¿Cuáles son las claves de una gestión eficiente?

¿Cuáles son las claves de una gestión eficiente?

Para analizar, planificar, organizar, dirigir y controlar todos los recursos con los que cuenta una pyme, es necesario, no solo disponer de talento, habilidad e instinto. Se precisan, además, las herramientas necesarias para poder optimizar el ejercicio de todas esas funciones.

Dicho así, parece más que evidente. Y, en cierto modo lo es. Lo que sucede es que, estas cuestiones que aparentan evidencia tienden a pasar demasiado desapercibidas. Y, desde luego, la gestión de una pyme es tan importante que nada de lo que tenga que ver con ella, debería pasar inadvertido.

Dicho esto, se me ocurren tres cuestiones básicas que se deberían tener en cuenta en el entorno de la gestión EFICIENTE de una pequeña y mediana empresa, más allá de la capacitación, el compromiso o la dedicación. Te dejo algunas cosas que se me ocurren, eso sí, sin seguir un orden en función de su relevancia.

Si hablamos de dinero, que todo esté claro

Lo que se compra, lo que se vende, lo que se factura, lo que se ingresa, lo que se gasta, lo que se invierte… llámalo como quieras, pero que las cuentas sobre todo estén bien claritas. Es importante para poder medir la rentabilidad del negocio y su desarrollo a futuro saber el dinero que entra y el que sale de las arcas corporativas. Luego, si, además, explicas cuáles fueron las fuentes que ingresaron y el destino de los pagos, mejor, y si documentas los movimientos con toda la información adicional que puedas, mejor que mejor.

Pero las cuentas en cualquier tipo de organización son estratégicas. En este sentido, el área financiera es la que debe llevar las riendas. Una gestión eficiente, por lo tanto, tiene que ver mucho con una gestión financiera adecuada. Y no hablo de no tener deudas, sino de conocer todos los detalles de las mismas y, sobre todo, de estructurar una estrategia -generalmente financiera- para hacerles frente, ya sea para adquirir materias primas, mejorar las instalaciones, las herramientas de trabajo, para pagar a los empleados, contratar más personal, etc.

En el entorno financiero, para tener las cuentas claras, deberás tener perfectamente controlado, principalmente, la tesorería, y la facturación, con todas las tareas que se derivan de ambas (acciones de cobro y pago, planificación de las mismas, contabilización de cobros y pagos y trazabilidad de los documentos afectados, previsión de saldos, planificación presupuestaria, conciliación bancaria …)

¿Qué puedes hacer?

• Generar la información, almacenarla, compartirla con el resto de los departamentos implicados, o sea, TODOS. Eso sí, selecciona a las personas que deberán acceder a esos datos, es decir, establece los permisos necesarios para garantizar el uso correcto de la información. Y para hacerlo, de una manera rápida, sencilla y transparente, garantizando la fiabilidad del dato, te recomiendo que utilices un software de gestión adaptado a las necesidades de tu empresa.

La visión global te permite ir al detalle. A la inversa, no

El responsable, gerente o administrador de una Pyme deberá estar al tanto del funcionamiento global de su negocio. Conocer pequeños detalles -que pueden ser relevantes para un departamento o, incluso para un equipo de trabajo- puede que no sea tan importante para él, si su impacto sobre el conjunto global del negocio no es significativo. Ahora bien, la visión 360º de una empresa, se construye en base a la información que se genera en todas y cada una de las áreas que la conforman.

Y para construir esa visión, todo cuenta. Por eso, es necesario que la gestión sea integradora. Es decir, los directivos que practican un management integrador, en el que prima la delegación de funciones, el trabajo en equipo, el intercambio y la interacción, son los que tienen mayores posibilidades de ver crecer su negocio.

Pero, para delegar con garantías es necesario establecer diferentes mecanismos de control que permitan revisar el estado de situación de todas y cada una de las áreas que conforman la compañía. Es necesario evaluar y medir los resultados y, sobre todo, es necesario disponer de la información adecuada y saber de qué modo y en qué medida, la acción de unas áreas repercute sobre otra/s.

¿Qué puedes hacer?

• Actualmente dispones en el mercado de avanzados sistemas de gestión que te permiten controlar hasta el movimiento más pequeño que se produce en tu departamento comercial, de producción, de contabilidad, en tu almacén… Saber que puedes acceder a la información con un solo click facilita la delegación de tareas y una gestión más autónoma de los profesionales que conforman la compañía. ¡Ojo! digo gestión más autónoma, no, gestión más independiente. Solo un último apunte: controlar no tiene una connotación negativa. Al menos no debería. Si te suena mejor, en lugar de control puedes hablar de revisión, pero, al fin y al cabo, es lo mismo: establecer un mecanismo que te permita obtener una visión 360º de tu negocio, medir resultados, evaluar las metas alcanzadas en un determinado entorno y ponerlas en perspectiva respecto al conjunto de la corporación y prepararte para afrontar cualquier situación a futuro.

Innova y que tu equipo también lo haga

Innovar puede ser estresante o no, según la personalidad de cada individuo y según la naturaleza de cada empresa, su visión, sus valores, sus objetivos… Está claro que, a una empresa tecnológica ya se le presupone esa capacidad -en cierto modo es una necesidad- de buscar la innovación de forma perpetua. Sin embargo, la innovación de la que hablo en el entorno de la gestión va mucho más allá de desarrollar un producto o servicio de calidad, novedoso o, incluso, exclusivo.

Lo importante es no permanecer quieto, estancarse. Hay que impulsar el crecimiento del negocio y, difícilmente se puede crecer si no practicamos la búsqueda activa de nuevas estrategias, nuevos, retos, nuevas herramientas, nuevos mercados, nuevos talentos, nuevas habilidades…

El management inteligente es aquel que se centra en potenciar la búsqueda de nuevas oportunidades. Oportunidades en todos los sentidos. Da igual que hablemos de equipos estratégicos que desempeñan funciones clave para el negocio o de empleados con tareas más elementales. Si todos ellos, cada uno en su medida, busca no solo encontrar soluciones a los problemas de su día a día, sino establecer nuevos modos de trabajo que permitan además de resolver el problema, ser más eficientes o más productivos, la maquinaria de la innovación y el compromiso habrá empezado a andar en tu empresa.

Ahora bien, para ser proactivos e impulsar una actitud volcada a la innovación se deben proporcionar las herramientas adecuadas para hacerlo, entorno, confianza, herramientas, tiempo,

¿Qué puedes hacer?

• Da igual que en tu empresa exista o no un departamento de I+D, lo verdaderamente importante es inculcar a todas las personas que conforman la organización que la innovación forma parte de la evolución del negocio. Predicar con el ejemplo, siempre es garantía de éxito. Puedes empezar por identificar aquellos empleados que sean más innovadores, ellos te pueden abrir las puertas de la innovación a otros departamentos. Apuesta por la formación y el crecimiento profesional de tu plantilla. Y, pon al alcance de todos, las herramientas necesarias para facilitar su labor, de forma que dispongan también de tiempo suficiente para pensar en cómo hacer mejor las cosas. Automatizar tareas mecánicas, libera de tiempo. Puedes empezar por ahí. Si hablamos de gestión empresarial, hay muchas tareas administrativas que puedes empezar a automatizar, por ejemplo en el entorno de la gestión contable, o de la gestión comercial.