El impacto de la comunicación en la productividad

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Cuando hablamos de comunicación no siempre entendemos la amplitud del término. Lo cierto es que la comunicación corporativa va mucho más allá de mantener unas relaciones amistosas con los medios, de ser más o menos activos en las redes sociales o de utilizar como altavoz, cualquier otro medio on u off para ensalzar los valores de nuestra compañía. Una comunicación eficiente es aquella que permite, además, enlazar unas áreas con otras, unas funciones con otras, incluso, unas personas con otras, dentro del contexto organizativo de una empresa. La comunicación interna impacta sobre el rendimiento y la productividad de la compañía. ¿Quieres saber cómo y por qué?

Es muy posible que la organización del trabajo sea precisa y que las habilidades y capacidades de los equipos que deben llevar a la práctica el desempeño de esa organización, sea también la óptima. Y, aún así, es también posible, que no se estén obteniendo los resultados esperados. A veces eso no tiene tanto que ver con la carga o la distribución del trabajo, ni con las competencias de los equipos. Es más bien un problema de procesos o, mejor dicho, de la producción de algunas grietas en dichos procesos. Identificar dónde está la fisura es el primer paso. Después, evidentemente, hay que solucionarlo.

Tanto si se identifica un problema en el área de producción, como si el fallo lo encontramos en soporte o en administración, es preciso, comunicar de manera óptima -a los agentes implicados, ya sea como responsables o como “afectados”-, lo que sucede y lo que se está haciendo para resolver la incidencia. Eso generará, en sí mismo, un ambiente de confianza muy positivo para la solución del problema.

Pero, con respecto a la comunicación hay que decir que esta puede ser también la causante del problema. Y me explico: en un momento en el que la información debe circular de manera fluida, por toda la organización, la falta de comunicación o un proceso de comunicación deficiente puede provocar el efecto “teléfono escacharrado”. Es decir, o no oigo nada, o lo que oigo tiene poco que ver con el mensaje original. ¿Qué crees que pasará? Es evidente: trabajar desinformado o mal informado hará que se produzcan fallos. Fallos que impactarán en mayor o medida sobre el rendimiento, la productividad, la eficiencia, la competitividad, etc.

El poder de la comunicación Smart

Entonces ¿qué crees que pueden hacer los sistemas de gestión de recursos empresariales para optimizar los flujos de información? ¿cómo crees que impacta el uso de estas soluciones en la eficiencia de la comunicación?

Da igual si la empresa es grande, pequeña o mediana, la información debe fluir de manera ágil y sencilla ¡ojo!, también de forma segura -aunque eso se da por hecho- para que la organización pueda construir una estructura consistente, sobre decisiones “inteligentes”. Entiéndase el término inteligente, en el más amplio sentido de la palabra. Es decir, conforme no solo a opiniones sino a datos objetivos, cualificados y actualizados.

Pero, claro. Si los datos se colocan en un entorno estanco e impermeable, difícilmente, la información o el valor de la información que poseen esos datos podrá permear a otras áreas del negocio. De forma que, en lugar de impulsar el trabajo colaborativo y el intercambio, que es lo que predica la nueva era digital, se estará cayendo en la trampa de la” hiper-protección” y el aislamiento.

Una comunicación deficiente también hará que se pierda el foco sobre las cosas importantes: objetivos, metas, estrategias, procedimientos, etc. Es decir que, si una organización establece como uno de sus principales objetivos a conseguir, por ejemplo, la aportación de valor al cliente deberá, primero, dejar claro que el objetivo es ese, qué implica y qué recursos hay disponibles para lograrlo. A partir de aquí, el intercambio de información no pierde valor. Más bien al contrario, acentúa su peso, ya que, de la capacidad que muestren personas y herramientas para transmitir, compartir y actualizar toda la información que se genera o se utiliza durante el proceso dependerá el éxito del mismo.

Las huellas informativas que dejan las acciones que se realizan deben ser visibles
y accesibles desde cualquier entorno de la empresa. Clic para tuitear

Los sistemas de gestión de recursos empresariales favorecen, precisamente eso. El intercambio fluido, ágil, inmediato y seguro de la información. Enriquecen los datos en la medida en la que se van ejecutando las tareas. Y, se actualizan, automáticamente, sin necesidad de tener que introducir los datos “N” veces.

De esta manera, cuando alguien, en el área comercial quiere consultar el estado, por ejemplo, de una factura, puede, sin problemas -siempre que tenga los permisos de acceso adecuados, claro- conectar con la aplicación financiera y comprobar el estado de situación del pago. Es un ejemplo muy básico, pero sirve para explicar que, todas las transacciones que se lleven a cabo en el seno de una organización dejan una “huella informativa” y que esa “huella” debe ser visible y accesible para cualquier entorno ya sea facturación, comercial, contabilidad o almacén. Solo hay que utilizar las soluciones tecnológicas adecuadas para facilitar el proceso.

Comunicación para sanear la relación interdepartamental

Hasta hace relativamente poco tiempo, era bastante habitual que unas áreas desconocieran -literalmente- lo que se hacía en otros entornos de su misma organización. Más aún, si esas áreas, no compartían trabajo. Ahora estamos hablando, primero de la importancia que tiene el conocimiento de las funciones que se realizan en cada espacio, y, segundo, de compartir la información en beneficio -digamos- del bien común.

Ahora todo tiene un sentido mucho más amplio. El trabajo ya no aplica solo a un equipo concreto o, incluso a un área específica. El trabajo, incluso, el desempeño individual, aplica a los resultados finales del negocio. Por lo tanto, resulta más importante que nunca, estar “conectado” con el resto de las áreas que conforman nuestra organización, y no solo, con la nuestra o con nuestro equipo. Te recomiendo “Colaboración, control, integración, intercambio. Todo es posible con un ERP” para entender mejor lo que digo.

