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El impulso transformador de las soluciones ERP para pymes

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Si estás al frente de una pyme, es muy probable que ya te hayas dado cuenta de las ventajas que tiene tu negocio respecto a las organizaciones más grandes, básicamente, en lo que se refiere a la velocidad de reacción, más rápida y flexible en tu caso que en el de tus competidores más grandes. Sin embargo, estas empresas de mayor tamaño aportan una idea de “apostar sobre seguro” que ha sido muy difícil de neutralizar, hasta hace poco. No obstante, de un tiempo a esta parte, las pymes han recortado la distancia, entre otras cosas, porque ya tienen acceso a muchas de las opciones que antes solo estaban al alcance de los grandes negocios. La tecnología es un claro ejemplo de ello. Sin embargo, aunque hoy, la tecnología ya está disponible para cualquier organización, la dificultad se presenta ahora para entender qué solución es la más adecuada para nuestro negocio.

Para determinar qué solución acompañará con flexibilidad y eficiencia los cambios que experimentará nuestra organización a lo largo de su vida, es importante tener en cuenta algunas cuestiones básicas: qué ventajas aporta ahora y qué opciones de crecimiento y/o decrecimiento presenta de cara al futuro, cómo conecta la tecnología todas las áreas del negocio a través de un único software, qué es importante tener en cuenta a la hora de hacer la selección, cuáles son las mejores prácticas para abordar la transición o la transformación de una pyme, etc.

Todas estas cuestiones serán trascendentales para que, de verdad, un ERP impacte en positivo sobre la actividad de cualquier organización.

ERP y su apoyo a la gestión de una pyme

Básicamente un software de gestión de recursos empresariales lo que hace es proporcionar información de valor para mejorar la visibilidad de las operaciones que tienen lugar en cada una de las áreas que conforman la organización. Es decir, proporciona la información, ayuda a mejorar la eficiencia porque automatiza determinadas tareas y aporta un nivel de comprensión -no solo funcional u operativo, también económico- del negocio que facilita la toma de decisiones.

En términos generales un ERP apoya a la gestión de una pyme desde diferentes ópticas. Por un lado, desde el punto de vista tecnológico porque facilita la seguridad de los datos y la integración de diversas aplicaciones empresariales, así como la gestión de diferentes servicios tecnológicos. Pero, por otro, lado, un ERP permite agilizar la gestión de operaciones y procesos empresariales, planificar recursos y gestionar diferentes proyectos o centros de coste, entre otras cosas.

Estas soluciones impulsan el intercambio de conocimientos y el trabajo colaborativo porque facilitan el acceso -desde cualquier área del negocio- a la información de otros entornos que pueda ser relevante para el trabajo diario. Es decir que, impulsa la inteligencia del negocio, la colaboración y la automatización. Y, todo ello, impacta, sí o sí sobre el resultado final del negocio.

Aunque entendemos que un ERP es una solución de gestión interna, lo cierto es que también mejora la experiencia del cliente pues el servicio que este recibe es mucho más eficiente, más personalizado y, en términos generales, de mayor calidad al ofrecer más sencillez, más seguridad y más rapidez. Todo esto son aspectos ya interiorizados por las pymes que han empezado a apostar por este tipo de soluciones, también en la nube, primero, por las ventajas en cuanto al coste que supone el cloud, y, segundo, por las ventajas de acceso a la información a la que pueden “entrar” en cualquier momento y desde cualquier sitio. En todo caso, las soluciones ERP aportan a las pymes una capacidad predictiva de valor incalculable porque ayudan al negocio a pronosticar a corto, medio y largo plazo y a evaluar las diferentes opciones para evitar riesgos innecesarios, adelantarse a posibles situaciones de comprometidas o, simplemente, para no repetir patrones o actuaciones que ya han demostrado ser perjudiciales para el negocio.

ERP para centralizar diferentes áreas

La integración es, hoy por hoy, el Sancta Santorum de la tecnología. De hecho, el crecimiento de una organización se soporta tecnológicamente, en muchas ocasiones, a través de la vinculación de varias aplicaciones diferentes. Cuando la integración entre todas ellas se ejecuta de manera adecuada y coherente, el resultado es una visión transparente y alineada con la organización. La integración entre aplicaciones genera una cadena de procesos conectados con un nivel de visibilidad extra, tanto en la toma de decisiones, como en el ahorro de costes, en la eficiencia o en las interacciones con los clientes.

Ahora bien, para que la estrategia de integración sea, de verdad, un éxito, es importante poner el foco en facilitar y securizar el acceso a los datos para todas las áreas del negocio. Después habrá que monitorear el estado general de la organización desde el punto de vista tecnológico -qué soluciones hay, qué soluciones sobran, qué soluciones faltan, etc.- para eliminar las posibles ineficiencias y preparar el escenario para automatización de las actividades redundantes.

