Optimización de caducidades: el dolor de cabeza de los artículos perecederos

Optimización de caducidades

Gestionar los artículos perecederos siempre es un reto. El almacén se convierte en una especie de nevera. Y la tecnología se presenta como un elemento fundamental para proteger esta mercancía. Para que todo funcione a la perfección, el ERP deberá controlar qué se mueve y hacia dónde se mueve. En 3 minutos te contamos cómo practicar una gestión inteligente del almacén, teniendo en cuenta la optimización de caducidades, ubicación y trazabilidad, entre otras cosas.

La gestión del almacén es siempre un grandísimo desafío para las pymes. Pero, cuando manejan productos perecederos, el reto es aún mayor. Hay que evitar que se estropeen las mercancías y garantizar las condiciones óptimas para su mantenimiento. Por supuesto, también hay que optimizar la ubicación de los artículos para aprovechar al máximo el espacio y para agilizar las entradas y salidas.

La gestión es clave en este punto. Y, de hecho, cada vez que se mueve mercancía perecedera en el almacén, el software ERP debe estar informado. Gestionar a mano todos estos movimientos es altamente complicado en almacenes pequeños. En depósitos medianos y grandes es, sencillamente, imposible por la cantidad de entradas y salidas de mercancías.

En cualquier almacén podemos encontrarnos, movimientos contra terceros -entradas y salidas de mercancías que se entregan a un cliente o traspasos de artículos entre almacenes-. Pero, también, vemos movimientos que se producen por regularización, o movimientos por fabricación, por ejemplo. Lo que quiero decir es que, la naturaleza de las entradas y salidas de mercancías es variada. Y, por lo tanto, es necesario, disponer de una solución tecnológica que facilite, agilice y proporcione la seguridad necesaria. En el siguiente vídeo, Pablo Couso, director comercial de Datisa, nos da algunas claves de la gestión inteligente de un almacén con productos perecederos.

Trazabilidad: la piedra angular de la optimización de caducidades

La optimización de caducidades es clave para gestionar la trazabilidad con éxito. Y viceversa. ¿qué es más importante, lotes y caducidades o trazabilidad? En realidad, son dos caras de una misma moneda. Ambos están íntimamente relacionados y son clave para cumplir con las normativas legales. Pero, también, para identificar un artículo, a quién se ha entregado, y en qué fecha, por si fuera necesario retirarlo del mercado.

En otras palabras, el concepto de trazabilidad responde a la necesidad de identificar/clasificar las diferentes remesas de entradas y salidas de un mismo artículo. Y nos permite su seguimiento desde su elaboración hasta su consumo. No solo es el entorno alimentario el que necesita los controles de trazabilidad. Este control también es propio de entornos como Restauración, Químicos, Farmacéutico o Electrónica. Sectores obligados a controlar e identificar cada paso de la cadena de producción y/o distribución.

Las remesas se diferencian en cada sector en función de la naturaleza de los artículos, lotes y caducidades, números de serie, etc. Lo que sí está claro es que la problemática asociada a la optimización de caducidades y a la trazabilidad afecta tanto a las empresas comerciales -compra/venta-, como a las industriales -transformación- Y, por supuesto, es propia tanto de pymes como de grandes empresas.

Además del componente legal de la trazabilidad es importante mencionar el aspecto relacionado con el almacén.  En este sentido, hay que señalar que la gestión del almacén es, en sí misma, necesaria para mejorar la productividad. Pero, además, si se suma una gestión inteligente de la trazabilidad, se pueden evitar grandes pérdidas. Por ejemplo: se evita la caducidad de parte del inventario que podría obligar a tirar parte de la mercancía. Por tanto, hay que controlar: entradas, stock por lotes/remesas, control de caducidades, movimientos entre almacenes, inventarios o por fabricación, etiquetas, etc.

La trazabilidad desde diferentes ángulos

Además de los aspectos legales y los relacionados con el almacén, la trazabilidad debe tratarse desde diferentes prismas:

Producción

El control en planta de remesas/lotes/caducidades por materia prima y producto terminado y el etiquetado garantizan la calidad del producto. Pero, además, establecen protocolos en los procesos, mejorando la productividad.

Punto de Venta

Sugerencia y Control de lotes y caducidades pudiendo sacar al mercado aquellos lotes que caduquen antes. De esta manera se mejora el servicio al cliente clientes y se evitan perjuicios por pérdidas de mercancías caducadas.

Administrativo

La gestión administrativa de los documentos permite evitar pérdidas de información. Y, también facilita la respuesta documentada ante una emergencia. La información puede incluirse en los documentos comerciales: albaranes, facturas, tickets …

En todo caso, la mejor opción para optimizar la gestión de la trazabilidad es un sistema de gestión que sea capaz de integrar todas las áreas y proporcionar el control y la información que la empresa necesita.

