Elegir un ERP (6) – ¿Tenemos que actualizar nuestro ERP?

Ya hemos hablado en este blog de los factores que hay que tener en cuenta para elegir el ERP más adecuado para nuestra empresa. Pero ¿Y si ya tenemos ERP? ¿Cómo sé si el que tengo se sigue adaptando a las necesidades de la compañía o si es necesario actualizarlo? En nuestra opinión hay que tener en cuenta tres puntos:

¿Estamos actualizados?

Lo primero que habría que valorar es cuando fue la última vez que actualizamos ¿Qué versión tenemos y cuál está actualmente disponible en el mercado?

Los ERP´s están evolucionando contantemente y es posible que tengamos necesidades funcionales que se han desarrollado en versiones posteriores. Las nuevas versiones que desarrollan los fabricantes de software normalmente van en dos sentidos: una introducir las novedades legislativas necesarias para que los usuarios puedan cumplir con sus obligaciones legales y dos ir adaptando el software a las últimas tecnologías disponibles en el mercado.

Respecto a las novedades legislativas, usualmente son los módulos que tienen declaraciones los que sufren más cambios, ya que la AEAT suele cambiar los modelos todos los años. Una tarea administrativa que no es productiva en sí misma y que si se tiene automatizada puede ahorrar mucho tiempo y dinero. Pero, además hay otras novedades legislativas importantes que han ocurrido en los últimos tiempos como el cambio de IVA, el nuevo Plan General Contable, etc. que hacen necesario actualizarse.

Desde el punto de vista tecnológico, también se producen novedades constantemente, como nuevos sistemas operativos que aparecen en el mercado, nuevas posibilidades en el aprovechamiento de las comunicaciones, mejoras en la velocidad del rendimiento o de un tema que se habla mucho últimamente que es la adaptación de los ERP´s a la nube.

¿Aprovechamos las herramientas de las que disponemos?

El segundo punto a tener en cuenta es si somos capaces de aprovechar todas las capacidades de nuestro actual ERP ¿Tenemos la formación suficiente?

Cuando nuestro ERP está actualizado, ocasionalmente el problema es que no somos capaces de sacar el máximo rendimiento a las herramientas que disponemos. Hay veces, que lo usuarios están realizando labores de forma manual que ya contempla su ERP actual pero, no saben como utilizarlo y a veces ni siquiera que existe esa posibilidad.

Desde nuestro punto de vista, tal y como hemos mencionado a menudo en este blog, invertir en formación puede suponer un ahorro sustancial en la disminución de tiempo en la realización de ciertos cometidos y por tanto un aumento de la productividad.

Cuando no tenemos claro en que podemos mejorar, eventualmente es necesaria una consultoría. Esta nos puede ayudar a evaluar cómo se está utilizando el software, realizar estudio de necesidades y una propuesta de mejora de nuestros procesos Y  esto nos lleva al siguiente punto.

¿Tenemos todas las áreas críticas del negocio informatizadas?

El tercer punto importante, es saber si hemos aplicado la tecnología a todos los procedimientos fundamentales de nuestra compañía. Hay lagunas señales que podemos tener en cuenta, como por ejemplo, si tenemos una gran dependencia de las hojas de cálculo. ¿Realizamos informes, cálculos o controlamos áreas que podrían hacerse con nuestro ERP?

Algunas veces, es en una consultoría o por otros medios cuando detectamos el problema no es que los usuarios no tengan la suficiente formación, si no que hay parcelas que no tenemos mecanizadas.

Si llevamos muchos años con nuestro ERP puede ser que hayan ido surgiendo nuevos módulos a medida que evolucionaban las tecnologías que no estaban disponibles en ese momento. Así mismo, puede ser que quisiéramos que nuestro software creciera de forma escalonada (una de las ventajas de este tipo de herramientas) y que ha llegado la hora de ampliar sus capacidades con nuevas utilidades.

Incluso sucede en algunas ocasiones, que no sabemos que esas parcelas se puedan informatizar. Por ello, mantenerse en contacto con nuestro proveedor de soluciones y estar informado de las últimas novedades nos puede ayudar a saber que procesos automatizar de nuestra organización y por tanto, mejorar nuestra competitividad. En los días que corren, hacer más con menos es fundamental y esto sólo es posible contando con la tecnología.