Herramientas de contabilidad analítica para mejorar la rentabilidad de los distribuidores

Tanto si la empresa está en expansión como si se encuentra en un momento de contracción, es importante controlar todos sus indicadores. La idea es facilitar el proceso, sea cual sea, y garantizar que la estrategia logre sus objetivos. Por eso, es clave el control, no solo operativo, sino, financiero. Y, más aún, el uso de herramientas de contabilidad analítica para conocer, al detalle, el funcionamiento de la organización.

La primera pregunta que me surge al hablar del entorno mayorista es ¿cómo suele crecer el negocio de la distribución mayorista? Y, se me ocurren algunos de los caminos de expansión más habituales:

• Aumentar el número de almacenes. Un almacén es un centro de coste que debe estar controlado, no solo desde el punto de vista de las compras. Más importante que ese aspecto es tener controlado en la organización todo el conjunto de costes relacionados con el propio almacén.
• Abrir tiendas. Da igual si hablamos de tiendas para vender al por mayor, es decir, a un cliente profesional, o al por menor, tiendas para particulares. Esta forma de expansión la estamos viendo mucho en los últimos tiempos, como consecuencia de la COVID-19. Es decir, muchos mayoristas, están orientando su gestión y atención en la línea de negocio centrada en el cliente particular. En la medida en que el mayorista tenga tiendas físicas de atención al cliente -profesional o particular- deberá poder identificarlas como centros de coste individual. Y, más aún, deberá prestar especial atención a la visión analítica dentro de todo su sistema financiero.
• Impulsar los canales pre-venta y canales auto-venta. Aparte de los canales tradicionales -tiendas físicas- estos otros canales también contabilizan como centros de coste específicos. Dentro de las inquietudes que ahora tienen los mayoristas, cabe destacar la apertura o actualización de canales digitales -tipo eCommerce-. Estas tiendas eCommerce son también centros de coste y beneficio que deben estar identificados analíticamente.

Herramientas de contabilidad analítica para controlar la rentabilidad

Las herramientas de contabilidad analítica permiten identificar estos centros de coste y obtener un control de la rentabilidad de cada uno de ellos. Lo bueno que tiene un sistema de contabilidad analítica es que no solo proporciona información sobre el control del margen, que también.  Lo verdaderamente relevante de las herramientas de contabilidad analítica es su capacidad para aportar información relevante sobre la rentabilidad. Rentabilidad e indicativos de beneficio que aportan cada uno de esos centros de coste al negocio.

Con un ejemplo se entenderá mejor:

Imagínate un vendedor de productos de alimentación con diferentes establecimientos de venta o supermercados. Para él sería interesante hacer una distribución analítica en la que poder identificar cada una de sus tiendas. Es decir, lo que vende y lo que gasta, el supermercado de Guadalajara, el de Madrid, el de La Coruña, etc. E, incluso, si dentro de cada supermercado pudiera disponer de información concreta sobre la rentabilidad de secciones específicas, -charcutería, perfumería, droguería, …- mejor. Porque esa información analítica le habilitaría para tomar decisiones sobre datos concretos, reales, consistentes y específicos. Es decir, estaría practicando la inteligencia de negocio de la que tanto hablamos últimamente.

La información tan al detalle permite practicar una distribución analítica, descender al análisis de rentabilidad de cada una de las secciones que componen cada supermercado. Y, así, si el distribuidor quisiera, por ejemplo, analizar la rentabilidad de la perfumería de su supermercado de La Coruña podría hacerlo con absoluta precisión. Gracias al fujo analítico establecido en el sistema de gestión, la toma de decisiones no solo es más ágil, sino que, sobre todo es más precisa.

Ese estudio, podría ser perfectamente transversal. Y plantear un análisis de rentabilidad y beneficio de la línea de perfumería del conjunto de supermercados que el distribuidor tiene definido en su negocio.

Herramientas de contabilidad analítica para bajar al margen operativo

El aspecto diferencial de las herramientas de contabilidad analítica frente a los elementos de estudio que aporta la contabilidad financiera u otras disciplinas de gestión es precisamente su capacidad de bajar al detalle. Ahora bien, para obtener el máximo rendimiento de estas herramientas de contabilidad analítica la organización, en este caso, el mayorista de productos de alimentación deberá apoyar su gestión en un software financiero. Obviamente, un ERP con funcionalidades de contabilidad analítica. Si quieres saber cómo encontrar un ERP que se adapte a las necesidades de tu negocio Descarga gratis la “Guía para elegir ERP”.

Es decir, para tomar decisiones inteligentes, la compañía debe tener información precisa. Sobre los ingresos. Sobre los costes de venta. Y, sobre todos los gastos que afectan a cada línea de negocio. Esto es, precisamente, lo que aportan las herramientas de contabilidad analítica: la capacidad de aportar un resultado, no solo a nivel de CIF, sino a nivel de centro de coste individual.

