Ventajas de la utilización de automatismos en la Contabilidad

La utilización de automatismos en la contabilidad

En los últimos años, las pequeñas y medianas empresas españolas han registrado un avance importante en la utilización de automatismos en contabilidad.

Sin embargo, y a pesar de que el uso de soluciones avanzadas en este ámbito siga creciendo día tras día, en sustitución de las engorrosas hojas de cálculo, muchas de estas organizaciones todavía desaprovechan una parte importante de sus capacidades.

Y es que, además de contabilizar el debe y haber,  de evitar descuadres  y de cumplir con las obligaciones legales y fiscales, las soluciones informáticas aportan todo un conjunto de automatismos, que son capaces de marcar un ‘antes’ y un ‘después’ en el trabajo del contable. Muchos profesionales, sin embargo, no exportan estas capacidades lo suficiente, sobre todo por desconocimiento.

Utilizar este tipo de automatismos hace que reduzcamos drásticamente el tiempo de contabilización. Esto mejora profundamente la productividad de los profesionales que se dedican a esta área.

Pequeñas ayudas, que nos hacen la vida más fácil

Entre estos automatismos destacan funcionalidades tan puntuales como los patrones o asientos semiautomáticos, que permiten agilizar al máximo la generación de asientos en múltiples operaciones sin factura, como la contabilización de las comisiones bancarias, las amortizaciones mensuales, el pago de seguros de vehículos o el reflejo en la contabilidad de los importes de las nóminas.

Para la automatización de estas tareas, también se podría recurrir a la copia de asientos, igual de rápida que los patrones e incluso más, siempre y cuando se extreme el cuidado al sobrescribir los datos.

Otro automatismos en contabilidad

Otro automatismo útil en los sistemas de gestión contable son los Asientos de Cobros y Pagos, que facilitan la generación de un extracto de facturas, para que el administrativo seleccione cómodamente aquellas que se quieran abonar. Dicha capacidad también permite la generación automática de un asiento por el importe de todas las facturas abonadas o la impresión automática de cheques, pagarés o cartas para clientes, con los datos e importes de la solución.

No menos importantes en la labor administrativa son los automatismos en contabilidad para el registro de facturas, que son capaces de aprovechar toda la información de CIFs, IVA habitual o formas de pago definida en las fichas de clientes y proveedores, para tener que introducir poca o ninguna información en la generación o el registro de las facturas.

A estas capacidades se suman las funciones para la el pago de facturas desde previsión, y para la contabilización automática de las remesas generadas, su imputación al debe y haber, y hasta su punteo.

Un elemento clave para asegurar la fiabilidad de la información, también es el punteo, que ayuda a evitar descuadres entre los saldos contables y del banco, permiten el cruce de facturas de clientes y proveedores con sus correspondientes cobros y pagos, la comprobación de los movimientos individuales en una cuenta puente, por ejemplo, de tarjetas VISA o la identificación de las facturas correspondientes a un total de IVA declarado.

Conclusión

Por insignificantes que parezcan estos y otros múltiples automatismos en los sistemas de gestión contable para la Pyme,  los mismos pueden suponer un ahorro de tiempo y esfuerzo fundamentales en el trabajo del contable, y la eliminación de múltiples errores.

De nuevo, la única vía para su óptimo aprovechamiento es la formación. Las Pymes también necesitan una concepción más abierta de la contabilidad y de su valor en la mejora del negocio, y no sólo en el cumplimiento de las exigencias legales.

¡Ahora ya sabes cómo aprovechar los automatismos en contabilidad para tu empresa!