Nada es para siempre. ¿Por qué debes actualizar tu ERP?

Hay una creencia generalizada a pensar que, aunque trabajemos con herramientas de gestión anticuadas, la calidad de nuestros productos o servicios y la pericia de nuestros profesionales podrán posicionar a la compañía entre las mejores del mercado. Déjame que te diga que eso (si pasara) sería un verdadero milagro.

La realidad es que una mala gestión interna de los recursos, o una pésima gestión administrativa o financiera, impacta negativamente sobre el cliente. Impacta sobre el empleado. Impacta sobre el servicio. E, impacta sobre la cuenta de resultados. Sí, debes saber que una herramienta de gestión interna anticuada puede hacer que tu empresa se hunda. Así, sin rodeos te lo digo.

Señales de alerta

Te has preguntado alguna vez ,¿Cuánto tiempo tardas en resolver un problema, relativamente sencillo?, ¿Cuántos pasos tienes que dar para acceder a la información necesaria para responder a una pregunta o para realizar una tarea? O ¿Cuánto tiene que esperar un cliente a que le llames para explicarle en qué punto está su pedido? O, mejor aún, ¿con cuántas personas tiene que hablar tu cliente para resolver una duda? ¿a cuántas personas se transfiere su llamada? ¿todas las personas con las que habla, en los diferentes departamentos con los que ha tenido que contactar, le han respondido lo mismo?

Si tu respuesta a cualquiera de estas cuestiones o similares ha sido afirmativa, desde luego tu ERP es ineficiente, está obsoleto y está poniendo en riesgo los niveles óptimos de satisfacción y confianza de tus clientes. Y te digo más: un cliente insatisfecho comparte su experiencia con más facilidad y rapidez con la que lo hacen los clientes satisfechos. O sea que, atención a las respuestas incorrectas, a la lentitud y a los servicios ineficientes.

¿Sigues pensando que a nadie le importa que tu ERP esté o no anticuado?

Quizá podría darte la razón. Pero, lo que sí que tengo claro es que a tus clientes lo que les importa, de verdad, es que les proporciones lo que necesitan, cuando lo necesitan y como lo necesitan. En realidad, es una cuestión de eficiencia. Si no puedes enviar la factura a tiempo porque no sabes qué conceptos debes incluir, o si el producto no le llega a tiempo porque inesperadamente has descubierto que en tu almacén no tienes existencias o si el precio que le facturas es diferente al que le has presupuestado porque comercial y financiero no se pusieron de acuerdo, entonces es cuando el cliente se frustra porque tu ERP no funciona como debería.

Aunque él no sepa si lo que está mal es el ERP, el CRM o el vecino del quinto. Él lo que sabe es que, probablemente no vuelva a trabajar con tu empresa, más ahora en un mercado repleto de propuestas.

Todo son ventajas

Una empresa que es ineficiente en su día a día, como he dicho, pone en riesgo los niveles de satisfacción de sus clientes. Será una organización reactiva o sea que la innovación y las propuestas de mejora serán “territorio prohibido” para ella lo que pondrá en riesgo, también cualquier opción diferencial. Y, por supuesto, una empresa ineficiente, será una empresa de costes elevados.

Las plataformas de gestión de recursos empresariales ERP son la columna vertebral de cualquier negocio. Pero si el ERP no está proporcionando a los empleados la información que necesitan o la capacitación necesaria para realizar sus funciones ni conduce a la empresa en la dirección correcta, está claro que no solo no funciona como debería, sino que está operando en contra de la organización. Ineficiencias, desconexión, lentitud, servicio al cliente defectuoso, desinformación, toma de decisiones incorrectas, etc. Todo eso le está costando mucho dinero a la empresa a la vez que está cercenando la confianza de sus clientes.

Entonces, si en un momento dado tienes la tentación de pensar que actualizar o cambiar tu ERP por otro más avanzado o ajustado a la realidad de tu organización es costoso, piensa que lo caro que podría resultarte trabajar con un sistema que te ralentiza o que te conduce a cometer errores.

Te doy solo estas pinceladas para que de un solo golpe de vista puedas identificar algunas de las ventajas que aporta trabajar un sistema actualizado:

Desde el punto de vista de la gestión interna

• Visión global de todos los datos relevantes para la organización. Perspectiva integral que puede analizarse también por áreas para conocer el impacto de cada entorno en el conjunto total del negocio. Es decir, visión global y visión parcial integrada a golpe de click
• Inteligencia de negocio a través de informes completos y análisis de datos potente con cuadros de mando sencillos e intuitivos para facilitar la toma de decisiones más precisas, seguras y proactivas. Y, sobre todo, decisiones sobre la marcha, en tiempo real
• Eficiencia operativa que impacta positivamente en la cuenta de resultados, ahorrando tiempo y recursos, proporcionando mejor servicio y evitando la duplicidad de los datos y los errores

Desde el punto de vista de los usuarios

• Interfaces sencillas e intuitivas que facilitan el día a día
• Integración de procesos empresariales y workflows definidos
• Optimización del rendimiento, incremento de la motivación y disminución de los niveles de estrés por sobrecarga de trabajo

Desde el punto de vista del cliente

• Tiempos de respuesta mejorados y servicio más preciso que se traducen en niveles de satisfacción más altos
• Mejora de la percepción de marca y mejor relación cliente-proveedor
• Menos incidencias y aprovechamiento optimizado de la solución

Cloud y SaaS, las mejores opciones

El objetivo de las actualizaciones del software es mantener el sistema al día, evitar problemas asociados a las herramientas más antiguas y, sobre todo, proporcionar al usuario la confianza que necesita para trabajar, ya sea de puertas para adentro o, bien, en relación con su cliente o, incluso, proveedores. Las actualizaciones incluyen nuevas funciones o mejora las que ya tiene el aplicativo, corrige errores o ineficiencias y proporciona el soporte necesario para dar cabida a las nuevas tecnologías que van emergiendo. Y, con todo, proporcionar un mejor servicio al cliente final.

La migración de las soluciones a la Nube ha hecho que los servicios de actualización también se desvíen en gran medida hacia el tejado del proveedor tecnológico. Este es quien asume -por contrato- la responsabilidad de mantener actualizado y en perfecto estado el mantenimiento de los ERP que comercializa. Bueno, esto es lo “habitual” o lo “lógico” en el ecosistema de las pymes que apuestan decididamente por las soluciones en modo SaaS.

Este modelo de explotación tecnológica incluye el pago de una tarifa mensual al proveedor del software en la que se incluye no solo la utilización del sistema sino su actualización y mantenimiento. Es como el renting de un coche. Lo usas, lo disfrutas, lo desgastas, pero en realidad, lo que tienes es un coche alquilado. A cambio el proveedor se encarga del mantenimiento, de las revisiones, de las reparaciones. En el plano tecnológico igual. El proveedor proporciona a todos los usuarios al mismo tiempo las actualizaciones que estén disponibles.