¿Qué es un ERP? 6 claves para elegir sin equivocarte

¿Qué es un ERP?

Explicado de una manera sencilla un ERP -Enterprise Resourcing Planning- es un sistema de gestión de recursos empresariales. Una solución, modular y flexible que permite automatizar e integrar, gran parte de las operaciones que tienen lugar en el seno de una organización ya sea en el área de producción, comercial o financiero-contable, entre otras.

A pesar de hablar de un sistema modular, en realidad, los ERP operan como un “todo”. O sea, integrando y centralizando toda la información de valor en su base de datos, proporcionando un acceso sencillo y seguro y optimizando -vía automatización- los procesos de negocio.

Los sistemas ERP ayudan a integrar la gestión de las diferentes áreas que componen una organización y a conectar la información de unos entornos con otros. Esto, a su vez, permite unificar los datos y, proporcionar una visión más global del negocio.

ERP, desterrando mitos

Los ERP, no son sistemas de reciente creación. Su origen se remonta a los años ´60 del siglo pasado, desarrollados inicialmente como sencillos programas para monitorizar inventarios.

Con el paso del tiempo estos sistemas se han ido perfeccionando, con nuevas y potentes funcionalidades y mejoras significativas en cuanto a la usabilidad, la rapidez y la sencillez.

Hoy en día lo que se espera de un ERP es que sea un sistema de gestión empresarial completo que nos ayude a gestionar todas las áreas de la compañía y que esté integrado con otros sistemas como CRM, BI, HR, plataformas e-commerce…

Pero también se han ido generando mitos en torno a la viabilidad del ERP para empresas de menor tamaño, como pueden ser las pymes. Uno de los bulos que más han circulado ha sido el del precio.

De hecho, aún hoy, nos encontramos con quienes piensan que son aplicativos caros, que no se adaptan a las necesidades concretas de determinados negocios o que los costes de implementación y mantenimiento son elevados.

Lo cierto es que, la tecnología Cloud y los diferentes modelos de explotación como SaaS, o el pago por uso, han democratizado el acceso a este tipo de aplicativos. En este sentido, hoy lo que se recomienda a las pymes que estén en búsqueda activa de un sistema ERP es que analicen sus necesidades y valoren, en función de las funcionalidades que proporcionen.

El precio ya no es un problema, ni en cuanto a la implementación ni en cuanto al mantenimiento, pues son costes y responsabilidades que puede acometer el proveedor.

Con respecto a la resolución de necesidades concretas, lo cierto es que, encontramos ERP verticales que operan de manera eficiente en entornos como pueden ser el hotelero, el de restauración o el de construcción, con necesidades tan específicas que requieren el uso de soluciones especializadas. No siempre es así, y, en la mayoría de los casos, lo ideal es apostar por un modelo estándar que facilite la integración con otro tipo de soluciones sectoriales, que respondan a aspectos mucho más precisos.

ERP, beneficios y ventajas

Los beneficios que reportan los ERP se encuentran incluidos ya en su propia definición, al decir que se trata de un sistema de planificación de recursos empresariales. Planificar los recursos de una empresa implica distribuirlos de manera adecuada para eficientar procesos, operaciones y resultados.

Pero más allá de esto, los ERP impulsan la colaboración entre las diferentes áreas del negocio, automatizan determinados procesos y mejoran el rendimiento de las personas pues evitan la duplicación y/o repetición de tareas y la comprobación recurrente de los resultados. Estos sistemas proporcionan una fiabilidad de la información cercana al 100%.

Con todo lo dicho hasta ahora, es fácil deducir que utilizar un ERP también acelera y mejora la toma de decisiones ya que se puede acceder a la información -en tiempo real- totalmente actualizada, datos aislados o relacionados, históricos, análisis, estadísticas o informes, todo lo necesario sobre lo que apoyar una decisión.

