VeriFactu: Tu aliado en la nueva era de la facturación

Como expertos en soluciones ERP, queremos presentarte Verifactu, el innovador sistema que está revolucionando el panorama de la facturación en España.

Este nuevo mecanismo, surgido de la Ley Antifraude, promete transformar la manera en que tú y tu empresa gestionáis los procesos de facturación, aportando una transparencia sin precedentes.

¿Qué es el sistema VeriFactu ?

Verifactu es un sistema que te permitirá enviar tus registros de facturación de forma automática y electrónica a la Agencia Tributaria (AEAT).

Su objetivo es garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y autónomos sean registradas y enviadas a Hacienda de forma segura, automática e inalterable.

Este sistema entrará en vigor de forma escalonada entre enero y julio de 2026. Su implementación será obligatoria para todas las empresas que utilicen programas informáticos de facturación, con algunas excepciones.

¿A quién afecta VariFactu? Calendario oficial de implantación

Impacta directamente a los empresarios que utilicen software para cumplir con la obligación de facturación.

No se aplica a los contribuyentes que estén con el SII o a los territorios forales que ya tienen su sistema propio como Ticket Bai en País Vasco.

Además su calendario de implementación ha variado desde su anuncio, aquí te lo resumimos actualizado y según el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024, los plazos definitivos para la entrada en vigor de VeriFactu son los siguientes:

• 29 de julio de 2025 → Fecha límite para que los desarrolladores adapten su software de facturación.

• 1 de enero de 2026 → Aplicable a sociedades y empresas obligadas a utilizar software de facturación.

• 1 de julio de 2026 → Entrada en vigor para autónomos y otras entidades no obligadas al SII.

¿Es obligatorio? ¿es lo de la factura electrónica?

En realidad el sistema Verifactu no será obligatorio, sino que te podrás acoger a la modalidad conocida como no verifactu.

Obviamente en hacienda quieren radiografiar todos nuestros movimientos y por eso van a fomentar el Verifactu y van a poner mucho enfasis en vigilar los negocios que no se acojan al sistema.

Todo este tema no está relacionado directamente con la factura electrónica que solo afecta a los negocios B2B. (si quieres saber más sobre la factura electrónica, hemos escrito una artículo muy interesante sobre el tema)

Si bien hablando del software, tu sistema de facturación tendrá que ser capaz de hacer las dos cosas. Tienes que estar muy atento a eso, ya que en caso contrario puedes tener problemas.

Más adelante en el artículo hablamos de posibles sanciones si no se cumple o se cumple mal la normativa.

Diferencias entre VeriFactu y el SII

Verifactu o no Verifactu he ahí la cuestión…

Lo primero que tendrás que hacer es optar por uno de estos dos sistemas en tu empresa. En la siguiente infografía puedes ver una comparativa de los dos sistemas para ayudarte a decidir.

Es difícil dar un consejo sobre que sistema deberías utilizar, más que nada porque cada situación y cada empresa son diferentes.

En cualquier caso si que pensamos que la administración va a ir empujando hacia el sistema Verifactu.

Y aunque no tenemos la bola de cristal, lo que si tenemos es un software de facturación que cumple con todos los requerimientos legales y que lo seguirá haciendo puntualmente (es una promesa con nuestros clientes que llevamos cumpliendo más de 40 años).

¿Cuáles son sus características?

Cuenta con varias características específicas que lo diferencian de otros sistemas de facturación:

• Transmisión electrónica: Te facilitará el envío directo de información a la AEAT, ahorrándote tiempo y recursos.
• Voluntariedad inicial: Por el momento, su adopción es opcional, pero te recomendamos prepararte con antelación.
• Identificación única: Cada factura Verifactu contará con un identificador especial, mejorando la trazabilidad de tus transacciones.

Cómo Verifactu impactará en tu empresa

Verifactu afectará principalmente a ti como obligado tributario, es decir, si eres una empresa que emite facturas.

Es crucial que entiendas que este sistema cambiará la forma en que identificas y gestionas tus facturas.

Ventajas que obtendrás con Verifactu

La adopción de Verifactu te traerá numerosos beneficios:

1. Mayor transparencia fiscal: Mejorarás tu relación con la administración tributaria.

2. Reducción de errores en la facturación: Minimizarás discrepancias y potenciales problemas con la AEAT.

3. Agilización de procesos administrativos: Liberarás recursos para tareas de mayor valor añadido.

4. Mejora en la eficiencia operativa: Automatizarás procesos, permitiéndote enfocarte en el crecimiento de tu negocio.

¿Cómo cambiará Verifactu el área administrativa de las empresas?