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Cualquier elemento de esa cadena es tremendamente crítico porque los usuarios necesitan acceder a los datos y confiar plenamente en la información que estos aportan. También deben tener la garantía de que los datos se actualizan automáticamente y de que se mantienen seguros, por lo que las estrategias de autorización y permisos de acceso deben ser precisas. En este sentido, la integración entre aplicaciones y la centralización de la operativa en un único sistema permite convertir, de verdad, los datos en una herramienta más, del trabajo estratégico, permite automatizar procesos y dar un soporte efectivo a la toma de decisiones inteligente, haciendo que las pymes, puedan competir, con las grandes empresas en igualdad de condiciones.

Criterios para seleccionar un ERP para pymes

Para elegir bien, lo primero que hay que hacer es comprender las necesidades reales del negocio, identificar qué tareas son críticas para automatizar y saber qué riesgos deben neutralizarse a través de la tecnología. Por ejemplo, habrá que responder a cuestiones del tipo ¿qué esperan los clientes o los usuarios internos? ¿qué aspectos de un negocio en crecimiento podrían abrir nuevas vías para la diferenciación? ¿habrá nuevas regulaciones o cambios en el mercado que exigirán una modificación sustancial en las operaciones y procesos de negocio?

Responder a estas preguntas ayuda a determinar qué soluciones pueden contribuir a acelerar los resultados comerciales y a aligerar la carga de determinados procesos manuales, la generación de silos de información y la redundancia operativa. Una vez llegados a este punto, solo cabe preguntarse si el software se aplicará bajo Licencia, o a través de la nube o bajo modelos de comercialización concretos como puede ser el pago por uso o el software como servicio.

Más allá de esto, hay otras muchas cuestiones relevantes que deberán tenerse en cuenta a la hora de decidir qué software ERP queremos utilizar para impulsar la gestión de nuestro negocio. Habrá que sopesar, como decía, los beneficios de las soluciones en la Nube y habrá que establecer la base digital sobre la que impulsar el crecimiento futuro. Este último punto es determinante porque, más allá de la tecnología que se implemente habrá que tener claro que cualquier inversión que se haga en clave digital deberá ir orientada a mejorar la eficiencia del negocio y a optimizar el aprovechamiento de sus oportunidades.

Y, muy importante lo que señalábamos en el punto anterior, cualquier inversión en tecnología que se haga debe  facilitar una implementación futura, es decir, debe ser integrable y escalable.

Mejores prácticas para impulsar la decisión

Aunque se tenga clara la necesidad de implementar un ERP no siempre se tiene claro cuál por dónde hay que empezar. Desde luego, cada organización es un mundo y cada una tendrá sus propias prioridades. Pero, así, en términos generales, se puede decir que uno de los grandes dilemas para las empresas en crecimiento es, en esencia, el apartado financiero. Es decir, los responsables financieros de muchas pymes plantean el desafío de obtener la visibilidad, la velocidad y el conocimiento necesarios para ejecutar algunas de sus operaciones más básicas -gestionar órdenes de cobros y pagos, gestión de proveedores, optimización del flujo de caja, etc.- En este sentido, un ERP proporciona la ayuda necesaria para obtener resultados precisos, eficientes y rápidos, sin riesgo de error, incumplimiento de plazos o normativas o demoras injustificables.

Por supuesto, si se quiere ir sobre seguro en el proceso de implementación de un ERP es más que recomendable el acompañamiento de un proveedor de confianza que comprenda los desafíos que supone para una pyme la transición tecnológica, sea de la índole que sea. Más aún si hablamos de incorporar un sistema de gestión de recursos empresariales, estamos hablando, también indirectamente, de una redefinición de procesos que puede generar estrés y, por ende, resistencia y falta de colaboración interna. Por eso, la presencia de un socio tecnológico que acompañe y gestione el cambio será estratégico para el éxito del proyecto ya que podrá aportar sus conocimientos y acelerar el cambio gracias a las lecciones aprendidas en otras muchas implementaciones que haya llevado a cabo previamente.

Beneficios del ERP para pymes de Datisa

Datisa es uno de los principales desarrolladores de software de gestión empresarial para pymes en España. El ERP de Datisa, disponible también para entornos Cloud y modelos SaaS, ofrece una completa gama de soluciones que incluyen aplicativos financieros, de gestión comercial y compras, y programas para el control de la facturación y del almacén. Su objetivo es ayudar a las pymes a gestionar con eficiencia sus procesos financieros y administrativos ofreciendo soluciones innovadoras, diferentes y con valor añadido.

Durante cuarenta años hemos ayudado a las pequeñas y medianas empresas a crecer y convertirse en negocios globales, competitivos y rentables. Con una base instalada de más de 13.000 usuarios, el ERP de Datisa permite incorporar nuevas capacidades y funcionalidades digitales gradualmente a medida que las empresas cambian sus necesidades, aumenta el volumen de datos, las interacciones con los clientes o las transacciones. A lo largo de todo su proceso de transformación, estas empresas tienen la posibilidad de elegir entre una amplia variedad de soluciones tecnológicas, opciones de implementación y modelos de consumo. También pueden beneficiarse de la amplísima experiencia acreditada de la compañía y del alto nivel de capacitación y profesionalización de su equipo de soporte.

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