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Gestión de datos, actualización y eficiencia, estas son las claves tecnológicas de la pyme moderna

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Antes de finalizar el año, empresas de todo el mundo se embarcarán en el proceso de selección e implantación de una plataforma tecnológica para gestionar sus recursos empresariales. Con independencia de que sea la primera vez que utilizan este tipo de sistemas o que actualicen un software heredado, lo cierto es que deberán poner el foco, primero en determinar qué necesitan y, segundo, en determinar qué quieren conseguir. Lo decimos muchas veces, es importante establecer una hoja de ruta -planificar- cómo, cuándo y con qué recursos se abordará el proceso.

Pero no quiero hablar hoy de los procesos de implementación y de lo que cuesta establecer y ¡ojo! respetar los criterios que marcarán la implantación. Hoy quiero centrarme en esos aspectos que impulsan a tomar la decisión en una pyme de actualizar un sistema de gestión, de personalizarlo o, directamente, de implantar un nuevo aplicativo.

En la actualidad, dado el entorno de negocios en el que nos movemos, todas las empresas tienen claro que la gestión de los datos genera o, cuanto menos, facilita, las buenas decisiones, en todos los ámbitos del negocio. Aunque, para ser sinceros, es el área comercial el que quizá tenga mayor visibilidad. El entorno comercial es una de las piezas clave de cualquier organización y está siempre en el punto de mira en cuanto a la puesta en marcha de nuevas estrategias que impulsen a la empresa al crecimiento.

En este sentido, la utilización de los datos o, mejor dicho, la analítica de los datos para facilitar la toma de decisiones es un elemento ya, estratégico en las empresas modernas. Cuando los managers o los directivos o los responsables de cualquier área toman decisiones, deberán tener la certeza de que los datos que utilizan son correctos, fidedignos, están actualizados y dimensionados en el momento adecuado.

la gestión eficiente del dato facilita la toma de decisiones. La actualización
y la automatización tecnológica, también. Clic para tuitear

Sin información que respalde sus decisiones, los negocios acaban, básicamente jugando a una especie de “ruleta rusa” esperando a ver qué resultados provocan las decisiones que se toman. Los datos que proporciona una plataforma de gestión de recursos empresariales ayudan a todos a decidir y, sobre todo, ayudan a que todas las áreas y los miembros que las conforman entiendan de qué manera afectan las decisiones que se toman en otros entornos a su propia área de actuación.

Datos, datos y más datos

Da igual el sector en el que opere una compañía, e incluso, da igual el tamaño de la empresa, los datos son la fuente fundamental de su gestión y, en muchos casos, de su éxito. Sin embargo, muchas organizaciones obvian el hecho de que el manejo sencillo, intuitivo y seguro de esos datos debe acompañar siempre cualquier proceso, si lo que se pretende es insuflar ese nivel de eficiencia y de exigencia que demanda el mercado actual.

Por el contrario, se conforman con introducir los datos, sin ningún tipo de workflow establecido o de archivar y buscar la información de forma manual. Esto deriva en errores, ineficiencias y en la necesidad de hacer las cosas de manera redundante y repetitiva, lo que termina por socavar la capacidad de la empresa de trabajar de una manera eficiente. Bueno, para ser 100% realistas, socava la capacidad de las personas que conforman la empresa de trabajar de una manera eficiente y, lo que es peor motivada y comprometida.

Cuando profesionales altamente cualificados descubren que tienen que utilizar herramientas arcaicas para desempeñar sus funciones, acaban desarrollando una sensación de hastío que difícilmente les permite avanzar en la búsqueda de nuevas soluciones más innovadoras. O sea que, acaba con la curiosidad y con la innovación ya que se ven desperdiciando su tiempo en tareas que aportan poco valor y que les resta mucho tiempo. En este sentido, las plataformas de gestión modernas facilitan el establecimiento de un flujo de trabajo más ordenado que permite automatizar procesos estratégicos -también, funciones más repetitivas y tediosas- y eliminan de un plumazo la necesidad de tener que acudir a diferentes fuentes de datos. Con un solo clic se puede acceder y actualizar la información de forma que, aunque el dato está vivo, es decir, evoluciona, cambia dentro de la organización, se evita la actualización manual y el tener que estar introduciendo el dato una y otra vez.

Siempre actualizados

Puede generar estrés eso de tener la sensación de que hay que ir actualizando la plataforma de gestión de manera regular. Sin embargo, lo cierto es que existen ya fórmulas que permiten que el sistema se actualice sin que el negocio “lo note”. Por ejemplo, los modelos tecnológicos que operan en Cloud o, incluso bajo el esquema del SaaS, aplican todos estos procesos de actualización del sistema al proveedor del software, de manera que, la organización es “ajena” a cualquier tipo de actualización o modernización ya sea funcional u operativa del sistema.

Con respecto a la actualización de los datos, algo que resulta, particularmente relevante, es mucho más sencillo todavía. Lo decía antes. El sistema se encarga de actualizar automáticamente la información y ponerla al servicio de quienes la necesitan. Esto es así, tanto si hablamos de un sistema de gestión modular en el que los datos que se introducen, por ejemplo, en el programa de gestión comercial, se actualizan en el módulo de contabilidad de manera automática. Pero, también sucede si hablamos de integración entre plataformas diferentes. Por ejemplo, entre un aplicativo ERP o una plataforma e-commerce o un CRM.

En definitiva, cuando hablamos de un sistema de gestión de recursos, o, más bien, cuando hablamos en general de tecnología hay que tener claro que no estamos hablando de algo estático, inamovible, sino, más bien, hablamos de algo que está en continua evolución. Esa evolución siempre apunta a la mejora y al incremento de nuevas funcionalidades que respondan a las exigencias de la nueva generación de empresas. Por lo tanto, no hay que tener miedo a la evolución tecnológica ni de las herramientas que vendrán ni de las que ya utilizamos. Simplemente hay que dejarse asesorar por un partner tecnológico de confianza que realmente aporte el valor necesario, en forma de software, pero también de servicio, para proporcionar el entorno que necesita la organización para desempeñar su actividad con eficiencia.

Datisa

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