Consejos para la formación del usuario final del ERP

Lo hemos dicho tantas veces que suena un poco raro volver a repetirlo. Pero allá voy: el compromiso del usuario final es clave para el éxito de cualquier proyecto tecnológico. En realidad, contar con su colaboración es necesario para sacar adelante cualquier iniciativa de la índole que sea. E, insistimos mucho, en que, una de las claves para impulsar ese compromiso es proporcionar la formación adecuada. Pero, no siempre tenemos claro cómo se debe trazar una estrategia de capacitación para elevar el cambio a los niveles que espera la organización. En este post, te propongo algunas ideas sobre cómo formar a quienes, de verdad, formarán parte del cambio.

La mayoría de las personas se muestran, cuanto menos, expectantes y, un poco, desconfiadas, cuando se les anuncia la llegada de cambios organizativos relevantes. Es normal que muchos empleados se resistan a implementar esos cambios, aún cuando ya han sido aprobados y puestos en marcha. Mantener una forma de trabajar que ya conocen y sobre la que se sienten cómodos, suele ser, por lo general, más sencillo que aprender nuevos modelos de trabajo.

Pero, los cambios suelen impulsar mejoras y, por lo tanto, deben formar parte de la naturaleza de la propia organización para seguir aportando valor en un mundo tan competitivo. Si en tu empresa estás a punto de introducir cambios importantes, deberás incluir en tu plan de gestión del cambio, el diseño de una estrategia global de formación. Es la mejor manera de neutralizar la posible resistencia y, desde luego, de obtener el máximo rendimiento del cambio.

Esto, que suena tan evidente, no lo es tanto para muchas de las pymes que ponen en marcha la implementación, por ejemplo, de un ERP. Este tipo de organizaciones no siempre incluyen entre sus planes la formación adecuada, provocando una curva de aprendizaje demasiado acentuada. Una curva que puede provocar frustración y desvinculación con el proyecto. Ahora bien, ¿cómo se desarrolla una estrategia de capacitación óptima? ¿Cuáles son las claves para preparar a los usuarios para la implementación de un ERP, o, mejor dicho, para la transformación de sus modelos de trabajo? Hemos preparado algunas recomendaciones que creemos que podrían ayudarte a responder a estas cuestiones y otras muchas:

Implicar a todos

Todos deben comprender la importancia que tiene la gestión del cambio, tan relevante o más, que el propio cambio en sí mismo. Y todos deben entender qué actividades son necesarias para alcanzar el éxito de cualquier iniciativa. Y, en ese todo, se deberán incluir también, como elemento estratégico, las necesidades de formación que se deberán cumplimentar. Necesidades que habrá que determinar conforme a unas expectativas realistas, tanto en presupuesto, como en cronograma y recursos.

Invertir en formación

Puede que quieras ser conservador/a en cuanto al presupuesto que destinas a formación. O, puede que creas que la plantilla está mucho más capacitada de lo que piensas. Sea como sea, todavía estás a tiempo durante las primeras etapas del cambio, de ayudar a los empleados a sentirse más cómodos. Y, sobre todo, a que entiendan las múltiples ventajas que obtendrán ELLOS, por supuesto, también el negocio, con las nuevas condiciones de trabajo. Si lo consigues, además de dar un gran impulso al proyecto, lograrás disminuir los costes generales y aumentar el ROI a largo plazo. Todo son ventajas, aunque, de primeras, no consigas verlas.

Identificar las áreas de mejora

Antes de diseñar un programa de formación, así, en genérico, es recomendable documentar los cambios y analizar su impacto en las diferentes áreas del negocio. De esa manera podrás identificar también cómo afectará a la plantilla y qué brechas de conocimiento deben llenarse. Las evaluaciones de impacto del cambio permiten a los empleados conectar los puntos de partida con la situación a futuro. Es decir, cómo se hacen las cosas ahora y qué resultado tenemos frente a cómo queremos hacerlas en el futuro y qué ventajas esperamos.

