Lo que hay que saber sobre los Libros de IVA

En esta ocasión, vamos a dedicar este post a una consulta que nos han realizado sobre los Libros de Registro en materia de IVA, y de IGIC. Para ello empezaremos desde el principio,  los Libros de Registro en materia de IVA, y de IGIC, salvo en lo referente a operaciones intracomunitarias, son obligatorios para las actividades empresariales y profesionales desde la implantación del Impuesto del Valor Añadido en el año 1986, y su contenido, plazos, etc. está regulado por el “Reglamento del Impuesto del Valor Añadido”, cuya última actualización se publicó en el BOE a través del Real Decreto 1624/1992.

El cambio más importante desde su implantación es, indudablemente, la aparición del Modelo 340, cuyos fundamentos legales iniciales se publican en septiembre de 2007, por los que debía ser obligatoria la presentación de los “libros” en formato digital para todas las empresas, mensual o trimestralmente, a partir del año 2009. A finales de diciembre de 2008 se estableció que inicialmente solo fuese preceptivo para las empresas que solicitasen la “devolución mensual del IVA” (o del IGIC), retrasando la obligatoriedad para las restantes hasta el año 2012, y posteriormente hasta 2014.

Aunque el tema de los Libros es veterano y universal, y por tanto conocido, no estará de más hacer un repaso de algunos matices que, con la costumbre, hemos podido olvidar.

¿Cuáles son los Libros registro?

Los empresarios y profesionales sujetos pasivos del IVA deben llevar obligatoriamente (los que procedan):

1. Libro registro facturas expedidas
2. Libro registro facturas recibidas
3. Libro registro de bienes de inversión
4. Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias
5. Libros registros especiales (Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección; Compensaciones a sujetos pasivos en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca; Libro registro de operaciones realizadas en el régimen simplificado; y Registro de operaciones incluidas en el régimen especial aplicable a los servicios prestados por vía electrónica).

El Libro de facturas expedidas deberá incluir las facturas o documentos sustitutivos expedidos, incluso los de operaciones exentas y de autoconsumo, con la siguiente información: Serie y Número de factura, Fecha de expedición, Fecha de realización de las operaciones si es distinta de la de expedición, Nombre o razón social del destinatario, Identificación fiscal, Base del impuesto, Tipo (porcentaje) y Cuota, siempre en euros. Deben estar ordenados por número de factura (y por fecha de expedición).

El Libro de facturas recibidas, semejante al anterior, sustituyendo la identificación de la factura por el número de recepción, y los datos del destinatario por los del expedidor. Se ordena por número de recepción. Es importante destacar que no es necesario que figure la fecha de expedición, y que para cumplir el Reglamento es inevitable entremezclar facturas de distintos periodos de declaración. Otra observación importante es que la cuota a registrar es la soportada, no la deducible cuando no coincida.

El Libro registro de bienes de inversión solo es para las empresas que estén en “regla de prorrata”, es decir, a las que por desarrollar actividades sujetas y no sujetas no pueden deducir la totalidad del impuesto indirecto soportado. Su cometido es calcular (y justificar) la “regularización por inversiones” a incluir en la última declaración autoliquidación de IVA o IGIC del año cuando las diferencias entre los porcentajes de “prorrata anual definitiva” del año de adquisición y del año de declaración sobrepasan unos umbrales.

El Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias tampoco es habitual, ya que no recoge operaciones intracomunitarias de envío o recepción de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos mencionados en el artículo 70.Uno.7.º letra b) de la Ley 37/1992, y transferencias y adquisiciones intracomunitarias de bienes comprendidas en los artículos 9.3.º y 16.2.º, incluidas las contempladas en las excepciones de las letras e), f) y g) del artículo 9.3.º.

El Libro registro de bienes usados recogerá cada una de las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen del beneficio de cada operación. Incluirá para cada bien su Descripción, Número factura de compra, Precio compra, Número de factura de venta, Precio de venta IVA incluido e IVA repercutido.

El Libro de compensaciones a agricultores, ganaderos y pescadores es similar al de facturas recibidas, aunque en este no hay facturas expedidas por los sujetos pasivos sino recibos firmados, y como cuota soportada se consigna el importe de la compensación. O sea, es más una cuestión de léxico.

Como este post se nos ha quedado corto, en próximos post comentaremos el Modelo 340 y otros aspectos relacionados con este tema.