Cuando hablo de conexión, hablo de entender las prioridades y las urgencias de determinadas tareas, o las consecuencias que implicaría, por ejemplo, no recibir en el área de contabilidad, la información precisa para, por ejemplo, facturar a tiempo o presentar las declaraciones como indica la actual normativa.

Dicen los expertos en recursos humanos que la falta de comunicación genera frustración y provoca en los empleados una desmotivación difícilmente superable. Pero, no es solo de ese tipo de comunicación del que hay que preocuparse, o, mejor dicho, ocuparse, en la empresa. Siendo estratégica, por supuesto, me llama mucho más la atención esa otra comunicación que permite articular de forma clara y específica, un procedimiento exitoso.

Bueno, articular y, por supuesto, llevar a la práctica. Y si esa comunicación no existe, es más que probable que se cometan errores -por desconocimiento-, que se amplíen los márgenes de respuesta -por el excesivo tiempo que se emplearía en buscar la información necesaria- o que se utilicen muchos más recursos de los que cabría esperar para realizar la operación. O sea que, estaríamos bien lejos de las ratios de eficiencia que persiguen las empresas que quieren ser competitivas en la era digital, para su operativa diaria.

La comunicación -o la falta de ella- nos afecta a todos

Como ya digo, la comunicación deficiente afecta a todos los niveles dentro de una organización. En la plantificación, por ejemplo, ya que muchas tareas podrían acabar repitiéndose o, incluso, podrían perderse fechas relevantes si no se planifica bien o si no se tiene acceso sencillo a la planificación prevista. El servicio al cliente, desde luego, también se podría ver afectado negativamente. Este problema podría provocarse, primero, tanto si no existe una buena comunicación de puertas para adentro, entre los diferentes estamentos o áreas que componen la firma, como de cara al propio cliente. Es decir, si no se le puede ofrecer una respuesta óptima porque se carece o no se encuentra la información que nos solicita.

Desde luego que, para proporcionar una experiencia satisfactoria al cliente la comunicación desempeña un papel relevante. Y, como puedes leer en este artículo, las empresas hoy más que nunca, están poniendo el foco en el cliente, y, más aún, en la experiencia del cliente, no solo a través de tecnología, sino, también y, cada vez más, a través de servicios, incluyendo -como te podrás imaginar- el soporte técnico, la consultoría o la formación. ¿Te imaginas alguno de estos servicios adicionales sin una comunicación óptima? Yo, tampoco.

Soluciones para mejorar la comunicación

No tienen porqué provenir del entorno de la comunicación. Hay soluciones que, sin ser propias del área de marketing y comunicación, generan unos efectos tan positivos en la dinámica y en la cuenta de resultados del negocio que vale la pena tenerlas en cuenta. Los ERP son una de esas soluciones. Imprescindibles como columna vertebral en la gestión de los recursos empresariales, su aportación es también decisiva para implementar un flujo de comunicación óptimo en el seno de la compañía. Bueno, más bien, se trata de sacar el máximo partido a unas soluciones a las que no siempre se les extrae el grandísimo potencial que ofrecen.

Dicho esto, en un ERP quedan registradas todas las operaciones comerciales, contables, financieras, de producción, … -y sus datos asociados- que tienen lugar en la empresa. Quedan, como digo, registradas, en un único sistema, o sea, que centraliza la información. Si le echas un vistazo a “Sistema de Información+ Gestor de Recursos=ERP” sabrás lo que te digo. Pero, lo que es aún más importante, si cabe, es que los datos se actualizan automáticamente, la facturación, las fechas de vencimiento, las condiciones de cobros y pagos, los pedidos a proveedores, los impuestos, … Y, cuando digo que la información se actualiza automáticamente, me refiero, además a que un dato que se introduzca en el entorno comercial inmediatamente repercute en el área financiera para generar, por ejemplo, la factura correspondiente y, a su vez, en contabilidad, generando el asiento contable adecuado, … Lo que hace que la información esté disponible para quien la necesite, que fluya con más facilidad y que la comunicación sea un proceso mucho más sencillo y eficiente.

Los mecanismos de avisos y alertas que incluyen estas herramientas son también facilitadores de los procesos de comunicación ya que esta se hace más fluida, se evitan tareas y preguntas repetitivas y, desde luego evitan que se pasen por alto citas importantes, como, por ejemplo, las que tienen que ver con la presentación de los impuestos. Y eso, desde luego, impacta en los procesos de comunicación ya que, si todo el mundo sabe dónde encontrar los datos y qué “eventos” son relevantes, no será necesario interrumpir el trabajo de los demás con preguntas repetitivas que tanto molestan.

Estos sistemas de avisos y alertas ayudan a controlar los procesos, a ordenar las tareas y a centralizar la información gracias los workflows que proporciona y que hacen que todo resulte más sencillo y, sobre todo, más efectivo y eficiente. Es decir, que permiten que la comunicación sea, a su vez, más personalizada al remitir la información a quien la precisa, evitando enviar aquellos datos que son irrelevantes o incluir a otras personas ajenas a los procesos.

En definitiva, los sistemas de gestión de recursos empresariales favorecen la integración adecuada de todos los agentes implicados en un proceso concreto y evitan que se produzcan errores, confusiones o demoras. Por eso, estos sistemas, más allá de la amplísima funcionalidad que proporcionan para agilizar la gestión de una empresa, permiten, además, practicar una comunicación “sana” y efectiva, algo que, en la era digital no solo no es un plus, sino que se ha convertido en uno de los principales requerimientos para las empresas.

Datisa

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