Software ERP: la mejor opción para la optimización de caducidades

La trazabilidad como elemento sujeto a la problemática expuesta está directamente relacionada con la productividad/rentabilidad de la empresa.

Las exigentes regulaciones de la UE demandan, especialmente para ciertos sectores, contar con sistemas de trazabilidad comprobables. Los tiempos de respuesta exigidos y los volúmenes de información a administrar, convierten a la tecnología informática en una inversión que asegura la llegada de los productos a los mercados compradores más exigentes en las condiciones óptimas. De hecho, cada vez más empresas utilizan la trazabilidad como argumento de calidad frente a los consumidores. Lo hacen poniendo en valor su capacidad para reaccionar ante posibles incidencias.

Contar con herramientas de software que nos ayuden a gestionar la trazabilidad desde un punto de vista integral en todas las áreas de la empresa, es clave para reducir costes. Por supuesto, también para obtener un mayor rendimiento de los recursos. Y, además, aumenta la eficacia de la gestión interna proporcionando más y mejor información sobre productos y procesos.

En definitiva, un ERP integrará el sistema de trazabilidad dentro del conjunto de protocolos de la organización. Y ayudará a la creación de sinergias que producirán un efecto multiplicador en la productividad. Si estás buscando una herramienta sobre la que apoyar tu sistema de trazabilidad, o con el que impulsar la optimización de caducidades Descarga gratis la “Guía para elegir ERP”.

Beneficios de la optimización de caducidades

Definir los lotes y caducidades permite controlar la calidad de artículos idénticos entre sí, tanto en la forma, como en su fecha de fabricación. En el caso de que estemos hablando de productos o artículos perecederos, cada lote deberá ir acompañado de su fecha de caducidad correspondiente.

Un ERP con funciones de trazabilidad como el de Datisa, facilita la entrada de todos los artículos, les proporciona su registro de Lote y Caducidad y facilita el acceso a toda la información y movimientos de esos lotes. Es una forma sencilla e inteligente de rastrear y acceder fácilmente a la información sobre un lote de productos. En definitiva, de tener identificado en todo momento el lote, desde la cadena de suministro, hasta el punto de venta.

Pero, además de la identificación sencilla o el cumplimiento de los requisitos legales, los números de serie y de lote son clave por otras razones. Se me ocurren las siguientes:

Mejorar el control de calidad

• Seguimiento de lotes defectuosos
• Triangular materias primas y piezas defectuosas dentro de la cadena de suministro
• Retirar determinados artículos de lotes específicos
• Asegurar que los productos se vendan o se distribuyan conforme a las condiciones de vencimiento pactadas para evitar deterioros, desperdicios o pérdidas

Garantizar del cumplimiento normativo

• Es posible que la ley exija un sistema sólido de seguimiento de lotes dependiendo de qué y dónde se comercialicen o distribuyan los productos.

Optimizar la seguridad

• Los números de serie son indispensables cuando se trata de reclamaciones de garantía y productos robados o falsificados, por ejemplo

Mejorar la relación con los clientes

• Vincular la información de la garantía o la cobertura asociada a cualquier artículo a sus números de serie ayuda a proteger a la empresa y a los clientes. Y, por supuesto, a los consumidores en caso de que sea necesario reemplazar o reparar cualquier artículo.

Acelerar el seguimiento de lotes y caducidades y mejorar su precisión

• La automatización de lotes y caducidades imprime rapidez y precisión frente a los sistemas manuales que, además, pueden incurrir en errores y generar costes.

Hacer una entrega inteligente

• Conocer la caducidad de todos los lotes de los distintos artículos que tenemos en el almacén permite una entrega inteligente de la mercancía.

Optimizar la ubicación

• Una ubicación eficiente implica poder decidir con qué sistemas trabajar para optimizar el espacio dentro del almacén. Ya sea un sistema de ubicación estática o un sistema de ubicación dinámica, la opción de decidir es, en si misma, una ventaja competitiva. Especialmente si hablamos de productos perecederos. En este caso, la gestión inteligente de la ubicación de la mercancía es aún más importante. Precisamente, para poder “sacar” antes la que caduca primero. Y, colocar en el lugar adecuado la que caduca más tarde.

Muchas pymes que no llevaban un control sistematizado de lotes y caducidades implantan el sistema, básicamente, para cumplir con las exigencias normativas. Sin embargo, pronto comprueban la cantidad de beneficios que proporciona la tecnología para optimizar la gestión del almacén, en todos los sentidos.

Desde la entrada única de datos hasta la explotación inteligente de la información para la toma de decisiones, un ERP facilita el control. Pero, también proporciona un conocimiento exhaustivo de lo que sucede con las mercancías que entran y salen del almacén. También, conocimiento sobre lo que permanece almacenado, el tiempo, el espacio, las condiciones…. Si quieres saber más, contacta con nosotros.