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Yo gestiono. Tú vendes. La integración del ERP y el comercio electrónico para rentabilizar las tiendas online

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Los paradigmas comerciales han cambiado. De hecho, cada vez más, nos encontramos con más organizaciones que deciden dar su salto a la venta online. Algunas lo hacen como su primera y única opción mientras que otras, lo hacen como alternativa para proporcionar nuevos canales de venta a sus clientes, incrementar las cifras comerciales o, simplemente, para adaptar su negocio a un modelo de sociedad que evoluciona al amparo de las nuevas tecnologías digitales.

Ahora bien. Para hacer que la “máquina de vender” funcione es importante que su integración con el resto del negocio sea eficiente. Es decir, la plataforma de comercio electrónico -sea la que sea- deberá comunicarse, relacionarse e intercambiar información de manera fluida con la plataforma de gestión empresarial que utilice la organización. Será así, con un engranaje perfecto, como la empresa podrá hacer que sus soluciones comerciales, vendan y que sus soluciones de gestión empresarial gestionen.

La conjunción del ERP y el eCommerce puede proporcionar grandes ventajas porque en el negocio de la venta online, vender es tan importante como gestionar. Por eso creo que es importante que ambos aplicativos se integren para automatizar, actualizar y sincronizar.

Pero, vayamos por partes: ¿Qué hace un ERP? Y ¿Qué hace una plataforma de comercio electrónico? Y ¿Cuál es el punto de encuentro entre ambas? Estas podrían ser las primeras preguntas que deberíamos hacernos para entender después, porqué es tan importante facilitar la integración entre ambos aplicativos.

Qué hace un ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema informático para gestionar la información de la empresa. Se trata de una plataforma en la que convergen todos los datos estratégicos (comerciales, administrativos, financieros, de almacén, etc.) que maneja un negocio. Esta es una definición bastante simplista porque, en realidad, un ERP es la columna vertebral de una empresa ya que, por un lado, permite la automatización de los procesos y, por otro, facilita la planificación, seguimiento y control de los mismos.

Pero, a pesar de ser una definición sencilla, permite hacernos una idea del papel que desempeñan estos aplicativos en la gestión ordinaria de una pyme y cómo estos ayudan a la toma de decisiones.

Integración de ERP y comercio electrónico para
rentabilizar las tiendas online Clic para tuitear

Es decir, si queremos responder abiertamente a la pregunta de qué hace un ERP podemos decir, sin temor a exagerar, que proporciona a la empresa toda la información necesaria sobre lo que hace, sobre lo que le cuesta lo que hace y sobre la rentabilidad que obtiene de lo que hace. Esto mejora la competitividad de las empresas al incrementar sus niveles de eficiencia y eficacia. Un ERP es en sí mismo, una solución integradora porque integra la actividad de todos los departamentos que conforman la compañía en un solo aplicativo de forma que es posible modificar o actualizar la información que maneja el sistema, realizar consultas o generar informes de un modo sencillo, ágil y seguro.

¿Qué hace una plataforma de comercio electrónico?

También, por ofrecer una definición sencilla, una plataforma de comercio electrónico es el software que permite la transacción comercial entre empresas (B2B) o entre empresas y particulares (B2C). Este software es el que proporciona toda la información y, más importante aún, el soporte necesario para realizar la venta.

Si vamos un poco más a lo concreto, podemos añadir que una plataforma eCommerce permite la consulta en tiempo real de todas las referencias y precios, facilita la realización de pedidos y pagos y envía a los clientes y clientes potenciales información sobre ofertas en curso. También, efectuada la transacción, el sistema envía la factura correspondiente.

¿Dónde se encuentran ERP y Comercio Electrónico?

Para que una tienda online funcione correctamente es más que recomendable que su plataforma de venta electrónica se integre con el aplicativo ERP con el que trabaje la organización de modo que la información fluya, se comparta y se actualice automáticamente. Gracias a la conexión entre una y otra será más fácil implementar una gestión inteligente de todo el sistema comercial. Es decir, estar al tanto de los precios, las ofertas y descuentos, los plazos de entrega, la disponibilidad de stock, las condiciones pactadas con terceros (proveedores y/o clientes) etc.

De todos estos aspectos, uno de los que me parece más relevante es el que tiene que ver con la gestión del stock y con el precio. Vender algo que no tienes disponible o hacerlo a un precio distinto del que inicialmente propones implicaría unas consecuencias nefastas en lo que a imagen de marca se refiere. El coste económico de la comisión de cualquier error, también habría de tenerse muy en cuenta por lo que, integrar estas dos plataformas permite asegurarte la veracidad de la información -trabajan sobre la premisa del dato único- y el acceso a la información que precisas en tiempo real.

La unión hace la fuerza

Yo lo tengo bastante claro y apuesto por plataformas abiertas y flexibles que faciliten la integración, eso sí, con todas las garantías funcionales y de seguridad posibles. No se trata de dejar la puerta abierta para que se conecte cualquier herramienta, sino de proporcionar los mecanismos necesarios para que la conexión de unos aplicativos con otros sea segura y eficiente. Es decir, que proporcione ventajas adicionales sin comprometer la seguridad y funcionalidad de ninguna de las soluciones integradas. Más bien, al contrario. O sea, incrementando los niveles de seguridad y aumentando la funcionalidad que proporciona la plataforma resultante.

Cuando hablamos de integrar soluciones ERP y plataformas de eCommerce, en realidad estamos hablando de integrar la información que se refiere, principalmente a pedidos, stock y clientes. En todo caso, cuando pienso en las ventajas de la integración entre estos dos sistemas se me ocurren muchas desde luego. De hecho, en Para qué integrar ERP con eCommerce se explica que el trabajo conjunto de ambas soluciones incrementa la eficiencia de los procesos porque evita que la información se pierda o conforme pequeñas islas a las que resulta difícil acceder. Y porque automatiza diferentes funciones en un único aplicativo, minimizando la duplicación de información y tareas y disminuyendo el margen de error.

Ahora bien. Por concretar. Aquí va un listado de algunas de las cosas que se me ocurren que las pymes pueden mejorar si integran una solución ERP excelente, con una herramienta eCommerce igualmente, excelente:

  • Control de stocks. ERP gestiona el inventario y la plataforma de comercio electrónico lee la información regularmente.
  • Gestión de la información relacionada con clientes, pedidos y facturación
  • Acceso sencillo al catálogo de productos
  • Disponibilidad inmediata de información sobre precios, impuestos, actualización de tarifas, gastos de envío, formas de pago, …
  • Actualización de los datos una vez que el registro de cliente se produzca en el eccomerce o ERP
  • Mejora de los tiempos de respuesta gracias a la sincronización de la información
  • Conocimiento exhaustivo de referencias, precios, cantidades disponibles, características, imágenes y, hasta descripción del producto o servicio que se saca a la venta. Con toda esa información es mucho más sencillo, establecer plazos y, por supuesto, estrategias de comercialización efectivas.
  • Automatización de tareas.
  • Visión completa de la facturación de la empresa

Estos son solo algunos pocos ejemplos que se me ocurren cuando pienso en integrar ERP y Comercio Electrónico. Pero, en realidad, la principal ventaja que proporciona esta unión es que, cada solución va mejorándose a sí misma, y, por ende, al conjunto. Y, el usuario final, la pyme que trabaja con la plataforma conjunta e integrada por soluciones excelentes, disfruta de una tienda online adaptada 100% a sus clientes, al sector en el que opera, a su forma de vender, … Y todo ello, contando con un “backoffice” potente que respalda todas sus operaciones comerciales.

Datisa

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