Sistema de información + gestor de recursos = ERP

Como indica su definición, un ERP es un sistema de planificación y gestión de recursos empresariales. Ahora bien, para gestionar es necesario disponer de la información adecuada -en tiempo y forma- y, es precisamente esa condición del ERP lo que hace que muchas organizaciones perciban estos aplicativos como meros “almacenes o dispensadores” de información, sin visualizar el verdadero valor que proporcionan a las empresas sus capacidades para ayudar a las empresas a optimizar la eficiencia de sus procesos, ya sean operativos o estructurales.

Un ERP hace que las organizaciones incrementen el valor de sus procesos al mejorar su eficiencia y, algo muy importante, la toma de decisiones. Cuando hablamos de un ERP, en realidad hablamos de mucho más que un gran almacén de datos centralizados. Esa es la visión que aún mantienen muchas pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, un ERP es una solución que automatiza y facilita, incluso, integra unas operaciones con otras.

¡Ojo! ser un gran almacén de datos, un sistema de información centralizada ya es importante. No me cabe ninguna duda, desde luego. Pero, limitar esta visión al recorrido de un ERP es acotar en extremo sus amplísimas posibilidades en cuanto a cobertura funcional y, también, a su capacidad para mejorar la operativa o, incluso, la dinámica de un negocio.

Un ERP es, además de un sistema de información,
un gestor de recursos empresariales. Share on X

Entonces, reconociendo el valor de los datos y el análisis de la información para impulsar el crecimiento y la evolución de cualquier organización, hay que proponer a las organizaciones que miren un poco más allá. Acceder de una manera sencilla y segura a la información actualizada y consistente, aumenta las posibilidades de implementar una gestión exitosa. Permite planificar, prever y adelantarse a posibles situaciones de riesgo e, incluso, detectar nuevas oportunidades de negocio o, tomar decisiones más acertadas. Ahora bien. Las atribuciones de un ERP se deben medir más allá de su condición como repositorio de datos, siendo esta en sí misma, una condición relevante.

Hay muchas más, desde luego, pero para no hacer muy largo este post, resumo en dos, las características que considero diferenciales de un sistema de gestión respecto de un sistema de información, apuntando siempre, desde luego, a la mejora de la eficiencia y la eficacia de los procesos internos.

Automatización de procesos

Automatizar procesos y operaciones impulsa su mejora cuantitativa y cualitativa porque facilita una conexión automática con los workflows de diferentes entornos departamentales dentro de una misma organización o proyecto. Por ejemplo: complementar el trabajo del área de compras con el de ventas; el de facturación con el de contabilidad; o el de compras y ventas con el del almacén.

Por lo tanto, la capacidad de automatización se sumaría a la capacidad para proporcionar información, lo que no quiere decir que una sea más importante que la otra, sino que, ambas condiciones, forman parte de la esencia de un ERP. Además de estas dos, hay otro aspecto singular que proporciona agilidad y flexibilidad y capacidad para operar de una manera aislada o en convergencia con otros sistemas. Hablamos de la integración.

Integración con otros aplicativos

Si. Parece que está de moda hablar de integración. Pero, lo cierto es que esta es uno de los principales atributos a destacar de un ERP como sistema de gestión. Hoy en día es ya muy difícil encontrar modelos de ERP que no garanticen su integración con otros aplicativos. La comunidad de fabricantes o implantadores han convenido que integrar permite “crecer” a la solución en sí misma, al enriquecerse con las funcionalidades de otros sistemas. Pero, por otro lado, además impulsa la “evolución” del negocio, al utilizar sistemas que en conjunto proporcionan toda la experiencia que demanda el usuario para hacer más eficiente su trabajo. La integración con soluciones de BI, con plataformas de comercio electrónico o con sistemas CRM, son algunos ejemplos de cómo unas soluciones pueden ayudar a otras y, en consecuencia, al negocio.

Por lo tanto. Resumiendo: creo que un ERP no solo aporta información, sino que proporciona el valor a esa información al contextualizarla y completarla para facilitar la toma de decisiones. Es decir, no basta, por ejemplo, con conocer la facturación de un año, sino que es necesario conocer cómo y por qué se ha llegado a esa cifra, de forma que se consiga ampliar el conocimiento concreto sobre el origen, las causas y las consecuencias de ese dato.

En definitiva, muchas pymes se quedan aún en la superficie de la definición de un ERP y no ven todavía su verdadera fortaleza para dar soporte a un modelo de gestión que apunte a la eficiencia, a la rentabilidad y a la mejora de la diferencia competitiva de sus negocios.