Algunas razones por las que un ERP no cumple las expectativas generadas

 Aquellas empresas que están considerando implementar un nuevo ERP deben saber a lo que se enfrentan. Muchos de los proyectos fracasan o no aportan la totalidad de las ventajas esperadas bien porque se superan los costes, bien porque no se cumplen los plazos o bien, porque el sistema no responde a las expectativas creadas. Es una realidad y no debemos cerrar los ojos sino, más bien, identificar las causas y proponer soluciones.

Implementar un ERP es, todavía, algo nuevo para muchas pymes que carecen de experiencia en la puesta en marcha de este tipo de proyectos TI. Se da la circunstancia de que, muchas veces, la organización -o sus responsables- se van formando de manera gradual y progresiva durante el proceso de implementación. O, cuánto menos, van adquiriendo más información sobre funcionalidades, manejo y beneficios. La consecuencia es que, en esas etapas iniciales del proyecto es cuando las empresas empiezan a desarrollar su know-how sobre la solución que utilizarán lo que pone en riesgo todo el proyecto.

Tengo la impresión de que los proyectos de implementación no fallan como consecuencia de una mala elección, un proveedor ineficiente o una solución escasa en funcionalidad y servicio. Se me ocurren algunas razones que pueden poner en peligro el proyecto y, también, algunas soluciones para remediarlo.

Objetivos mal definidos

Muchas pymes creen que implementar un ERP será la barita mágica con la que podrán solucionar todos sus problemas, pero no dedican el tiempo suficiente para definir qué aspectos concretos están tratando de mejorar (procesos, tareas, funciones, …) ni tampoco, de qué manera evaluarán los resultados obtenidos. Lo que sí es cierto es que todos los departamentos esperan una mejora sustancial y que, abordar todo el cambio de golpe, no siempre es la mejor opción. Por lo tanto, hay que determinar dónde están las prioridades. Cuando no se dibuja un mapa detallado de dónde se quiere ir, que sirva de guía en el camino, es muy posible que el proyecto acabe perdiéndose en medio de un montón de distracciones, pensamientos a corto plazo, pequeños contratiempos, etc.

¿Cómo hacer para que la implementación de un ERP cumpla
con las expectativas generadas Share on X

Por lo tanto, la primera clave está en definir unos objetivos claros, por ejemplo, disminuir la tasa de errores, reducir los tiempos de producción, optimizar los procesos comerciales, mejorar la calidad del servicio, impulsar la colaboración interdepartamental, automatizar y establecer flujos de trabajo precisos, etc.

Falta de compromiso

Implementar un ERP requiere una dosis extra de compromiso y, a veces, también, un poco más de trabajo adicional.  Es así. Nos guste o no, por muy sencillo que sea el proceso de implementación estamos hablando de una solución que cambiará los procesos y, que, por tanto, requiere la inversión de tiempo para aprender los nuevos modelos, el funcionamiento de la solución, etc. Si el equipo no percibe que hay una conexión entre el líder y los usuarios, el proyecto puede fracasar. Porque implementar un ERP no consiste en apretar un botón y hacer que todo pase automáticamente: se necesita tiempo y atención.

Para tener éxito es importante implementar una comunicación fluida, clara y frecuente, con todos los implicados sobre las expectativas del proyecto. También hay que ayudar a liberar los recursos necesarios, mantener una actitud positiva, mostrar interés y disponibilidad para las sesiones de formación y planificación. O sea que, elegir a las personas adecuadas para liderar el proyecto también es clave para impulsar su éxito.

Falta de comunicación abierta

Si no se responden con claridad a las preguntas, dudas y sugerencias de los usuarios, es posible que empiecen a surgir rumores y que la negatividad se instale en el equipo, creando un serio obstáculo para la implementación. Lo que funciona, sí o sí, es la transparencia y la claridad desde el principio. En las semanas previas a la implementación, incluso, se pueden utilizar todas las herramientas disponibles para generar un flujo de información permanente. Cuando la gente no ve que realmente se esté progresando, ni hacia dónde se dirige existe un problema de comunicación que se deberá resolver para seguir avanzando.

Procesos sin definir de manera clara

Para que un ERP pueda mapear, o rediseñar, los procesos de una empresa se deben documentar de una manera clara y exhaustiva los procesos actuales. Es una tarea compleja, que necesita tiempo porque, sin duda, es un trabajo preliminar importante. En este sentido, quizá el proveedor de software podría ayudar a la organización a evaluar sus procesos y proponer determinadas áreas de mejora, antes de seguir avanzando. En este sentido habrá que tener claro qué procesos son realmente necesarios y útiles, qué procesos se pueden hacer más eficientes con la ayuda del nuevo ERP o qué workflows no se han actualizado recientemente a pesar de que los procesos hayan podido cambiar.

Nuevamente, la apertura, la transparencia y la flexibilidad tienen la solución. Es decir, si el nuevo ERP no puede reproducir un proceso concreto tal cual están acostumbrados los usuarios, quizá podría tener sentido modificar el proceso para evitar personalizaciones costosas. En todo caso, analizar y debatir es crucial.

Menospreciar la migración de datos

Migrar los datos no es solo exportar e importar un Excel, sino que precisa de una preparación meticulosa para comprobar que la información es correcta y adecuada. Un ERP no mejora, en sí mismo, la calidad de los datos. Por lo tanto, si queremos mejorar esa calidad hay que corregir duplicados, errores de ortografía, contactos desactualizados, etc. antes de la migración.

Una vez limpiados los registros se realiza el mapeo.  Cada campo anterior tiene que tener un reflejo en la nueva estructura de datos y después verificar que todo es correcto -fecha, texto, moneda, …- Solo cuando todo funciona correctamente en una simulación previa se procede a la transferencia efectiva y, se pone el sistema en producción.

En definitiva, implementar un ERP precisa de la coordinación de sistemas, procesos y personas y, por tanto, requiere de una planificación óptima y de una organización de procesos eficiente y sólida. Para las pymes carentes de experiencia en la implementación de proyectos TI es importante la competencia del proveedor tecnológico y la ayuda y soporte que este muestre antes, durante y después.