Como propietario o gestor de una PYME, es fundamental que comprendas cómo Verifactu afectará específicamente a tu negocio. Este sistema está diseñado para modernizar y optimizar los procesos de facturación, lo cual tendrá un impacto directo en la operativa diaria de tu empresa.

Tendrás que asegurarte de que tu software de gestión esté preparado para cumplir con los requisitos de Verifactu. Esto puede implicar una inversión inicial en actualización o adquisición de nuevas herramientas tecnológicas.

• Mejora en la gestión financiera: Verifactu te proporcionará una visión más clara y en tiempo real de tu situación financiera. Esto te permitirá tomar decisiones más informadas y estratégicas para el crecimiento de tu negocio.
• Reducción de cargas administrativas: A largo plazo, la automatización que ofrece Verifactu reducirá significativamente el tiempo que dedicas a tareas administrativas relacionadas con la facturación. Esto te permitirá enfocarte más en aspectos clave de tu negocio, como la atención al cliente o el desarrollo de productos.
• Cumplimiento normativo simplificado: Con Verifactu, el cumplimiento de tus obligaciones fiscales se simplificará enormemente. Esto reducirá el riesgo de errores y posibles sanciones, proporcionándote mayor tranquilidad en la gestión de tu PYME.

Pasos para implementar Verifactu

Para asegurar una transición suave hacia Verifactu, te recomendamos seguir estos pasos:

1. Evalúa tu sistema actual: Analiza si tu software de gestión actual es compatible con los requisitos de Verifactu. Si trabajas con Datisa puedes dejar todo en nuestras manos.

2. Planifica la actualización: Si es necesario, programa la actualización o adquisición de nuevo software con tiempo suficiente.

3. Forma a tu equipo: Asegúrate de que todo tu personal relevante esté capacitado para utilizar el nuevo sistema.

4. Revisa tus procesos: Identifica áreas de tu proceso de facturación que puedan necesitar ajustes para alinearse con Verifactu.

5. Consulta con expertos: No dudes en buscar asesoramiento profesional para garantizar una implementación exitosa. Puedes contactar con nosotros si tienes alguna duda.

El futuro de la facturación con Verifactu

Verifactu representa un paso adelante en la modernización de los procesos de facturación en España. Como PYME, esta es tu oportunidad de posicionarte a la vanguardia de la transformación digital en el ámbito fiscal.

• Competitividad mejorada: Al adoptar Verifactu, estarás demostrando tu compromiso con la transparencia y la eficiencia, lo cual puede mejorar tu reputación frente a clientes y proveedores.
• Preparación para futuras regulaciones: Aunque actualmente Verifactu es voluntario, es probable que se convierta en obligatorio en el futuro. Al adoptarlo temprano, te asegurarás de estar preparado para cualquier cambio regulatorio.

¿Qué pasa si no te adaptas?

Como empresa o autónomo, es crucial que entiendas las posibles repercusiones de no adaptarte a Verifactu. Las consecuencias pueden ser significativas tanto en términos económicos como operativos:

Sanciones económicas

La falta de cumplimiento con Verifactu puede resultar en multas sustanciales:

• Multas para empresas y autónomos: Si utilizas un software que no cumple con los requisitos de Verifactu, te enfrentas a una sanción de hasta 50.000 euros por ejercicio fiscal23. Esto significa que podrías estar acumulando multas año tras año si no te adaptas.
• Sanciones recurrentes: Es importante destacar que estas multas pueden aplicarse por cada ejercicio fiscal en el que no cumplas con la normativa, lo que podría llevar a una acumulación significativa de sanciones a lo largo del tiempo.

Problemas operativos y legales

Más allá de las multas, no utilizar Verifactu puede generar otros problemas:

• Invalidez de facturas: Tus facturas podrían no ser consideradas válidas por la Agencia Tributaria, lo que podría complicar tus relaciones comerciales y tu contabilidad4.
• Dificultades en auditorías fiscales: Sin un sistema que cumpla con Verifactu, podrías enfrentar complicaciones durante las inspecciones fiscales, lo que podría resultar en procesos largos y costosos.
• Pérdida de credibilidad empresarial: El incumplimiento de normativas fiscales puede dañar tu reputación frente a clientes, proveedores y entidades financieras.
• Obstáculos en trámites administrativos: Podrías encontrar dificultades al realizar trámites con la administración pública o al solicitar subvenciones o ayudas.
• Desventaja competitiva: Tus competidores que sí cumplan con Verifactu podrían tener una ventaja en términos de eficiencia y cumplimiento legal.

