localización, y ver el histórico de ubicaciones. Dado que en muchas empresas el número de activos y localizaciones es muy elevado y difícil de controlar, se hace necesario establecer rutinas periódicas de recuento por inventario, labor que se ve enormemente simplificada con el uso de terminales PDA.

Asimismo, resulta recomendable integrar estos aplicativos con un módulo para PDA para, a través del código de referencia de los activos, poder gestionar los cambios de localizaciones, ver información de cada activo, darlos de baja, etc. Ambas herramientas se integrarían por tanto para ofrecer al usuario una gestión completa para el control y gestión de los inmovilizados.

En definitiva, una adecuada herramienta para la gestión de los inmovilizados debe dar una solución contable a la problemática de los activos fijos, permitir la optimización del beneficio financiero-fiscal y facilitar la gestión de localizaciones y ubicaciones de los bienes. Así, una buena gestión de estas áreas permitirá a las empresas beneficiarse económicamente, además de ofrecerle ventajas en cuanto a una reducción de tiempo y errores en el manejo de la información, y la disminución de las pérdidas y extravíos de los activos.