Empezar pronto

Existe una creencia generalizada y, desde ya te digo que errónea, a pensar que la formación debe iniciarse pocas semanas antes de que se hagan efectivos los cambios. Sin embargo, creo que resulta más eficiente que la formación se imparta mucho antes de que se inicie la puesta en marcha de los nuevos procesos o la entrada en funcionamiento de una nueva tecnología. Entiendo que puede resultar tentador abordar la formación de los empleados en una única sesión. Pero, esta práctica no suele ser tan rentable como la de implementar diferentes sesiones de manera periódica. Este tipo de formación permite retener más y mejor la información y facilita el aprendizaje de uso a medida que se avanza, por ejemplo, en la implementación del software ERP.

Personalizar la formación

En la medida de lo posible, es interesante adaptar la formación a los diferentes perfiles de la plantilla. Todos aprenden de manera diferente por lo que el enfoque único puede conducir a amplios conjuntos de habilidades con enormes agujeros en la comprensión. Lo ideal es proporcionar formación individualizada, aunque soy consciente de que no siempre es posible. Pero, cuando sí se pueda, es recomendable personalizar la capacitación porque, además de obtener mejores resultados, también podrás utilizar la formación como una herramienta para evaluar el impacto del cambio. Es decir, para identificar de qué manera afectará la transformación a cada empleado y qué necesita para que su aprendizaje sea más rápido, más eficiente.

Convertir a los que saben en maestros

Aunque siempre decimos que una pyme es una organización en la que todas las áreas colaboran entre sí, es normal que, salvo los interesados, nadie más conozca los detalles del trabajo de cada empleado. Tampoco la dirección. Por eso, es una buena idea que los managers, o jefes de equipo o, incluso, los propios empleados, asuman el rol de formadores en según y qué materias. Esta técnica de aprendizaje entre pares es especialmente eficiente en organizaciones de mayor tamaño. A cada empleado se le puede asignar un formador que comprenda su función y le proporcione ayuda que necesite, de manera personalizada, tanto en los nuevos procesos comerciales como en tecnología.

Aprovechar las opciones de movilidad

Gran parte de la fuerza laboral actual practica alguna forma de trabajo en remoto. Ya no es un modelo válido solo o, sobre todo, para los entornos comerciales, sino que, las nuevas metodologías de gestión y las nuevas tecnologías han impulsado modelos de trabajo mucho más flexibles. Modelos que pueden suponer un gran desafío para la formación de los trabajadores que operan, habitualmente, en remoto. Sin embargo, la tecnología también se ha convertido en el gran aliado para hacer que estos empleados reciban la formación que necesitan. Existen diferentes aplicaciones que se pueden utilizar para implementar sesiones formativas. Y también los ya “convencionales” modelos de elearning que permiten evaluar el conocimiento de los empleados mediante sesiones personalizadas y a distancia.

Por otra parte, también podemos hablar de micro-aprendizaje, un modelo mucho más amigable para los dispositivos móviles que divide el contenido de la formación en piezas pequeñas y manejables. Se suelen incluir vídeos cortos o pequeños tutoriales que los empleados pueden ver a su propio ritmo.

Combinar formación online y presencial

Si bien todavía hay quienes piensan que la formación presencial es la mejor opción, existen quienes piensan que, en todo caso, los recursos online son necesarios para afianzar los conocimientos que se adquieran off u on. Por eso, la utilización de vídeos con explicaciones sobre el uso de determinadas funcionalidades, por ejemplo, permite mantener la atención durante las sesiones de formación y más allá. Porque son recursos a los que se puede acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar para recordar conceptos, usos o aplicaciones. Muchos proveedores tienen comunidades de usuarios que proporcionan un soporte continuo, incluso, diferentes recursos de comunicación para estar en contacto permanente y saber qué necesitan y cómo ayudarles.

En definitiva, estas son solo algunas ideas que pueden ser relevantes para implementar planes de formación efectivos. Creo que es necesario que las pymes tengan claro que una estrategia de capacitación óptima impulsará el éxito de su proyecto ERP o cualquier iniciativa de cambio. Esta es la razón por la que en Datisa insistimos tanto en la importancia de la formación y desarrollamos, de manera periódica, nuestros seminarios y cursos para hacer que los usuarios optimicen también sus recursos.