ERP y la mejora de la productividad en las pymes

ERP y la mejora de la productividad

Utilizar un ERP cambia el sistema de organización de cualquier pyme. Eso es un hecho. Pero este primer obstáculo se supera pronto. Basta comprobar las múltiples funcionalidades que estos aplicativos incluyen para impulsar el crecimiento de la productividad empresarial.

Vivimos una época de cambios constantes que imprimen un ritmo vertiginoso a los negocios.

Pero también, al desarrollo y evolución de la sociedad. Lo que hoy es noticia, mañana mismo habrá pasado a ser un mero recuerdo. Y, en este contexto de velocidad y globalización, la tecnología está desempeñando un papel determinante.

El entorno de las pequeñas y medianas empresas no permanece ajeno a esta realidad.

Y, poco a poco, va apoyando la gestión óptima de sus procesos internos en soluciones tecnológicas innovadoras que permiten ganar confiabilidad en la información y los datos que manejan, pero también, imprimir una mayor rapidez a los procesos, minimizando los costes. O sea, impulsar su eficiencia.

La globalización

Solo una cuestión para abrir boca. La globalización o, lo que es lo mismo, la destrucción de las barreras geográficas a lo que también ha contribuido airosamente la tecnología, ha permitido que los mercados sean cada vez más grandes. Es decir, que todos puedan y deban competir contra todos.

Con independencia de la situación geográfica en la que se encuentren. Sí, acepto que es una afirmación muy generalista y que, después, cada empresa tendrá su nicho, o su entorno donde explotar mejor sus principales fortalezas.

Pero lo cierto es que esta situación aperturista ha incrementado la fiereza con la que se compite. En eso de competir fuerte, desde luego, el mercado chino se lleva la palma. Ellos mejor que nadie saben lo que es producir mucho y gastar poco.

Pero, yo me pregunto: ¿Qué pasaría si las empresas españolas, perdón, las pymes españolas, fueran capaces de producir al límite máximo de sus posibilidades? ¿Qué crees que pasaría si las pymes dispusieran de un sistema de planificación estratégica de forma que pudieran responder a los envites comerciales de la competencia?

O, al menos, ¿Cómo podrían ser las empresas españolas igual de competitivas que las chinas, por ejemplo? Desde luego, aumentar la productividad, sería una solución. Ahora bien, aumentar la productividad a costa de todo. NO. Eso no vale.

Las empresas deben ser lo más productivas posible

Aumentar la productividad es, simplemente, hacer más que nuestros competidores, en menos tiempo, con menos recursos y, en definitiva, con un coste menor.

Pero, esto, que parece tan sencillo sobre el papel (o, perdón, sobre la pantalla), no siempre es fácil de trasladar al mundo real. Imposible, me atrevería a decir, incluso, sin el apoyo de la tecnología.

En este sentido, concretamente, el uso de los ERP, entendidos como sistemas de planificación empresarial, permiten, precisamente eso, PLANIFICAR, que ya en sí, es un magnífico inicio para mejorar la productividad.

Si sabemos lo que queremos producir, es porque antes hemos podido comprobar, en base a los datos que maneja nuestro ERP, qué vendimos en años anteriores, a quién, con qué márgenes, dónde, cuánto nos costó (en tiempo y recursos), etc.

Y, por lo tanto, será más fácil ajustar nuestra producción, a la demanda que prevemos. Un ERP nos ayudará a poner en el mercado productos/servicios de buena calidad, al PRECIO JUSTO.

Para mí, la principal ventaja que ofrecen los ERP para las pymes es que conectan y enlazan la información de forma que te permite detectar dónde están tus fortalezas y tus áreas de mejora y, así, actuar en consecuencia, de forma inmediata y, directos a la operativa de la organización.

Ya solo por lo que hemos avanzado hasta aquí, valdría la pena que las pymes confiaran la gestión de su cadena de valor interna en un ERP.

Pero, además, te propongo algunas ideas para reflexionar sobre cómo utilizar adecuadamente un sistema de gestión empresarial ayuda a mejorar los números en las pymes.

Es importante manejar un dato único

En este blog he insistido mucho en la importancia del dato único.

Creo, en realidad que este es la base de toda la potencia que ofrece un ERP, básicamente porque introduciendo la información una vez, el sistema la reutiliza para varios procesos diferentes.

La posibilidad de cometer errores es casi nula, lo mismo que las opciones de duplicar el dato. Solo con esto, es posible mejorar mucho el modo en el que se trabaja en las pequeñas y medianas empresas. Y, si se mejoran los procesos, se gana tiempo para dedicar a otras tareas de más valor.

Pero, sobre todo, cuando hablamos de información, saber que se dispone de la información actualizada, en tiempo real y 100% veraz, te coloca en una posición muy ventajosa para tomar decisiones.

Cuidar al cliente, siempre

¿Y, qué pasa con el cliente? ¿En qué se beneficia que su proveedor de lo que sea, trabaje con un ERP? Sí, el cliente es el rey.

Esta frase la oímos a menudo, sobre todo ahora que no podemos mantener una reunión profesional sin referirnos a la transformación digital y, por tanto, a la orientación sí o sí, hacia el cliente.

Un ERP ayuda a prevenir retrasos para los clientes bien porque hemos vendido algo que no tenemos (con un ERP esto es imposible porque siempre avisa del estado o, mejor dicho, de la disponibilidad o no de stock) o bien, porque nos piden facturas que no llegan porque estamos pendientes de que el comercial nos diga exactamente qué vendió, en qué condiciones de entrega o con qué descuentos.

Flujos de trabajo ágiles

El workflow que genera el propio ERP ayuda a mejorar la productividad de la empresa simplemente porque al registrar, por ejemplo, una transacción comercial, una venta, de forma automática y en paralelo se ponen en marcha todos los procesos relacionados con ella.

Primero el presupuesto, pero luego, la factura irá a contabilidad, la información también llegará hasta el almacén que entenderá y registrará la salida de determinada mercancía, dejando constancia de que tiene una o varias unidades menos, el transporte, la facturación, el departamento financiero comprobará que se cumplen los plazos de cobro establecidos.

Luego vendrá la conciliación con el banco para comprobar que todo está correcto, es decir, que se ha cobrado como se debía, en la cuenta estipulada y en el plazo acordado, luego, el cumplimiento de las obligaciones impositivas, tributarias, etc.

En fin, que una acción, provoca automáticamente una reacción en cadena. Y, si es automática, primero sabemos que es correcta y, segundo, que tenemos más tiempo para dedicar a otras tareas porque no precisa de la intervención humana.

La agilidad de los flujos de trabajo permite ser más eficientes y, con ello, mejorar los beneficios porque, como decía, podemos dedicar más tiempo a fidelizar clientes, a optimizar el almacén, a buscar nuevas oportunidades de negocio, etc. En definitiva, a ser más fuertes y más competitivos que el resto.

Incrementar las ventas

Sí. Desde luego lo creo. Si un ERP nos ayuda a hacer mejor las cosas, de manera más eficiente, más segura o confiable, si proporciona información sobre los márgenes que obtenemos de cada producto/servicio que vendemos, si nos permite adelantarnos con datos reales a lo que puede suceder en el medio y largo plazo, creo que nos proporciona las condiciones necesarias para asumir nuevos retos.