ERP en SaaS ¿Qué es? ¿Cómo funciona? ¿Qué ventajas aporta?

A pesar de que ya se usa comúnmente el término SaaS todavía sigo viendo confusiones al hablar de Software como Servicio y Cloud, indistintamente. Aunque son conceptos que se refieren a términos muy similares (complementarios, diría yo) lo cierto es que cada uno tiene entidad propia y se refiere a cuestiones diferentes.

Hoy, solo me centraré en el SaaS, y en concreto, en el ERP en SaaS para contar cuáles son las ventajas que encuentro a este modelo de explotación tecnológica, particularmente para las pymes.

El ERP en Saas

En el ERP en SaaS, una nueva tecnología que se implanta con fuerza ya explicaba hace unos cuantos años -siete concretamente- cuáles eran los principales beneficios que le encontraba al ERP en modo SaaS.

Desde luego, sigo pensando lo mismo que entonces, pero me gustaría insistir en que, a pesar de lo buena que nos pueda parecer una opción en términos generales, SIEMPRE se deberá tomar la decisión en función de los aspectos concretos que determinen la proyección prevista de la compañía y no solo con la mirada puesta en el corto plazo.

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La idoneidad del SaaS ya no tiene tanto que ver con el tamaño de la empresa (hace unos años, se pensaba que las empresas pequeñas debían optar al SaaS porque la compra de Licencia se escapaba a sus posibilidades de financiación).

Pero hoy, superada esa creencia, hablamos de SaaS en otros términos y pensando, no tanto, en el tamaño de un negocio (que también) sino en las necesidades funcionales y operativas que presente ese negocio cuestión.

Cuando sí y cuando no

Desde luego será la propia organización la que tome la decisión sobre si utilizar el software como servicio o hacerlo bajo cualquier otra modalidad de financiación.

Pero, quizá, y siempre -desde un punto de vista genérico- tendría sentido que pensaran en SaaS aquellas empresas cuyas plantillas crecen o decrecen según la temporalidad.

Por ejemplo, en las campañas de verano. El pago por uso permite que el usuario planifique su software en función de sus necesidades concretas.

Entonces, sí. Es verdad que el tamaño de la empresa sigue siendo relevante a la hora de decantarse por el Software como Servicio, pero no tanto como años atrás.

Ahora, pesan más otras razones como las que decía: la previsión de crecimiento que se acompaña generalmente con la ampliación de la tecnología que utiliza la organización.

Creo que SaaS es también interesante para aquellas empresas en las que se practica con éxito la externalización. Y no todas las pymes llevan la filosofía o la cultura del outsourcing impresas en su ADN, lo cual es muy respetable, porque cada organización se inventa y reinventa como lo considera oportuno.

Las empresas

Las empresas que están acostumbradas a contratar fuera todo lo que puedan serán más proclives a contratar (o, dicho de modo coloquial) a alquilar también el software como si fuera un servicio más.

Por otra parte, parece lógico pensar que, aquellas empresas que disponen de infraestructuras, de personal y de soluciones adquiridas años atrás, pero que siguen siendo óptimas para el desarrollo de su actividad piensen más, en otro tipo de consumo tecnológico, como la compra de Licencias.

Mientras que, aquellas organizaciones que no disponen de esas infraestructuras, ni de alguien que se encargue del mantenimiento de las mismas, será más fácil que opten por SaaS, independientemente de si se trata de empresas grandes o pequeñas.

Pero, insisto en que no hay un criterio único. Cada empresa, cada negocio, cada organización es un mundo y, la tecnología y el modelo de comercialización y consumo que se utilice deberá adaptarse a su entorno, a su identidad y a su naturaleza. Nunca, al contrario.

Algunas ventajas

En este apartado, seré breve porque ya hemos hablado bastante al respecto.

Por ejemplo en Tres puntos fuertes del ERP en SaaS, o en Ventajas del SaaS, hacíamos un recorrido por algunos de los aspectos más relevantes de este modelo de explotación tecnológica y de su vinculación con las plataformas ERP.

Sin embargo, creo que no está de más, de vez en cuando, refrescar algunas ideas al respecto de un modelo que está incrementando de manera exponencial en los últimos años.

Así que, te resumo algunos de los puntos fuertes del SaaS y, concretamente, de utilizar un ERP en este formato de consumo.

• La implementación es muy rápida y en precio muy ajustada.
• Menos mantenimiento y, nuevamente, costes más bajos al utilizar aplicaciones multi-usuarios
• Menos responsabilidad = menos preocupación. Será el proveedor del servicio, dueño de la aplicación, quien gestione implantación, actualización, mantenimiento, consumo, seguridad, etc.
• Facilidad para acceder al servicio desde cualquier lugar con conexión a Internet
• Flexibilidad, no solo en el plano tecnológico, también en el aspecto económico: El usuario contratará y abonará solo por aquellos servicios que utilice. El pago se hace de un modo flexible y puede variar según el tipo de servicio que se preste o el número de usuarios que accedan
• Facilita que los responsables de la empresa pongan el foco en la orientación al negocio y no, en la tecnología que soporta el negocio, ni en su actualización ni en su mantenimiento.

Conclusión

Un último apunte para terminar. Aunque los servicios que incluye el SaaS variarán en función del proveedor que los preste, generalmente un contrato de Software como Servicio suele incluir el uso correcto de la aplicación, el mantenimiento del software y las actualizaciones, el almacenamiento de los datos y la seguridad y privacidad de los mismos.

No obstante, si estás en un proceso activo de búsqueda de ERP en SaaS te recomiendo que solicites al proveedor que sea claro y que incluya en su contrato un listado detallado de los servicios que prestará.

ERP en SaaS o utilizar el software como un servicio es algo bastante extendido hoy en día. La democratización tecnológica de la que tanto hablamos a cuenta (entre otras cosas) de la transformación digital se ha impulsado en gran medida gracias a la implementación de este tipo de modelos de comercialización y consumo tecnológico.