Gestión contable en remoto, más sencillo de lo que crees

Covid19 es algo que no vamos a olvidar nunca. Por todas las cosas negativas, desde luego: los contagios, las víctimas, la recesión económica, … Pero, tampoco vamos a olvidar al dichoso bicho porque las lecciones que aprenderemos, a base de empeño, nos darán un baño de realidad POSITIVA. Hace apenas unas semanas muchos de nosotros, desarrolladores tecnológicos, poníamos el foco en la necesidad de impulsar el cambio. Cambio en la línea de la flexibilidad, de la agilidad, de la sencillez. Cambios en la línea de la digitalización, de la automatización, de la tecnificación. Pero hoy, las circunstancias nos dan una bofetada de realismo y nos mandan a trabajar desde casa, así, sin tiempo para reaccionar, ni discutir, ni cuestionar. Solo con el tiempo justo para comprobar que SÍ, SE PUEDE.

Que un proveedor tecnológico te diga que sus aplicativos son la mejor alternativa para trabajar en remoto, que si la nube está en el eje de cualquier decisión de cambio, que si hace falta transformar la mentalidad, la cultura, todo eso, son argumentos comerciales. No digo, ni mucho menos, que no sean razones ciertas y de peso. No me malinterpretes. La verdad siempre por delante. Pero, son argumentaciones marketinianas que nos ayudan a mostrar nuestra oferta y, a orientarla en una dirección u otra.

Hasta aquí, nada nuevo. Lo realmente nuevo es el escenario en el que, por sorpresa, nos estamos desenvolviendo. Y, lo que resulta más sorprendente aún, es que, hemos pasado de la teoría a la práctica en un abrir y cerrar de ojos. Y, lo mejor de todo es que, teníamos razón. Todo funciona. Es obvio que hay empresas que no pueden operar en remoto 100% porque su naturaleza o el objeto de su negocio no se lo permite. Hay profesionales, sectores industriales que no pueden parar -emergencias, periodistas, distribución, alimentación, sanidad, etc.- que ponen su energía al servicio de todos nosotros. Y bien agradecidos tenemos que estar por ello.

Pero, hay otros cientos de organizaciones, grandes, pequeñas medianas, con miles de empleados distribuidos en toda la geografía de nuestro país y más allá, que están operando en remoto. Personas que se conectan, vía Internet a su contabilidad y que, este próximo mes de abril, podrán presentar sus Declaraciones telemáticamente sin ningún tipo de complicaciones. De hecho, las áreas de contabilidad y finanzas pueden ser, si lo requiere el negocio, 100% virtuales.

Contabilidad en remoto

Era una reivindicación que veniamos oyendo desde hace mucho tiempo. También una queja que oímos durante muchos meses cuando la Administración Pública obligó a presentar telemáticamente todas las Declaraciones. Bueno, pues eso, ha sido, el entrenamiento para poner en valor lo que realmente ahora estamos viviendo. La necesidad, sí o sí, de operar en remoto.

Con respecto a la contabilidad o el procedimiento que permite registrar todas las operaciones económicas que tienen lugar en el seno del negocio, lo importante es conocer el origen de los ingresos y el destino de los gastos. Naturalmente, también determinar qué beneficios se quedan en la empresa. Bueno, pues todo eso que te da una fotografía precisa sobre la situación económica y financiera del negocio y que resulta a todas luces, estratégico para la organización, puedes hacerlo tan tranquilo, desde el sillón de tu casa.  Bueno, tan tranquilo, a lo mejor no, eso dependerá de los resultados.

Permitíime este toque de ironía para “suavizar” un momento que no está resultando nada sencillo. Por eso, mi mensaje de hoy apunta a esa dirección. Hacia la sencillez. La contabilidad en la nube es la manera más sencilla de llevar los registros contables, porque proporciona flexibilidad -lo estamos viendo, muchos contables y financieros, trabajando desde casa- y seguridad porque la información se encuentra alojada en grandes centros de datos con sistemas redundantes y de respaldo.

El día a día de la contabilidad, pero a distancia

Qué facturas están pendientes de cobrar y de pagar, cómo van evolucionando los ingresos a lo largo del ejercicio fiscal, qué margen de beneficios o pérdidas se están registrando, etc. son solo algunas de las cuestiones que se deben tener en cuenta en un sistema contable. Covid19 ha puesto sobre la mesa la necesidad de poder operar con toda esta información en remoto. Y los desarrolladores tecnológicos hemos insistido y, predicado con el ejemplo, en que la aportación de la nube es clave para operar con “normalidad”.

En este sentido, un ERP de contabilidad en la nube te permite introducir todos los datos de manera sencilla y rápida. Datos sobre las operaciones de compra y venta, las devoluciones y los cobros y pagos, los impuestos y todas las demás funciones asociadas a la contabilidad de un negocio, pero sin necesidad de estar presente, en tu oficina. Puedes hacerlo en remoto.

Otro aspecto a tener en cuenta de los sistemas de contabilidad en la nube es la facilidad que ofrecen para obtener informes y proporcionar una visibilidad en tiempo real del estado de situación económico de toda la empresa.

Pensando en positivo

Estas últimas semanas hemos visto que muchas de las teorías de las que veníamos hablando tiempo atrás han sido puestas en práctica porque la situación de excepción lo ha requerido. En este sentido, es verdad que han sido muchas las dudas y los inconvenientes que han surgido. Pero las recomendaciones sanitarias y las imposiciones gubernamentales al respecto de las medidas de aislamiento impuestas para contener la propagación del Covid19 han sido incuestionables.

O sea que, han sido “lentejas”. Pero, estas legumbres, a veces tan vilipendiadas, aportan una gran cantidad de nutrientes y minerales que impactan positivamente sobre nuestra salud. Con este simil quiero hacerte ver que de esta situación caótica también podremos extraer algunas lecciones positivas. Entre ellas, el hecho de que muchos de nosotros hemos podido comprobar que se puede trabajar desde casa; empresarios, gestores y empleados, estamos operando, desde la soledad de nuestro hogar, o tratando de abstraernos del jolgorio de nuestros pequeños. Pero lo estamos haciendo porque la tecnología nos ha proporcionado el soporte adecuado para hacerlo.

Así que, sí. Voy a hablar en positivo de las muchas ventajas que ofrecen, en este caso, los ERP contables en la nube. De momento, te las resumo en estas 3:

• Versión de datos actualizada en tiempo real y disponibilidad de copias de seguridad automatizadas.
• Carga de datos automatizada desde diferentes fuentes, ya sean bancos, proveedores o clientes, o, incluso, otras aplicaciones del tipo BI, ecommerce o CRM.
• Toma de decisiones optimizada ya que tienes acceso inmediato a los datos contables que están 100% actualizados.

En definitiva, esta situación de alerta pasará. Y la tecnología seguirá evolucionando. Y nosotros, empresas y empleados, seguiremos avanzando y, a la vuelta de unos años recordaremos que vivimos un momento histórico. Un momento, difícil, complejo, aterrador y cargado de incertidumbre en el que la tecnología nos ayudó a seguir conectados con el mundo real cuando solo podíamos operar en el mundo virtual.

Desde Datisa nos apuntamos a la iniciativa #NosQuedamosEnCasa y queremos aprovechar también para mostrar nuestro apoyo y gratitud a todos aquellos profesionales -sanitarios, periodistas, transportistas, dependientes de tiendas de alimentación, agentes de seguridad, farmacéuticos, personal de emergencias, militares, etc.- que trabajan en condiciones extremas estas semanas para mejorar las condiciones de miles de ciudadanos.