Siguiendo con el ejemplo:

Las herramientas de contabilidad analítica proporcionarán toda la información relativa al supermercado de La Coruña. Información en la que se habrá tenido en cuenta, no solo el coste de aprovisionamiento. Es decir, el coste de la materia prima que compra para vender. Pero, también, el conjunto de gastos que afectan a la explotación. Por tanto, cada vez que la organización obtiene un informe analítico del supermercado de La Coruña, lo que recibe, en realidad, es un informe de rentabilidad. Hablamos de un informe de rentabilidad compuesto por diferentes tipos de indicadores. KPI que muestran lo que sucede en cada centro de coste, tanto a nivel de solvencia, como de garantías de liquidez, como de rentabilidad. Insisto, en un establecimiento concreto. Hablando de KPI échale un vistazo al artículo “Cinco indicadores clave para mantener la tesorería a raya”.

¿Dónde está la rentabilidad?

La información que proporciona las herramientas de contabilidad analítica permite que, cuando se aborden procesos de crecimiento sepamos dónde hay que reforzar. O, por el contrario, definir, las áreas o líneas de negocio, menos rentables en las que debemos recortar. Este hecho es especialmente relevante en épocas de inestabilidad e incertidumbre como la actual. Son momentos en los que muchos empresarios se plantean cierres parciales, en determinadas líneas de negocio. Uno de los grandes errores que se cometieron en crisis anteriores es, precisamente, actuar sin tener información analítica suficiente. Información completa y desglosada que permitiera analizar el nivel de rentabilidad de cada centro de coste.

¿Qué se hizo entonces? Básicamente: “Cortar por lo sano”. Ante un problema generalizado en los resultados de la compañía, se optaba por implementar una política de recortes sin tener en cuenta qué centros de coste o líneas de negocio eran rentables y qué otras, no.

Precisamente, montar un sistema de contabilidad analítica -como digo- permite controlar los resultados de gestión. El margen operativo de cada establecimiento. También, los gastos contables. Y, que el resultado contable de cada centro esté perfectamente controlado. Y, por tanto, se pueda decidir de una manera más inteligente. Con datos y no por intuición o por “olfato” empresarial.

Entonces, una de las cosas que sacamos en claro es que hay que mirar la información financiera siempre en profundidad y con imaginación. Échale un vistazo a este vídeo de Pablo Couso.

La contabilidad analítica es una oportunidad

Mirando la información financiera en profundidad, “adivinando” lo que esconden, de verdad, los números, encontraremos detalles relevantes sobre los que apoyar las decisiones difíciles. Por ejemplo: si estamos viendo que en el supermercado de La Coruña el rendimiento, la liquidez o, los resultados, en general, son mejores que en el supermercado de Madrid o en el de Guadalajara, deberíamos analizar lo que está sucediendo allí.  Ahora bien, analizar las buenas prácticas no solo incluye, tener en cuenta aspectos relacionados a la demanda. Muchas veces, los resultados -buenos y/o malos- tienen que ver más, con la gestión. Y, esta es otra de las ventajas que nos aportan las herramientas de contabilidad analítica: la posibilidad de ver dónde están los buenos resultados. Y la posibilidad de entender por qué se producen, qué impacta sobre los resultados, etc.

Por tanto, la contabilidad analítica es, sobre todo, una oportunidad. Es decir, no es solo una herramienta de gestión contable o financiera. Sobre todo, es una oportunidad de poder averiguar dónde están los resultados positivos y/o negativos del negocio. Y, a partir de ahí, aprovechar todo lo que ese conocimiento brinda para tomar decisiones sólidas.

En definitiva, en el entorno de la gestión en el ecosistema pyme es importante abordar la necesidad de analizar diferentes KPI para tomar decisiones basadas en datos. Conviene recordar, también que la contabilidad y, especialmente, la contabilidad de gestión -analítica y presupuestaria- tienen unos KPI naturales: control de la solvencia, control de la liquidez, control de la rentabilidad. Y, muchas veces las pymes se olvidan de explotar esos datos, con el consiguiente coste de oportunidad que implica.

Por tanto, es importante recalcar la importancia de explotar la contabilidad analítica como una herramienta de gestión. Particularmente en el entorno de la pequeña y mediana empresa donde la vulnerabilidad de los negocios es mayor. Y, donde, los errores por una mala decisión pueden implicar consecuencias muy graves. Si quieres saber más detalles sobre cómo pueden ayudarte las herramientas de contabilidad analítica a progresar en el camino de la gestión basada en datos para la toma de decisiones, contacta con nosotros.