Por lo tanto, los beneficios que reporta un ERP a las empresas se pueden resumir en los siguientes puntos:

1. Optimización y eficiencia de procesos
2. Ahorro de costes y recursos
3. Acceso sencillo y seguro a la información
4. Impulso de la colaboración e intercambio fluido de la información entre áreas y equipos diferentes
5. Incremento del rendimiento y mejora de la productividad
6. Retorno de la inversión asegurado
7. Mejora de la toma de decisiones
8. Mejor planificación de los recursos y visión a largo plazo para actuar en escenarios futuros
9. Actualización automática de datos que evita duplicidades
10. Agilidad, flexibilidad y control en procesos, operaciones y resultados

ERP, claves para elegir bien

En la elección de un ERP como en la de cualquier otro aplicativo de gestión es necesario calibrar bien lo que se necesita, de verdad, para acotar la búsqueda, centrándose en aquellas soluciones que realmente satisfagan nuestras demandas. ¡Ojo!, hay que mirar también en la distancia y apostar por aquellos sistemas que proporcionen la elasticidad suficiente como para acompañar el crecimiento futuro.

Por otro lado, además de la funcionalidad, será importante también poner el foco en la simplicidad porque de poco sirve una solución potente y amplia si presenta un uso complicado y ralentiza, su utilización eficiente. Es decir, que habrá que buscar un aplicativo que sea intuitivo y amigable.

Dicho esto, una de las cuestiones que me parecen más estratégicas respecto a los criterios para elegir un ERP es la que tiene que ver con los servicios. Una solución sin los servicios adecuados es una solución incompleta. O, mejor dicho, es una herramienta, pero no será nunca una solución. Cuando hablo de servicios, me refiero a una amplia gama de ellos.

Por un lado, desde una perspectiva personal, agradezco esa sensación de acompañamiento que me proporciona la seguridad que necesito cuando me muevo en un entorno que no domino.

En este sentido, por ejemplo, cuando una pyme busca un software contable no hay que pedirle que sea un experto en tecnología. Los responsables de este tipo de empresas lo saben y, por eso, como me pasa a mí, estoy convencida de que agradecerán la “compañía” de un experto que le guíe a través de las diferentes opciones y que le recomiende aquella solución que mejor se adapta a sus requerimientos.

Pero, este acompañamiento debe prolongarse a los procesos de implementación -uno de los momentos clave a la hora de apostar por la tecnología- y mucho más allá. Naturalmente hablo de los servicios de post venta, formación, atención al cliente o servicio técnico y mantenimiento. Comprar o implementar sucede una vez, pero disfrutar del servicio es algo que se prolonga en el tiempo.

Algunas de las cuestiones que deben guiar a las pymes en la elección de un ERP

• Experiencia del proveedor que proporciona la confianza y la fiabilidad que se necesita para emprender el camino. Ten en cuenta que un ERP impacta sobre procesos muy estratégicos, alguno de ellos, muy legislados -impuestos, por ejemplo-. Por lo tanto, saber que tu proveedor es, también, experto en la legislación aportará la seguridad de que el sistema que te propone abordará todos los cambios legislativos que se produzcan.
• Velocidad y sencillez que son dos conceptos estrechamente relacionados. Si el software es sencillo e intuitivo su utilización impulsará esa velocidad que necesitan las pymes para competir en el mercado actual. Importante que el aplicativo incorporé automatismos y que evite las tareas repetitivas y las comprobaciones recurrentes.
• Modularidad y escalabilidad para facilitar el crecimiento de la solución y la integración con otros aplicativos complementarios.
• Estándar y con amplias funcionalidades, aunque muchas veces pensamos que son ideas contrapuestas, no siempre es así. De hecho, encontramos en el mercado soluciones como Datisa que proporcionan amplias funcionalidades en sus versiones estándar, que puedes utilizar o no, dependiendo de tu nivel de necesidad. Pero, son funciones incluidas, sin costes extras, que te dan la seguridad de contar con una solución capaz de responder en escenarios diferentes al actual.
• Movilidad, indispensable en los tiempos que corren en los que da igual desde donde te contactes o, a través de qué dispositivo. ¡Ojo! movilidad no solo tiene que ver con que el programa sea o no responsive. El concepto va más allá de eso, apuntando más a la conectividad y al acceso remoto.
• Servicios de calidad, una de las claves del éxito de la tecnología en las pymes. Es estratégico que cualquier aplicativo esté respaldado por servicios de “amplio espectro” que abarquen todas y cada una de las fases del proceso.
• Implementación sin grietas, guiada por profesionales expertos, cualificados y con un trato cercano, algo que imprime velocidad al proceso de implementación, quizá, el momento más definitivo dentro de cualquier proceso de introducción de la tecnología en el entorno pyme.