Para evitar estas consecuencias negativas, te recomendamos:

• Actuar proactivamente: No esperes hasta el último momento para adaptar tu sistema de facturación a Verifactu.
• Consultar con expertos: Busca asesoramiento profesional para asegurarte de que tu implementación de Verifactu sea correcta y completa.
• Invertir en software certificado: Asegúrate de utilizar un software de facturación que cumpla con todos los requisitos de Verifactu.
• Formar a tu equipo: Capacita a tu personal para que comprendan y utilicen correctamente el nuevo sistema de facturación.

Recuerda, la adaptación a Verifactu no es solo una obligación legal, sino también una oportunidad para modernizar tus procesos de facturación y mejorar la eficiencia de tu negocio. Al cumplir con esta normativa, no solo evitarás sanciones, sino que también posicionarás a tu empresa para un futuro más digitalizado y transparente.

Preguntas frecuentes sobre VeriFactu

¿VeriFactu es obligatorio para todas las empresas?

No para todas, pero sí para aquellas que usen programas informáticos de facturación.
Según el Real Decreto 1007/2023, el uso de software de facturación adaptado a los requisitos técnicos de VeriFactu será obligatorio para empresas y autónomos que no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) ni al sistema foral vasco (TicketBAI).

Además, aunque el envío automático de las facturas a la AEAT es voluntario, se recomienda hacerlo porque reduce el riesgo de inspecciones y simplifica la gestión fiscal.

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

• El 29 de julio de 2025 es la fecha límite para que los desarrolladores de software adapten sus programas y se homologuen.

• 1 de enero de 2026: obligatorio para sociedades mercantiles.

• 1 de julio de 2026: obligatorio para autónomos, microempresas y profesionales que emitan facturas.

Este calendario escalonado permite a las empresas prepararse con antelación y evitar sanciones.

¿Qué pasa si no adapto mi software a VeriFactu?

Las consecuencias pueden ser graves. La Ley Antifraude establece que el uso de software que permita la manipulación de datos o que no cumpla los requisitos técnicos de VeriFactu puede suponer:

• Multas de hasta 50.000 € por ejercicio fiscal.

• Pérdida de la deducibilidad de los gastos si las facturas no cumplen.

• Mayor probabilidad de inspecciones y revisión tributaria.

¿Cuáles son los requisitos técnicos mínimos del software?

Tu software debe estar adaptado para cumplir con varios requisitos, entre ellos:

• Generación de un registro seguro de facturación en formato XML.

• Firma electrónica del fichero XML.

• Inserción automática en la factura de un código QR y de la leyenda “VERI*FACTU”.

• Registro de todos los eventos: creación, modificación o anulación de facturas.

• Mecanismos para impedir la alteración de los datos una vez emitidos.

¿Qué ventajas tiene enviar las facturas a la AEAT?

Aunque el envío es voluntario, hacerlo implica beneficios:

• La AEAT considera que el contribuyente no necesita justificar la veracidad de la factura, salvo prueba en contrario.

• Se reduce la carga probatoria en inspecciones.

• Podría facilitar la devolución rápida del IVA.

• Simplifica las obligaciones contables a futuro si se generaliza el uso.

¿Puedo seguir facturando con Excel, Word o plantillas manuales?

No. A partir de la fecha de entrada en vigor, solo podrá utilizarse software adaptado a los requisitos del Reglamento de facturación.
Herramientas como Excel, Word o cualquier programa que no registre los eventos ni genere archivos XML firmados no cumplen con VeriFactu.

¿En qué se diferencia VeriFactu de TicketBAI?

TicketBAI es un sistema similar, pero aplicable solo en el País Vasco (Gipuzkoa, Bizkaia y Álava).
Ambos tienen objetivos comunes, pero diferencias clave:

Conclusión: Tu camino hacia la excelencia fiscal

Verifactu no es solo un cambio en la forma de facturar; es una oportunidad para que tu PYME se modernice, sea más eficiente y transparente. Desde Datisa, estamos comprometidos a acompañarte en este viaje hacia la facturación del futuro. Nuestro software de ERP está en constante evolución para asegurar que cumplas con todos los requisitos de Verifactu, garantizándote una integración sin problemas.

Recuerda, la adopción temprana de Verifactu no solo te ayudará a cumplir con las normativas, sino que también te posicionará como un líder en innovación dentro de tu sector. Prepárate para el futuro de la facturación y lleva tu PYME al siguiente nivel con Verifactu.

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