ERP para garantizar la trazabilidad en la industria alimentaria y mucho más

La gestión de la trazabilidad en la industria alimentaria incluye todos los procesos y procedimientos preestablecidos y necesarios para el conocimiento del histórico, la ubicación y la trayectoria de un lote de un artículo en la cadena de suministro. Para recorrer el camino completo que recorre dicho lote, desde su origen, hasta su estado final -como artículo o bien de consumo- se necesita un ERP óptimo que facilite la asociación sistemática de un flujo de información a un flujo físico de mercancías.

Trazabilidad y seguridad, no son términos equivalentes, pero, sí complementarios. Es decir, un producto puede haber cumplido su proceso de trazabilidad y estar perfectamente “identificado” y “documentado”, pero al mismo tiempo, puede no ser seguro. Sin embargo, el hecho de cumplimentar todos los requisitos para convertirle en un producto bien trazado será imprescindible para agilizar su retirada del mercado en caso de que se produzca alguna incidencia que haga cuestionar su seguridad.

Por lo tanto, la gestión y el control eficiente de la trazabilidad facilitan, además, del cumplimiento de las exigencias legales frente a los consumidores, la reducción de costes y la optimización de los recursos y, por ende, la mejora efectiva de la rentabilidad de la empresa.

Sistema de trazabilidad, imprescindible

Desde el punto de vista legal, todas las empresas deben poder reaccionar con rapidez ante cualquier incidencia que se produzca. Y proporcionar respuestas sobre en qué almacén se encuentra el stock con un lote deteriorado, a quién hay que informar, a quién se ha vendido, a quién y cuándo se compró, qué documentos comerciales hay relacionados (albaranes, facturas, etc.) o en qué productos terminados ha intervenido como materia prima, entre otras muchas cuestiones.

Pero si analizamos la problemática desde la óptica de la gestión del almacén, trazabilidad y rentabilidad se convierten en compañeros de viaje inseparables. La gestión del almacén es fundamental en sí misma para mejorar la productividad. Pero, además, debe incorporar la gestión de la trazabilidad para evitar pérdidas producidas, por ejemplo, por la caducidad de parte del inventario. Este hecho podría obligar a desprenderse de gran parte de la mercancía adquirida y acumulada. La gestión del almacén debe tener en cuenta, igualmente, otros aspectos relevantes como:

  • las entradas de mercancías
  • el stock por lotes/remesas
  • el control de caducidades
  • los movimientos entre almacenes
  • los movimientos por fabricación
  • los inventarios
  • la regularización de los almacenes
  • las etiquetas

Facilitar siempre la trazabilidad

En cuanto a los procesos de producción, también es destacable el hecho de que el control en planta de las remesas, lotes o caducidades, por materia prima o por producto terminado y el etiquetado, garantizarán la calidad del producto. Todo ello, además, permite protocolizar los procesos, mejorando la productividad de la empresa. Una vez más, trazabilidad y rentabilidad, se dan la mano para recorrer juntos el camino.

También en el plano comercial, la gestión de la trazabilidad se hace imprescindible. Es decir, la sugerencia y el control de lotes y caducidades para sacar al mercado aquellos que caduquen antes, mejorará el servicio que se presta. Al mismo tiempo, se evitarán los perjuicios que pudiera ocasionar la comercialización y el consumo de mercancías caducadas.

Finalmente, un sistema de trazabilidad óptimo recoge también las acciones pertinentes en el aspecto de la gestión administrativa de la empresa. Disponer de todos los documentos asociados a cualquier acción o remesa, evita la pérdida de información relevante y facilita la respuesta documentada, ante una emergencia. Tener el detalle en cualquier documento comerciales, ya sean albaranes, facturas o tickets, facilita además la integración de las áreas administrativas y del almacén.

…para garantizar la rentabilidad

Desde el punto de vista legal, todas las empresas deben poder reaccionar con rapidez ante cualquier incidencia que se produzca. Y proporcionar respuestas sobre en qué almacén se encuentra el stock con un lote deteriorado, a quién hay que informar, a quién se ha vendido, a quién y cuándo se compró, qué documentos comerciales hay relacionados (albaranes, facturas, etc.) o en qué productos terminados ha intervenido como materia prima, entre otras muchas cuestiones.

Pero si analizamos la problemática desde la óptica de la gestión del almacén, trazabilidad y rentabilidad se convierten en compañeros de viaje inseparables. La gestión del almacén, fundamental en sí misma para mejorar la productividad, debe incorporar la gestión de la trazabilidad para evitar pérdidas producidas, por ejemplo, por la caducidad de parte del inventario que puede obligar a desprenderse de gran parte de la mercancía adquirida y acumulada.

La gestión del almacén debe tener en cuenta, igualmente, las entradas de mercancías, el stock por lotes/remesas, el control de caducidades, los movimientos entre almacenes, los movimientos por fabricación, los inventarios, la regularización de los almacenes y, por supuesto, las etiquetas.

En cuanto a los procesos de producción, también es destacable el hecho de que el control en planta de las remesas, lotes o caducidades, por materia prima o por producto terminado y el etiquetado, garantizarán la calidad del producto y sirven para protocolizar los procesos, mejorando la productividad de la empresa. Una vez más, trazabilidad y rentabilidad, se dan la mano para recorrer juntos el camino.

… en todas las áreas

También en el plano comercial, la gestión de la trazabilidad se hace imprescindible. Es decir, la sugerencia y el control de lotes y caducidades para sacar al mercado aquellos que caduquen antes, mejorará el servicio que se presta a los clientes y, al mismo tiempo, se evitarán los perjuicios que pudiera ocasionar la comercialización y el consumo de mercancías caducadas o defectuosas.

Finalmente, un sistema de trazabilidad óptimo debe recoger también las acciones pertinentes en el aspecto de la gestión administrativa de la empresa ya que disponer de todos los documentos asociados a cualquier acción o remesa, evita la pérdida de información relevante y facilita la respuesta, documentada, ante una emergencia. Disponer de todo lujo de detalles en los documentos comerciales, ya sean albaranes, facturas o tickets, facilita además la integración de las áreas administrativas y del almacén.

ERP, la mejor opción para gestionar la trazabilidad

La mejor opción para gestionar la trazabilidad es hacerlo a través de un ERP. Un software que sea capaz de integrar todas las áreas de la empresa y que proporcione el control y la información que necesita el negocio. Esto es así, porque la trazabilidad es un elemento que, sujeto a las cuestiones que hemos mencionado, está directamente relacionada con la productividad y la rentabilidad.

Las regulaciones sobre trazabilidad de la UE son cada vez más exigentes, y demandan, especialmente para ciertos sectores, la disposición de sistemas de trazabilidad comprobables. Los tiempos de respuesta exigidos y los volúmenes de información que se debe administrar, convierten a la tecnología en una inversión segura.  Un ERP ayudará a garantizar la llegada óptima de los productos a los mercados compradores más exigentes. De hecho, cada vez más empresas utilizan la trazabilidad como argumento de calidad frente a los consumidores. Estos tienen muy en cuenta cuestiones como la capacidad para reaccionar rápidamente ante posibles incidencias.

Trazabilidad, más allá de la normativa

Pero la trazabilidad no sólo es importante para cumplir las exigencias legales o para mejorar nuestra imagen ante los consumidores como un “argumento de venta” o un valor añadido. Su gestión es clave para reducir costes y para obtener un mayor rendimiento de los recursos y, por lo tanto, para hacer que las empresas sean más competitivas.

La necesidad que tienen las organizaciones de controlar la trazabilidad afecta a varios niveles y por eso es tan importante considerar los protocolos de trabajo como bienes de inversión que proporcionan un incremento eficiente y efectivo de la rentabilidad.

En este sentido, el ERP que ayuda a gestionar la trazabilidad, desde un punto de vista integral, en todas las áreas de la empresa, resulta estratégico para optimizar su gestión interna ya que proporciona una mayor información sobre los productos y los procesos. Por lo tanto, se puede decir que contribuye a mejorar en todos los niveles.

En definitiva, un Sistema de Gestión de Recursos Empresariales –ERP- integrará el sistema de trazabilidad dentro del conjunto de protocolos de la organización y ayudará a crear sinergias dentro de la misma, entre las diferentes áreas que la componen, produciendo un efecto multiplicador en su productividad.

ERP clave en la gestión de la trazabilidad

La gestión de la trazabilidad es solo una de las razones por las que la industria alimentaria, apoya su gestión en un ERP. Pero hay otras muchas cuestiones que hacen que esta herramienta sea imprescindible para el negocio. Algunos ejemplos:

  • Seguimiento y control en cada proceso de todos los productos desde su origen hasta su destino.
  • Previsión de ventas a través del cálculo eficiente de necesidades
  • Gestión comercial y ventas: facturación por cliente, planificación y verificación del cumplimiento o no de los objetivos de venta, gestión de campañas y estadísticas
  • En el almacén, gestión de stock.
  • Gestión de la producción
  • Control de la llegada de pedidos que, como ya sabemos, puede ser multicanal.

Ventajas críticas del software

Pero, las múltiples ventajas que aportan las plataformas ERP a las pymes de la industria alimentaria no son solo funcionales. Te dejo aquí, otras 10 razones más, que apuntan directamente a la mejora de los procesos, la rentabilidad o la toma de decisiones, por si aún tienes alguna duda:

  1. Aumenta el rendimiento y mejora la agilidad en la gestión de la organización. Al integrar la información de todas las áreas del negocio en tiempo real se gana en precisión y en eficiencia pues se facilita la toma de decisiones.
  2. Optimiza los procesos de producción, minimizando el desperdicio y maximizando los márgenes. ¡La información es poder!
  3. Elimina duplicidades al automatizar la planificación y la producción
  4. La filosofía del dato único y las constantes actualizaciones de la información asegura la trazabilidad total
  5. Facilita el acceso a la información necesaria en cada momento
  6. Ayuda a gestionar y controlar los costes y la rentabilidad de cada producto
  7. Minimiza los costes derivados del mantenimiento o stock de existencias
  8. Reduce el time to market, mejorando la calidad del servicio que se presta a los clientes, aumentando la competitividad de la organización.
  9. Facilita el cumplimiento normativo exigido por la Administración
  10. Mejora las comunicaciones, favorece las funciones de comercio electrónico, facilita el etiquetado, el seguimiento de los productos, etc.

La aportación de valor de la tecnología a la eficiencia del negocio permitirá a la organización tomar ventaja sobre sus competidores. Y eso, en los tiempos que corren, es, en sí mismo, fundamental para el éxito. Si hablamos además de entornos específicos, con necesidades concretas como puede ser el caso de la industria alimentaria, la razón es aún más evidente.

En Datisa sabemos cómo ayudarte a gestionar la trazabilidad  y  hacer que impacte en positivo en tu negocio. ¿Hablamos?

 

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